Büroorganisation

Ordnerrücken beschriften – am PC geht’s einfach, schnell und einheitlich

Ordnerrücken beschriften – am PC geht's einfach, schnell und einheitlich
geschrieben von Wera Nägler

Ordner sind nach wie vor die „Könige“ im Büro. Verblasste Schriften oder eine unleserliche Handschrift sind allerdings wenig königlich. Mit dem PC oder sogar der passenden Software geht das Odernerrücken beschriften nicht nur schnell, sondern sieht auch noch gut aus.

Kennen Sie das? Sie suchen einen Ordner im Regal, auf das Sie im Team zugreifen. Mal legen Sie den Kopf zu einen Seite, um die Schrift lesen zu können, mal zur anderen. Bei einigen ist die Schrift schon ziemlich verblasst. Andere sind so unleserlich und klein geschrieben, dass Sie ernsthaft über eine Brille nachdenken. Dabei bemühen Sie sich selbst immer um eine große und gut lesbare Schrift, wenn Sie einen Ordnerrücken beschriften und neu anlegen.

Chaos beim Ordnerrücken beschriften
Wenn Ordner und Rückenschilder "kunterbunt" sind, ist ein schneller Zugriff schwierig. Außer man macht es an Kriterien fest wie: der gesuchte Ordner ist der einzige, der ein rotes Rückenschild hat oder der gesuchte Ordner ist der, auf dem die Schrift völlig verblasst ist. Das ist ein eher charmantes Kriterium fürs Finden.

Eine einheitliche Beschriftung bietet Vorteile, vor allem, wenn viele Personen und auch Vertretungspersonal sich zurechtfinden sollen. Denn selbst wenn die Handschrift leserlich ist: Wenn es verschiedene Handschriften sind, dauert es mit dem Lesen länger. Zudem wird eine Ordnerbeschriftung mit einem schwarzen Edding immer stärker ins Auge fallen, als eine, für den ein Kugelschreiber benutzt wurde. Außerdem sieht das Ordnerregal unruhig aus und vermittelt einem Besucher unter Umständen eine gewisse Unordnung.

Ordnerrücken sollten eindeutige Informationen enthalten
Besser ist es, Sie verwenden einheitliche Ordner und Ordnerrücken, bei denen die wichtigsten Informationen sofort prägnant ins Auge springen. Wenn Sie eine lesbare Handschrift haben, kann das natürlich immer noch handschriftlich sein. Verwenden Sie dazu immer den gleichen Stift (Farbe, Breite). Vergeben Sie eindeutige Begriffe wie Angebote, Rechnungen, Personal etc. plus Unterteilungen wie Jahreszahlen oder Buchstabenzuordnungen. Auch wenn das Anlegen mit einem Beschriftungsgerät oder dem PC erst einmal länger dauert, empfiehlt es sich, diese Zeit zu investieren. Jetzt kommen die Tipps für die PC-Erstellung der Ordnerrücken.

Ordnerrücken beschriften am PC mit MS Word
Falls Sie mit MS Word arbeiten, haben Sie schon einiges standardmäßig integriert. Es gibt kleine Versionsunterschiede. In Word 2003 beispielsweise finden Sie solche Arbeitshilfen und Vorlagen unter: Extras > Briefe und Sendungen > Umschläge und Etiketten. Damit sind die Ordnerrücken schnell beschriftet und im einheitlichen Format. Sie können dann wahlweise auf Etiketten oder auf Papier ausgedruckt werden. Das spart Zeit, ist einheitlich und sieht geordnet aus.

Ordnerrücken beschriften am PC mit Freeware
Mit der Freeware Avery Zweckform Assistent ist der Etikettendruck am PC schnell und komfortabel erledigt. Die kostenfreie Software enthält Layout-Vorlagen für nahezu alle Etiketten des Herstellers Zweckform. Als sogenanntes Plug-in finden Sie den Avery Zweckform Assistent nach der Installation in der Programmoberfläche von MS Word integriert. So können Sie komfortabel per Klick aus der Artikelliste das gewünschte Etiketten-Format auswählen. Jetzt brauchen Sie nur noch Ihren Text eingeben. Das Tool ist leicht und einfach zu bedienen.

Für Open Office gibt es allerdings keine Anbindung. Es arbeitet nur mit MS Word zusammen, dort aber mit allen älteren und den aktuellen Versionen. Ein Tipp für Nutzer von Open-Office: Die Freeware OrBePRO bietet alles, was das Herz begehrt zum Etikettenausdruck und Ordnerrücken beschriften. Weitere Büroanbieter bieten ebenfalls kostenfreie Software an, beispielsweise Leitz.

Jetzt sind Sie dran – Ordnerrücken beschriften und gestalten
In welchem Zustand sind die Rückenschilder Ihrer Ordner? Wenn sie eher "charmant" und museumsreif sind, überprüfen Sie, ob es sich lohnt, alles auf "neu" zu stellen. Damit investieren Sie erst einmal Zeit, die sich später aber wieder auszahlt. Macht es für Sie Sinn, Ihre Ordnerrücken mit dem PC zu beschriften? Dann los, erledigen Sie spätestens in den nächsten zwei Tagen den ersten Schritt dazu.

Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation

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Wera Nägler

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