Büroorganisation

Ordnung ist das halbe Leben – auch im Büro

Ordnung ist das halbe Leben – auch im Büro
geschrieben von Wera Nägler

Sie müssen mal wieder alle Unterlagen und Dokumente des gesamten Jahres archivieren und neue Ordner oder Mappen anlegen? Bevor Sie blindlings loslegen, überprüfen Sie doch erst einmal, ob Ihnen alle Materialien vorliegen. Meine Checkliste hilft dabei und wird so ruckzuck zur Bestell- oder Einkaufsliste, sodass schnell wieder Ordnung im Büro herrscht.

Kennen Sie das? Im Laufe des Jahres sind in Ihrer Büroorganisation vielleicht einige Änderungen erfolgt, beispielsweise: Ein Nebenthema ist zu einem Hauptthema geworden. Doch bislang sind Sie noch nicht dazu gekommen, separate Ordner, Hängeregister, Dateiordner auf dem Server etc. anzulegen.

Oder Sie haben sich überlegt, ein Farbschema einzuführen, beispielsweise alle Kundenvorgänge erhalten die Farbe Grün. Dazu gab es die Idee, grüne Klarsichthüllen für zu bearbeitende Vorgänge und grüne Rückenschilder für Ordner einzuführen.

Nutzen Sie jetzt die Zeit zum Vorbereiten des Ordnens

Die Stapel auf dem Schreibtisch und das Datenchaos auf dem Computer können einen schon mal schaffen. Nutzen Sie deshalb jetzt die Chance, vor dem Jahreswechsel alle Unterlagen und Dokumente des gesamten Jahres zu archivieren und abzuheften. Dabei führen Sie gleich die angedachten Veränderungen durch.

Damit Sie zeitnah durchstarten können, prüfen Sie am besten jetzt, ob Sie alle Ordnungsmaterialien vorrätig haben. Dann können Sie ganz entspannt noch fehlende Materialien bestellen und können mit dem Aufräumen des alten Jahres gleich loslegen. Denn oft fangen wir gar nicht erst an, weil die Ausstattung nicht stimmt.

Erster Schritt, um Ordnung zu schaffen, ist deshalb das Überprüfen, ob Sie die geeigneten Büromaterialen vorrätig haben. Ich gebe Ihnen hier meine überarbeitete Liste weiter, mit der ich jedes Jahr einen Check durchführe. Danach weiß ich, was mir fehlt und schreibe meinen ganz eigenen “Wunschzettel” fürs Büro.

Was brauche ich? Was ist da? Was muss ich kaufen?

Verschaffen Sie sich einen Überblick, wie gut Sie in Sachen Materialien auf das Ordnen Ihrer Unterlagen vorbereitet sind. Zur späteren Bearbeitung können Sie sich die Liste jetzt auch als komfortables PDF herunterladen.

MaterialDetailsbrauche ichhabe ichanschaffen
Ablagen
AblagekörbeMenge? Farben? Höhe?
Ordner + SchilderMenge? Farben? Breite?
Hängeregister + SchilderMenge? Farben?
KlarsichthüllenMenge? Farben?
ProspekthüllenMenge? Farben?
StehsammlerMenge? Farben?
BüroboxenMenge? Farben? Größe?
Papierkorb
Reißwolf
Strukturieren
RegisterMaterial? Anzahl? Beschriftung?
TrennblätterMaterial? Anzahl? Beschriftung?
TrennstreifenMenge? Farbe?

 

Material

Detailsbrauche ichhabe ichanschaffen
Mobil sein
KlemmhefterMaterial? Farbe? Menge?
FächermappenMaterial? Farbe? Menge?
EckspannerFarbe? Menge?
elektronisch
Externe FestplatteVolumen? Geschwindigkeit?
USB-StickVolumen?
Speicherplatz im InternetBedarf klären
Boxen
AblageboxenGröße? Farben?
Mehrzweckboxen für KleinkramGröße? Farben? Deckel?
Ordner-Container/ArchivboxenGröße? Farben?
Dies & Das
neues Fahrtenbuch
Schwenkflügler
Akkus
neues Ideenbuch

Jetzt sind Sie dran – Ordnung im Büro

Nutzen Sie die Checkliste, um sich all die Materialien zu besorgen, die Sie für Ihre Ordnung brauchen. Und dann gelten keine Ausreden mehr: schaffen Sie Ordnung, legen Sie Unterlagen ab, archivieren oder entsorgen Sie, denn Ordnung ist schließlich das halbe Leben – auch im Büro!

Gutes Gelingen! Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation

Bildnachweis: Chopard Photography / stock.adobe.com

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