Hilfe – wie arbeite ich Rückstände ab?
Kennen Sie das? Zuerst hatte das Projekt leichte Schieflage und erforderte ihre gesamte Aufmerksamkeit. Dann mussten Sie für einen erkrankten Kollegen einspringen und waren anschließend noch zu einer Fortbildung. Derzeit schaffen Sie Ihre Aufgaben nicht und einiges an Post bleibt liegen. Wie schaffen Sie es jetzt am besten, diesen Rückstand aufzuarbeiten?
Denn wenn es zu Rückständen gekommen ist, haben Sie sicher nicht plötzlich einen kompletten Arbeitstag zur Verfügung, um dies auszugleichen. Realistischer wird es sein, sich dafür ein größeres Zeitkontingent einzuplanen, um den Anfang zu schaffen. Wenn erforderlich, planen Sie weitere kleine Schritte ein, um wieder auf aktuellem Stand zu kommen. Konkret kann das so aussehen:
Zuerst: Verschaffen Sie sich einen Überblick
Sortieren Sie die Unterlagen in vier verschiedene Stapel: wegwerfen, ablegen, delegieren und erledigen.
- Wegwerfen erfolgt sofort. Oft sind dies Aspekte, Zeitschriften und Vorgänge die sich mittlerweile erledigt haben oder von den Sie jetzt erkennen, dass sie unwichtig sind.
- Abzulegende Unterlagen kommen sofort in die Zwischenablage.
- Vorgänge, die Sie delegieren können, delegieren Sie sofort. Mehr Tipps zum richtigen Delegieren finden Sie in meiner Artikelserie Delegieren im Büro.
- Alle weiteren Unterlagen sind zu erledigen, also echte Aufgaben. Wie gehen Sie jetzt vor? Sortieren Sie die Unterlagen aus, die Sie sofort ausführen können. Beispielsweise indem Sie einen kurzen Anruf tätigen, eine kurze Mail senden oder einen handschriftlichen Vermerk auf dem Dokument erstellen und damit das Anliegen beantworten.
- Der letzte Stapel müsste jetzt die Unterlagen enthalten, deren Bearbeitung etwas mehr Zeit erfordern. Listen Sie diese nun in einer separaten Liste oder Datei auf. Bringen Sie sie in eine sinnvolle Reihenfolge der Erledigung. Nach Möglichkeit vergeben Sie auch ein Zeitkontingent für die Erledigung. Die dazugehörenden Unterlagen sammeln Sie in einer separaten Mappe, Hängemappe oder Ablagekorb. Das sind die Rückstände, die Sie nach und nach abarbeiten werden.
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