Kennen Sie das? Sie stecken im Stau und wollen Ihre Verspätung ankündigen. Frustriert wühlen Sie sich durch Ihre Unterlagen, denn die Adresse haben Sie zwar notiert, doch jetzt bräuchten Sie die Telefonnummer. „Dann rufe ich eben einen anderen Teilnehmer oder das Veranstaltungszentrum an“, denken Sie sich. Doch dann fällt Ihnen ein, dass die E-Mail dazu auf Ihrem PC im Büro ist. Beim nächsten Mal, nehmen Sie sich vor, wollen Sie alle relevanten Informationen zum Termin auch wirklich dabei haben.
Vereinfachen – Terminabsprachen mit einer Gruppe machen Sie per Telefon oder E-Mail?
Sie wollen ein Meeting oder ein Treffen mit mehr als einer Person organisieren? Greifen Sie dazu zum Telefon oder schreiben Sie eine E-Mail?
Tipp: Um das unvermeidliche Hin und Her zu vermeiden, nutzen Sie besser einen Online-Terminplaner zur Koordination. Online-Terminplaner wie Doodle helfen per einfacher Umfrage, den optimalen Zeitpunkt für Ihr Treffen zu finden. Das funktioniert, egal welches Kalendersystem Sie favorisieren. Es gibt sogar eine Papier-Variante, die ich in „Terminvereinbarung auf Papier: Doodle Unplugged“ beschrieben habe.
Antizipieren – Bildet Ihr Kalender wirklich Ihre Reiseplanung ab?
Planen Sie vorausschauend und realistisch? Erfassen Sie dazu Fahrzeiten, Parkplatzsuche und Fußwege? Oder steht die reine Besprechungszeit in Ihrem Kalender?
Tipp: Wenn Sie zum Besprechungsraum in das gegenüberliegende Gebäude müssen, erfassen Sie auch diese Zeit. Ebenso wie eine jeweils halbstündige Hin- und Rückfahrt zum Kunden. Wenn Sie einen Termin in einer anderen Stadt haben, notieren Sie auch die Reisezeiten in Ihrem Kalender. Um dabei alle wichtigen Reise-Infos zu berücksichtigen, kann Ihnen ein Dienst wie TripIt das Leben erleichtern.
Austauschen – Teilen Sie Kalenderinfos mit ausgesuchten Kontakten?
Haben Sie Terminabsprachen mit einigen immer wieder gleichen Personen zu treffen? Haben Sie in diesem Fall eine (gegenseitige) Einsicht und die individuelle Berechtigung in Ihren Terminkalender organisiert?
Tipp: In Unternehmen ist zu diesem Zweck Outlook Exchange sehr verbreitet. Alternativ können Sie den Kalenderaustausch mittels eines kostenfreien Web-Kalenders machen, beispielsweise mit dem Google Calendar. Oder alle bleiben bei ihrem Lieblingskalender und tauschen ihre Verfügbarkeiten über Doodle aus, ein praktisches Zusatzfeature des Terminplaners.
Integrieren – Haben Sie alle Infos zum Termin im Kalender parat?
Haben Sie Ihren Terminen und Verabredungen alle relevanten Informationen zugeordnet? Sind Hotel-Informationen oder die Teilnehmerliste mit Kontaktdaten zu einem Termin für Sie mit einem Griff verfügbar? Hätten Sie sofort alles parat, was Sie zur Kommunikation brauchen, wenn sich an Ihrer Verabredung etwas ändern würde?
Tipp: Hier sind elektronische Kalender klar im Vorteil. Sie bieten Ihnen die Möglichkeit, ganz unkompliziert die dazugehörenden Informationen zu verknüpfen und zu speichern.
Lesen Sie auch meinen Artikel „Kalender-Check: Nutzen Sie Ihren Kalender wirklich clever?“
Jetzt sind Sie dran – Ist Ihr Kalender wirklich übersichtlich?
Überprüfen Sie, wo für Sie noch Handlungsbedarf besteht. Unternehmen Sie den ersten Schritt für eine Optimierung Ihres Terminkalenders innerhalb der nächsten 72 Stunden. Dann verändern Sie nach und nach alle störenden Punkte, bis Ihre Kalendernutzung für Ihren Bedarf wirklich optimal ist.
Gutes Gelingen!
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