Kennen Sie das? Ein Kollege kommt von der CeBIT und schwärmt von den vielen bunten Apps, dass USB 2.0 schnell Vergangenheit sein wird und dass auch Monitore und Notebooks über 3-D-fähige Displays verfügen. Auf Ihren ratlosen Blick ergänzt er „Brauchst nur noch so eine Brille und auch dein Bild wird dreidimensional.“ Ein anderer Kollege blickt ganz neidisch, vor allem, als er von den neuesten Cloud-Computing-Entwicklungen hört.
Eine Kollegin fragt ganz aufgeregt, wie lohnend denn das Forum Learning & Knowledge Solutions sei. Nur Sie selbst sitzen still dabei und denken sich: „Ist doch Quatsch, das braucht kein Mensch!“ Da Sie nicht als technikfeindlich und zukunftsverweigernd gelten wollen, behalten Sie Ihre Meinung lieber für sich.
Menschen sind unterschiedlich im Büro
Natürlich kann es generell sein, dass Ihnen die Technik nicht liegt oder sie nicht interessiert. Vielleicht richten Sie den Blick lieber auf das Menschliche und das Handwerkliche und sind nicht technikorientiert. Ich vergleiche das gern mit dem Auto. Es hat die Funktion, uns von A nach B zu bringen. Einige Menschen brauchen das nicht, weil sie zu Fuß gehen oder andere Fortbewegungsmittel nutzen. Andere benutzen ein Auto ganz pragmatisch und dann gibt es noch den begeisterten Autofan. Und wiederum andere sind auf ein Auto angewiesen, egal, wie gern oder ungern sie Auto fahren. Doch zurück zur Bürotechnik.
Wie ist Ihr Arbeitsumfeld im Büro?
Wer ohne PDA seine Arbeit optimal organisiert hat, braucht nichts zu verändern. Wer aber nicht weiß, wie er beim Kunden seine Termine absprechen soll, weil der Papier-Wochenplaner im Büro auf dem Schreibtisch liegt, der hat noch Verbesserungsmöglichkeiten. Und Letztgenannter sollte sich dafür interessieren, wie er eine mobile Lösung für seine Terminplanung findet, mit der beispielsweise die Sekretärin zeitgleich Termine vereinbaren kann. Und bei solchen Bedarfen werden die Begriffe wie PDA oder Smartphone auf Dauer kein Fach-Chinesisch bleiben (können).
In meiner Praxis als Trainerin habe ich ein Konzept entwickelt, das je nach Arbeitsumfeld eher den „stationären Typ“, den „mobilen Typ“ und den „Typ to-go“ beschreibt. Schauen Sie, ob diese Einteilung auch auf Sie passt.
Wie „stationär“ können Sie bleiben?
Sie haben keine oder nur wenige Außentermine? Ihr Job besteht hauptsächlich aus Sachbearbeitung, Sekretariat oder ähnlichen Tätigkeiten?
- Dann brauchen Sie sicher einen PC, aber es muss kein Notebook oder Netbook sein.
- Sie brauchen ein Telefon, dies kann aber auch mit Schnur oder schnurlos sein, ein Handy ist aber nicht zwingend erforderlich.
- Sie brauchen einen Terminkalender. Da kann ein Papier-Wochenplaner für Sie ausreichen. Oder ein elektronischer Kalender, den Kollegen beispielsweise zur Auskunft für Anrufer auch einsehen können.
- Sie brauchen einen Internetzugang, aber Ihnen reicht das per Kabel oder W-LAN.
- Sie brauchen einen E-Mail-Zugang, am komfortabelsten per Outlook oder Lotus auf Ihrem PC.
- Sie brauchen Zugriff auf elektronische Daten. Die können auf Ihrem PC oder auf einem Server sein, verbunden per Netz.
- Sie haben eventuell Besprechungen und Meetings. Meist werden das reale Meetings am Standort sein.
Natürlich können Sie trotz dieser Beschreibung die Entscheidung zu allen mobilen Lösungen treffen, auch wenn es nicht notwendig ist oder nur selten genutzt wird. Aber zumindest wissen Sie jetzt, dass Sie in Ihrem Arbeitsumfeld wenig auf mobile Möglichkeiten angewiesen sind und für einige Entwicklungen schlicht weg keinen Nutzen haben.
Das stationäre Arbeitsumfeld entspricht Ihnen gar nicht? Dann sind der mobile oder der to-go-Arbeitstyp vielleicht interessanter für Sie. Denn Büro „to-go“ heißt: Ihr Büro passt in Ihre Aktentasche, ist immer und überall dabei. Sie sind informiert und vernetzt.
Vielleicht sind Sie zwar in einem stationären Arbeitsumfeld angesiedelt, Ihr Chef allerdings ist auf alle Formen von mobilem Büro angewiesen? Dann sollten auch Sie sich damit auskennen und Teil 2 lesen.
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation
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