Eingangsrechnungen: Warum der Name so wichtig ist

Bei Ihnen im Sekretariat laufen eine Vielzahl von Eingangsrechnungen auf. Für eigene Anschaffungen ebenso wie für die Ihrer Chefin oder Ihres Chefs. Doch nur wenn Eingangsrechnungen korrekt ausgestellt sind, kann sich das Unternehmen die Mehrwertsteuer, die auf Eingangsrechnungen ausgewiesen ist, vom Finanzamt zurückholen.
Eingangsrechnungen im Sekretariat
Die Voraussetzungen, unter denen das Unternehmen die Vorsteuer erhaltenen Eingangsrechnungen ziehen kann, müssen Sie sehr ernst nehmen, denn bei Betriebsprüfungen wird sonst bei den fehlerhaften Eingangsrechnungen gnadenlos der Rotstift angesetzt.
Das heißt, das Unternehmen darf die gezahlte Mehrwertsteuer nicht mehr mit der empfangenen Mehrwertsteuer aus eigenen Rechnungen verrechnen. Es bleibt also auf diesen Kosten sitzen.

Damit Ihnen das nicht passiert, sollten Sie jede bei Ihnen eingehende Rechnung auf Ihre Vollständigkeit hin überprüfen. Dabei können sie zwischen Kleinstbetragsrechnungen (bis 150 €) und „normalen“ Eingangsrechnungen unterscheiden, denn Eingangsrechnungen bis 150 € benötigen für den Vorsteuerabzug weniger Pflichtangaben:

Unbedingt in eine Eingangsrechnung gehören folgende Angaben Eingangsrechnungen über 150 € Eingangsrechnungen unter 150 €
Name und Anschrift des leistenden Unternehmens Pflicht Pflicht
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Pflicht
Name und Anschrift des Leistungsempfängers Pflicht
Ausstelldatum Pflicht Pflicht
Fortlaufende Rechnungsnummer Pflicht
Zeitpunkt der Lieferung/Leistung Pflicht
Menge und Bezeichnung der Waren Pflicht Pflicht
Nettobetrag Pflicht
Mehrwertsteuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung Pflicht Pflicht
Mehrwertsteuerbetrag Pflicht
Bruttobetrag keine Pflicht, aber sinnvoll Pflicht
Hinweis auf im Voraus vereinbarte Skonti oder Rabatte Pflicht
Fälligkeitstermin keine Pflicht, aber sinnvoll kein Pflicht, aber sinnvoll
Unterschrift des leistenden Unternehmens

Wichtig dabei: Achten Sie unbedingt auf den Namen des Rechnungsausstellers. Dieser muss zwingend richtig angegeben sein. Das wird zum Beispiel dann wichtig, wenn sich der Name das Geschäftspartners oder des Lieferanten nach einer Umfirmung geändert hat. Ist in der Rechnung ein falscher Name angegeben, hilft es nichts, wenn Sie genau wissen, wer der dienstleistende Unternehmer war. Das Hessische Landgericht hat in so einem Fall den Vorsteuerabzug ausgeschlossen (Beschluss vom 18. Juli 2006, Az.: 6 V 1635/06).

Praxis-Tipp: Weisen Sie fehlerhafte Eingangsrechnungen unverzüglich zurück. Fordern Sie Ihre Geschäftspartner auf, Ihnen eine ordnungsgemäße Rechnung auszustellen.