Kennen Sie das? Sie arbeiten am PC und suchen ein bestimmtes Dokument in einem Ordner. Dabei fallen Ihnen Ordner und auch Dateien auf, die Sie gar nicht mehr benötigen. Einige Dateien liegen in neueren Versionen vor, andere sind erledigt. Sie entdecken in Ihrem Vorlagenordner sogar eine Checkliste, die bereits seit Jahren veraltet ist. "Man müsste wie im Haushalt auch im PC mal richtig Frühjahrsputz betreiben", kommt Ihnen der Gedanke. Doch was können Sie alles ‚"putzen"?
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PC aufräumen: Brauchen Sie überhaupt eine Grundreinigung im PC?
Modere Einzelcomputer verfügen heutzutage über ausreichend große Festplatten. Firmenserver haben sowieso ausreichend Kapazität. Da stellt sich vielleicht die Frage, ob sich der Aufwand des Frühjahrsputzes lohnt. Denn Platz sparen als Nutzen so einer Aktion ist sicherlich kein Ziel, das Sie motivieren könnte.
Einen wirklichen Nutzen haben Sie durch das "entrümpeln" und säubern, weil sie sich nicht mehr durch veraltete und unübersichtliche Stände durcharbeiten müssen. Denn das, was nach dem Frühjahrputz übrig bleibt, gehört zu Ihren aktuellen Projekten und Aufgaben. Sie haben alles schneller im Blick. Und es geht einem meist auch besser, wenn der PC nicht mit "altem Kram" unnötig aufgebläht ist. Aus den gefühlten "1000 Dingen" werden die aktuellen, konkreten Projekte sichtbar. Das wirkt befreiend, probieren Sie es.
Frühjahrsputz im PC – Dateien und Ordner ins Archiv um den PC aufzuräumen
Wenn Sie es noch nicht haben, legen Sie ein elektronisches Archiv an. Das kann in einem separaten Ordner "Archiv" auf der Festplatte oder auf einer externen Festplatte sein. Hier werden abgeschlossene Vorgänge abgelegt, die allerdings noch aufbewahrt werden müssen. Trennen Sie diese Ordner und Dateien aus den aktuellen Vorgängen. Dazu sollten Sie gesetzliche Aufbewahrungsfristen beachten oder die Vorgaben Ihres Arbeitsgebers.
Wenn Sie einen Ordner ins Archiv stellen, vergeben Sie am besten gleich das Wegwerfdatum. Das schreiben Sie einfach vor den Ordnernamen, dann ist es eindeutig zugeordnet. Dann würde aus dem Ordner "Rechnungen-2010" der Ordnername umbenannt werden in "2021_Rechnungen-2010". Führen Sie eine Liste, in der elektronische Archivordner mit dem Wegwerf- bzw. Löschdatum versehen sind. Notieren Sie die Ordnerbezeichnung und das Löschdatum.
Im nächsten Kapitel lesen Sie, wie Sie mit Ihrem E-Mail-Postfach verfahren und was Sie in Sachen Software unternehmen können. Im letzten Teil erhalten Sie eine Checkliste, mit der Sie übersichtlich arbeiten können.