Büroorganisation

Telefonkonferenzen richtig moderieren

Telefonkonferenzen spielen eine wichtige Rolle in der Geschäftswelt, und häufig sind Sie als Sekretärin nicht nur mit der Vorbereitung, sondern auch der Moderation betraut. Um für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen, sollten Sie sich darauf vorbereiten, die Teilnehmer durch die Konferenz zu führen. Hier sind ein paar Informationen und Tipps.

Was sind Telefonkonferenzen genau?
Telefonkonferenzen sind Telefonate mit mehr als zwei Teilnehmern. In manchen Telefonkonferenzen können die angerufenen Teilnehmer aktiv teilnehmen, in anderen können sie nur zuhören. Die meisten Unternehmen nutzen spezialisierte Dienstleister um Telefonkonferenzen für sie zu schalten. Teilnehmer bekommen eine Nummer, die sie wählen müssen, um teilzunehmen.
Die drei größten Vorteile von Telefonkonferenzen
  1. Sie sind umweltfreundlicher als die klassische Konferenz, da keine Reise nötig ist.
  2. Da es keine Reisekosten gibt, sind sie auch ökonomischer.
  3. Sie sparen Zeit.
Tipps für die Moderation
  • Stellen Sie sich vor und vergewissern Sie sich, dass niemand Probleme mit der Leitung hat.
  • Kündigen Sie die Dauer und eventuelle Pausen an.
  • Weisen Sie darauf hin, dass in der Pause nicht aufgelegt werden soll.
  • Informieren Sie die Teilnehmer über die Redezeitbeschränkungen und kündigen Sie an, im Zweifelsfall zu unterbrechen.
  • Erinnern Sie die Teilnehmer daran, sich zu identifizieren, bevor sie sprechen.
  • Teilen Sie mit, wer Protokoll führt.
  • Bitten Sie Teilnehmer, ihren Beitrag zu wiederholen, wenn die Verbindung schlecht sein sollte.
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Burkhard Strack

Burkhard Strack ist Fachjournalist (DFJV-Mitglied) in den Ressorts Gesundheit, Finanzen und Marketing, Werbeprofi (Google AdWords Premium Partner) und Inhaber des Beraterportals experto.de.