Büroorganisation

Papiermanagement: Vor- und Nachteile von Ordnern

Papiermanagement: Vor- und Nachteile von Ordnern
geschrieben von Wera Nägler

Sie wissen alles über Ordner? Kennen die Vor- und Nachteile, sodass Sie entscheiden können, dass es besser ist, einen Ordner zu haben statt in einer Hängemappe anzulegen? Und kennen Sie bereits den Trick, wie ein falsch eingestellter Ordner im Regal sofort auffällt?

Kennen Sie das? Das papierlose Büro ist bei Ihnen noch nicht Realität. Stattdessen haben Sie Papierunterlagen in Ordnern, Hängemappen und Stehsammlern untergebracht. Doch Hand aufs Herz: Wissen Sie, wann welches Papiermanagement sinnvoll ist? Oder legen Sie nach Gefühl mal einen Ordner an oder eröffnen eine neue Hängemappe, weil es Ihnen richtig erscheint?

Dabei haben Sie mehr Ordnung, Übersicht und schnelle Entscheidungen, wenn Sie das Thema Papiermanagement einmal mit System angehen. Deshalb stelle ich Ihnen in meiner Kurzserie Vor- und Nachteile der jeweiligen Papier-Ordnungssysteme vor.

Ordner einsetzen, wenn Dokumente nicht oft benötigt werden

Ein Büro ohne Ordner ist fast nicht denkbar. Und das ist auch gut so. Dennoch werden Ordner oft verwendet, obwohl beispielsweise Hängemappen besser geeignet wären. Doch sie sind unschlagbar, wenn es um viele Unterlagen geht, die nach einem klaren System abzulegen sind. Und auf die man nicht ständig zugreifen muss. Hier kommen die Vor- und Nachteile von Ordnern.

Nachteile des Ordners

  • Das Gewicht eines Ordners kann bis zu vier Kilo betragen. Schmalere Ordner betrifft dies natürlich nicht.
  • Von Maßen her sind sie sperrig und dadurch zusätzlich zum Gewicht unhandlich.
  • Sie sind aufwendig in der Handhabung: Aufklappen, Verschluss lösen, den Bügel aufklappen, Blatt lochen, einlegen, Bügel zu … Das kostet ein Vielfaches an Zeit im Vergleich zu einer Loseblattsammlung. Das hat nur Sinn, wenn Unterlagen nicht allzu häufig entnommen werden müssen.
  • Im Vergleich zu Hängemappen sind Ordner vom Material her teurer.

Vorteile des Ordners

  • Ordner fassen ein großes Volumen an Papier.
  • Sie ermöglichen eine eindeutige, dauerhafte und vollständige Ablage von Dokumenten.
  • Und zwar in eindeutiger Reihenfolge. Diese Chronologie ist beispielsweise bei durchlaufend nummerierten Rechnungen oder Belegen wichtig.
  • Mit Registern (A-Z, 1-12 etc.) wird zusätzlich eine klare Ablagestruktur und Unterteilung geschaffen.
  • Bequem können kleinere Unterlagen in Sichthüllen oder DVDs abgeheftet werden.
  • Ordner brauchen lediglich ein Regal oder einen Schrank, wo sie ihren Platz finden – und keine weiteren Vorrichtungen.
  • Es kann ein sinnvolles Farbsystem entwickelt werden. Wahlweise mit farbigen Ordnern oder mit neutralen Ordnern und farbigen Beschriftungsschildern.
  • Büromöbel sind auf Ordnermaße ausgerichtet.
  • Es gibt spezielle Ordnerregale, Rondelle etc. für die platzsparende Aufbewahrung von Ordnern.

Spezialtipp, damit jeder Ordner seinen Platz behält

Wer einen Einzelplatz hat, greift meist auch allein auf seine Ordner zu. Damit ist meist gesichert, dass ein entnommener Ordner wieder an den richtigen Platz zurückgestellt wird. Anders jedoch im Sekretariat oder in Team-Büros. Da entstehen oft lange Suchzeiten, weil Ordner in die falsche Lücke zurückgeschoben werden. Oder es gibt ständige Unterbrechungen: “Wo gehört noch mal der Ordner hin?”

In allen Fällen schaffen Sie so Abhilfe: Nehmen Sie dünnes Klebeband (nennt sich meist Gewebeband, z. B. für Isolierarbeiten, unterschiedliche Breiten und Farben). Setzen Sie im Regalfach an dem ganz linken Ordner unten links mit dem Klebeband an und ziehen Sie es in einer diagonalen Linie über alle Ordner des Fachs hinweg bis zum rechten oberen Rand des rechten Ordners des Regalbodens. Jetzt brauchen Sie mit einer Schere nur noch an den Zwischenräumen der Ordner das Klebeband kappen. Wird der Ordner an der falschen Stelle im Regal untergebracht, ist die Linie unterbrochen.

Spezialtipp 2: Neue Ordnergeneration “to go”

Die Hersteller von Büromaterialien haben reagiert und Ordner entwickelt, die sehr gut zur Mitnahme geeignet sind. Je nach Hersteller ist die Ausstattung etwas anders. Bei Leitz beispielsweise gibt es eine verschließbare Innentasche für lose Unterlagen wie Visitenkarten, DVDs, einen USB-Stick etc. Dazu einen praktischen Stiftehalter. Ein elastischer Verschluss für unterwegs hält zusätzlich alles zusammen. Und die runden Kanten sind taschenfreundlich.

Zum Abschluss: Vielleicht ist auch dieser Artikel für Sie interessant: “Ordnerrücken beschriften – am PC geht’s einfach, schnell und einheitlich”.
Lesen Sie weiter, welche Stärken und Schwächen es bezüglich Hängemappen gibt.

Bildnachweis: Rawpixel.com / stock.adobe.com

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