Grundlegendes dazu, wie Sie bei Leistungsdruck Ihr Arbeitstempo steigern können
Generell gilt, dass Sie Ihren Arbeitsplatz immer im Griff haben müssen, um Ihr Arbeitstempo zu optimieren. „Ordnung ist das halbe Leben.“ heißt es immer, denn wer Ordnung hält, spart sich das Suchen. Da ein ordentlicher Schreibtisch zudem Kompetenz und Professionalität ausstrahlt, sollten Sie penibel auf Ordnung achten.
Wichtige Tipps, wie Sie einfach und schnell Ordnung schaffen und halten, lesen Sie in meinem Artikel „Ordnung auf dem Schreibtisch„.
Arbeitstechniken bei hohem Leistungsdruck verbessern
Überprüfen Sie, ob die Arbeitstechniken, die Sie bisher angewandt haben, wirklich ausreichen, um dem Leistungsdruck Herr zu werden. Vielleicht finden Sie Möglichkeiten, sich noch zu verbessern und so wichtige Minuten oder gar Stunden zu sparen.
Denken Sie beispielsweise daran, wie viel Sie täglich bei Ihrer Arbeit lesen. Die Informationsflut wächst: E-Mails, Briefe, Memos, Protokolle… Da bei Ihnen als AssistentIn die Fäden zusammenlaufen, darf Ihnen nichts entgehen. Doch wenn Sie ein langsamer Lesetyp sind, kostet das wertvolle Zeit. Es gibt mittlerweile Bücher, die Ihnen schnell und einfach helfen, Ihr Lesetempo und gleichzeitig das Textverständnis zu erhöhen.
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Arbeitstempo steigern: Kaizen
Kaizen hilft sicher, Ihr Arbeitstempo zu steigern, denn beim Kaizen überprüfen Sie alle Ihre Arbeitsabläufe und finden heraus, wo Ressourcen wie Zeit vergeudet werden. Ändern Sie diese Abläufe, so sparen Sie schnell Zeit ein, die Sie für neue Aufgaben benötigen.
Führen Sie beispielsweise Checklisten ein, nach denen Sie immer wiederkehrende Aufgaben erledigen um dem Leistungsdruck gerecht zu werden. Legen Sie sich für Ihre Korrespondenz einen kleinen Vorrat an Vorlagen an, auf die Sie zurückgreifen können. Das spart viel Zeit, da Sie das Rad nicht bei jedem Brief und jeder E-Mail wieder neu erfinden müssen.
Fassen Sie Aufgaben zusammen, die zusammengehören. Wenn Sie beispielsweise eine Reise für Ihren Chef buchen sollen, rufen Sie in Ihrem Reisebüro an und buchen Sie Hotel und Flug zusammen, anstatt zwei getrennte Anrufe zu tätigen.
Nutzen Sie Outlook um Arbeitsprozesse zu beschleunigen
Auch Outlook bietet viele Möglichkeiten, Ihnen Zeit zu sparen und somit Leistungsdruck zu verringern. Nutzen Sie sie! Lassen Sie sich an „To-Do’s“ und Termine erinnern; nutzen Sie die automatische Ablagefunktion; legen Sie Verteilergruppen an, wenn Sie regelmäßig E-Mails an bestimmte Gruppen von Kollegen oder Kunden schicken. Weitere Anregungen finden Sie in meinem Artikel „Arbeitsabläufe im Sekretariat optimieren„.
Zum Schluss noch ein Tipp für den Extremfall: Manchmal ist die geforderte Arbeitsmenge zu hoch, als dass sie in einer bestimmten Zeit geschafft werden könnte. Überlegen Sie dann, welche Aufgaben Sie delegieren können und/oder sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten. Und trauen Sie sich, auch mal nein zu sagen!
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