Kennen Sie das? Zuletzt ist doch noch alles geschafft. Anfragen und Aufträge sind erledigt oder für das nächste Jahr terminiert. Der Schreibtisch ist aufgeräumt und die Weihnachtsgrüße sind auf den Weg gebracht. Eine der letzten Tätigkeiten im alten Jahr ist das Besprechen des Anrufbeantworters. Beliebt ist diese Aufgabe selten.
Die meisten Büromenschen würden das Besprechen der neuen Ansage gern meiden. Doch auch wenn Sie einige Tage nicht erreichbar sind, ist ein Kunde oder Geschäftspartner möglicherweise aktiv und ruft Sie an. Damit Sie sicher sind, an alles zu denken, stellen Sie sich Ihren Wunschansagetext mit meinen Anregungen gleich selbst zusammen.
Diese Punkte will Ihr Anrufer wissen
Der Anrufer fragt sich (unbewusst): „Habe ich die richtige Nummer gewählt?“. Deshalb zuerst begrüßen („Guten Tag“) und dann Namen nennen. Meine Empfehlung: Nennen Sie als erstes den Unternehmensnamen plus Ihren Vor- und Zunamen. Ohne den Hinweis Herr oder Frau.
Machen Sie als nächstes sofort deutlich, dass es nicht nur eine tageweise Abwesenheit ist. Nennen Sie also gleich den Grund der Nichterreichbarkeit. Hier bieten sich Bezeichnungen wie Weihnachtsferien, Winterpause, Weihnachtspause, Betriebsferien etc. an.
Wann ist denn wer erreichbar, fragt sich der Anrufer
Der Geschäftskontakt, Interessent oder Kunde will wissen: Ist die Abwesenheit länger oder kürzer, ab wann ist jemand erreichbar? Erst vor kurzem habe ich folgende Ansage gehört: „Wir sind die nächsten zehn Tage nicht erreichbar …“. Gerechnet von dem Tag, an dem ich gerade jetzt anrufe? fragte ich mich zugleich. Aber vielleicht war ich auch übertrieben kritisch.
Nennen Sie konkrete Daten. Dabei gibt es diese Varianten:
- „Wir sind nicht erreichbar vom 24. Dezember 2013 bis 2. Januar 2014“.
- „Wir sind bis 2. Januar 2014 nicht erreichbar.“
- „Wir sind ab 3. Januar 2014 wieder erreichbar.“
Meine Empfehlung: Sagen Sie nicht, was Sie nicht bieten (= die Abwesenheit), sondern sagen Sie, was Sie bieten (= Erreichbarkeit). Deshalb ist mein Favorit „Ab 3. Januar 2014 sind wir wieder für Sie da.“
Alternativen aufzeigen oder klar benennen, was mit der Nachricht des Anrufers geschieht. Sie können wahlweise eine Vertretung benennen (Name, Telefonnummer, evtl. Erreichbarkeit) oder den Hinweis geben, dass Sie sich erst nach dem genannten Datum melden werden.
Entschuldigen Sie sich nicht dafür, dass es keine Vertretung gibt. Machen Sie keine Versprechungen, die Sie nicht halten können (sofort, schnellstens, umgehend). Formulieren Sie lieber „zeitnah“ oder „baldmöglichst“.
Hier ist ein Mustertext für Sie
„Guten Tag, Grothe GmbH, hier spricht Heiner Beckmann. Während unserer Winterpause erreichen Sie unter 01234 555-678 von 9:00 bis 16:00 unseren Notdienst. Ab 6. Januar bin ich persönlich wieder für Sie da. Hinterlassen Sie mir gern eine Nachricht, ich rufe Sie baldmöglichst zurück. Bis dahin wünsche ich Ihnen eine gute Zeit, kommen Sie gut ins neue Jahr!“
Meiden Sie diese Fettnäpfchen!
Hier sind einige Fettnäpfchen, die man trotzdem immer wieder zu hören bekommt. Auch im Jahr 2013 noch! Vermeiden Sie dies:
- „Guten Tag, dies ist der Anrufbeantworter von …“ / überflüssiger Hinweis.
- Wiederholtes Nennen des Firmennamens. / hoher Nervfaktor.
- Gar kein Firmenname wird genannt, auch nicht der eigene Mitarbeitername. / unprofessionell
- „Hier spricht Frau XY.“ / wirkt heutzutage antiquiert und von sich selbst als Herr oder Frau zu sprechen ist bestenfalls merkwürdig.
- „Nennen Sie bitte nach dem Signalton …“ / überflüssig, das wissen heutzutage alle.
- Witziges wirkt im Businesskontext schnell unseriös. / Menschen haben unterschiedlichen Humor.
- Sammeln Sie nicht alle Floskeln dieser Welt in Ihrer Ansage. / das nervt, auch wenn der Anrufer es selbst nicht besser kann, bei anderen gibt er gleich den Daumen nach unten.
- Leiern Sie Ihren Text nicht herunter. / klingt gelangweilt und so möchte kein Kunde behandelt werden. Wie beim Telefonieren gilt übrigens: Man „hört“ Ihr Augenrollen.
- Seien Sie nicht unangenehm „zuckersüß“. / falsche Freundlichkeit nimmt man Ihnen schnell übel, man nimmt Sie nicht ernst.
- Hetzen Sie nicht atemlos durch Ihre Ansage, das wirkt unsicher. Übertrieben langsames, deutliches Sprechen wiederum verärgert Anrufer, denn sie sagen sich „ich bin ja nicht blöd“.
Jetzt sind Sie dran – Anrufbeantworter besprechen für die Weihnachtspause
Meine besten Tipps für Ihre Ansage:
- Schreiben Sie Ihren Text auf, dann sind Sie sicherer und haben gleich eine Vorlage für Kollegen oder das nächste Jahr.
- Sprechen Sie den Text zum Warmwerden einige Male laut.
- Massieren Sie kräftig beide Ohren, bevor Sie loslegen, die Stimme wird dadurch präsenter.
- Einatmen – Knopf drücken – anfangen mit Sprechen und ausatmen, dann kommen Sie entspannt und souverän rüber.
Gutes Gelingen bei Ihrer Büroorganisation sowie frohe Festtage und kommen Sie gut ins neue Jahr!
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