David Allen, ein US-Amerikaner und der Verfasser des Buches „Getting Things Done“ (GDT) spricht in seinem Buch von „Files“. Diesen Begriff hätte man besser mit „Einstellmappen“ übersetzt anstatt mit „Ordner“.
Mein Vorschlag, wie Sie mit „GDT“ Ihre Ablage weiter differenzieren können: Ich empfehle Ordnungsboxen, zum Beispiel von „MAPPEI“ oder „CLASSEI“. Sie legen Rubriken fest, die etwa so lauten könnten:
- Aktive Projekte oder Projekte in Arbeit
- Warten auf…
- Vielleicht / Irgendwann
- Next Actions
- Referenzmaterial
Mit beschrifteten Leitkarten unterteilen Sie die Rubriken. So können Sie den Platz einer Ordnungsbox voll ausnutzen. Für jede Rubrik kann eine Ordnungsbox bereitgestellt werden. Innerhalb der Ordnungsboxen unterteilen Sie weiter mit Leitkarten, beispielsweise in
- Anrufe (Termin, Rückfrage…),
- Besorgungen (Geburtstagsgeschenk, Kaffee kaufen, Geld abheben…).
Akten umsortieren
Akten umsortieren gehört zur Alltagsroutine. Mit dem „MAPPEI-System“ wird das für Sie zur Spielerei. Mit den richtigen Organisationsmitteln können Sie sich auf Ihre Aufgaben konzentrieren und werden durch nichts abgelenkt. Der Nutzen für Sie:
- Sie arbeiten konzentrierter.
- Aufschieberitis hat wenig Chancen.
- Bürofrust wird deutlich reduziert.
Gerne sage ich Ihnen weitere Einzelheiten, zum Beispiel was unter den einzelnen Begriffen zu verstehen ist, wenn das von Ihnen gewünscht wird.
Prüfen Sie Ihre Büroorganisation und setzten Sie meine Tipps entsprechend um. Fangen Sie damit heute, gleich, sofort an, nicht erst morgen. Ich wünsche gutes Gelingen.
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