Kennen Sie das? Die Post kommt und wird erst einmal an die Seite gelegt, denn das Telefonat ist jetzt wichtiger. Ein Kollege reicht eine Telefonnotiz herein, "erst einmal" auf die andere Seite gelegt. Da liegen auch noch Rechnungen von gestern, ein Bestellschein von vorgestern und noch einiges andere im Stapel.
Wie gut, dass wenigstens Ihre Mails im E-Mail-Postfach bleiben und nicht auch noch Ihren Schreibtisch belagern. Wie aber behalten Sie die Übersicht bei Ihrem elektronischen und dem Papier-Posteingang? Schauen wir uns zuerst die E-Mails an.
Die elektronische Post im Posteingang
Lassen Sie mich auf etwas hinweisen, was Sie wahrscheinlich wissen: Sie sollten sich nicht ständig von eingehenden E-Mails in Ihrer Arbeit unterbrechen lassen. Rufen Sie drei- oder viermal am Tag zu festgesetzten Zeiten Ihre Mails ab. Wissen Sie, dass Sie so effektiver arbeiten? Sicherlich. Halten Sie sich daran?
- Vorgänge, die Sie in weniger als drei Minuten erledigen können, sollten Sie nicht wegsortieren, sondern sofort erledigen.
- Alles Weitere sortieren Sie nach dem Sofort-Prinzip. Nutzen Sie dazu die Möglichkeiten, die die meisten E-Mail-Programme anbieten:
a. sofort entsorgen = konsequent löschen. Versuchen Sie, bereits aufgrund des Betreffs eine Entscheidung zu treffen.
b. sofort delegieren = die Mail mit einem entsprechenden Vermerk weiterleiten.
c. sofort planen = entscheiden, priorisieren, terminieren und dann erledigen. Nutzen Sie dazu die Nachverfolgungsfunktion mit Erinnerungsmöglichkeit (Datum) Ihres Mailprogramms. Zusätzlich oder alternatives Vorgehen: Bei Outlook beispielsweise können Sie eine Mail per "drag & drop" (mit festgehaltener Maustaste) in den Aufgabenbereich ziehen und die Mail verwandelt sich automatisch in eine Aufgabe. Die ursprüngliche Mail bleibt darüber hinaus erhalten. Nun können Sie die Aufgabe terminieren und mit einer Priorität versehen.
Posteingang für die Papierpost
Für alle eingehenden Schriftstücke gibt es nur einen einzigen festgelegten Platz. Das kann ein Ablagekorb mit der Beschriftung "Posteingang" sein oder eine Posteingangsmappe. Der Vorteil: Sie brauchen nicht lange zu suchen und es geht nichts verloren.
- Auch hier gilt wieder: Vorgänge, die Sie in weniger als drei Minuten erledigen können, sollten Sie nicht vertagen, sondern sofort erledigen.
- Alles Weitere sortieren Sie nach dem Sofort-Prinzip vor, beispielsweise: sofort entsorgen = konsequent wegwerfen , sofort delegieren = kompetent delegieren, sofort planen = entscheiden, priorisieren, terminieren und dann erledigen. Hier lesen Sie noch mehr zum Sofort-Prinzip und zum kompetenten Delegieren im Büro.
- Alle noch zu erledigenden Vorgänge kommen am besten in Sichthüllen, die oben und an der Seite offen sind. Wenn Sie farbige Hüllen verwenden, können Sie ganz leicht ein passendes System für sich selbst, eine ganze Abteilung oder ein ganzes Unternehmen aufbauen. Beispielsweise blaue Hüllen für Telefonate, grüne Hüllen für Delegieren/Rücksprache, gelbe Hüllen für Ablage, rote Hüllen für zu erledigen, farblose Hüllen für alles Übrige.
Jetzt sind Sie dran – Posteingang und E-Mail-Posteingang bearbeiten
Überprüfen Sie für sich die vorgestellten Tipps. Suchen Sie sich die Punkte heraus, die Sie umsetzen wollen. Stellen Sie Ihre Arbeitsweise auf die Punkte um, die für Sie sinnvoll sind. Freuen Sie sich darüber, wenn Sie das Thema Posteingang zukünftig entspannt und strukturiert angehen.
Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation