In keinem Team herrscht immer eitel Sonnenschein. Da gibt es immer Meinungsverschiedenheiten, die nicht immer auf angemessene Art und Weise von den Mitarbeitern ausgetragen werden. Dabei muss es sich nicht gleich um einen Konflikt handeln. Ein Konflikt herrscht dann, wenn sich bei einzelnen Mitarbeitern gewisse Verhaltensmuster bilden und das Team, die Kunden und andere darunter leiden.
Sofort handeln
Wenn Sie einen Konflikt erkennen, sollten Sie umgehend handeln. Das ist nicht immer ganz einfach. Als Abteilungsleiter ist man sehr beschäftigt und von daher eher harmoniebedürftig was sein Team betrifft. Sicherlich kann sich das Ganze nach einer Weile wieder legen, wird dem Problem jedoch nicht auf den Grund gegangen, dann flammt es wieder auf, und dies unter Umständen in verstärkter Form.
Das Gespräch dem Mitarbeiter ankündigen
Teilen Sie dem betroffenen Mitarbeiter mit, dass Sie mit ihm sprechen möchten und teilen Sie ihm auch den Grund mit. Das ermöglicht dem Betroffenen sich entsprechend vorzubereiten.
Das Gespräch vorbereiten
Sammeln Sie vor Ihrem Konfliktgespräch so viel Information wie möglich über die betroffene Person. Gehen Sie die Personalakte durch und schauen Sie sich auch den Lebenslauf nochmals an. Besonders wichtig sind frühere Mitarbeitergesprächsnotizen (Jahresendgespräche). Überschlagen Sie, was sich im vergangenen Jahr in der Abteilung oder im Team verändert hat, oftmals ergeben sich daraus bereist Ansatzpunkte für Verhaltensänderungen
Der Gesprächsverlauf:
- Schweifen Sie nicht zu lange aus, sondern kommen Sie so schnell wie möglich zum eigentlichen Punkt. Beginnen Sie damit, dem Mitarbeiter mitzuteilen, warum und worüber Sie mit ihm sprechen möchten und zählen Sie dabei alle vorhandenen Fakten auf.
- Bleiben Sie bei allem, was Sie sagen sachlich und faktenbezogen. Persönliche, emotionale oder angenommene Gründe sind irrelevant. Ihr Tonfall sollte ruhig und in angemessener Lautstärke sein, Ihre Körpersprache entspannt und offen. Vorwurfsvolle Untertöne sind nicht angebracht, denn das verschlimmert die Situation noch mehr.
- Sie sollten Ihrem Mitarbeiter dann die Möglichkeit bieten, die Situation aus seiner Sicht vorzutragen. Lassen Sie ihn ausreden und unterbrechen Sie nicht. Eventuelle Fragen können Sie sich notieren und dann anschließend stellen.
- Wenn alle Fakten auf dem Tisch liegen, sollten Sie gemeinsam nach Lösungsansätzen suchen. Die beste Methode ist hierbei, den Mitarbeiter durch gezielte Fragestellung die Lösungen selbst vorschlagen zu lassen, wobei Sie unterstützende Maßnahmen anbieten sollten, sofern dies erforderlich ist.
- Fassen Sie am Ende nochmals die wichtigsten Punkte zusammen, wobei die zukünftige Vorgehensweise schriftlich festgehalten werden sollte.
Die Nachphase
Nach einigen Wochen sollten Sie sich mit dem Mitarbeiter nochmals zusammen setzen und mit ihm den Fortschritt der Angelegenheit besprechen. Gehen Sie die Liste der Vorgehensweise nochmals mit Ihrem Mitarbeiter durch und haken Sie die einzelnen Punkte ab. Fragen Sie Ihren Mitarbeiter, ob aus seiner Sicht noch weitere Dinge zu klären sind. Ist das nicht der Fall, dann ist der Konflikt gelöst.
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