Besprechungsmanagement: Das können Sie zur Effizienz von Besprechungen beitragen
Klären Sie bei Besprechungseinladungen mit ihm, ob er selbst teilnehmen muss. In einigen Fällen führt gründliches Hinterfragen zu dem Ergebnis, dass ein Stellvertreter hingeschickt werden kann.
Bereiten Sie Konferenzen, zu denen Sie selbst einladen, optimal vor:
- Erstellen Sie eine möglichst detaillierte Agenda, aus der alle zu besprechenden Themen hervorgehen.
- Machen Sie in der Einladung klar, wer zu welchem Thema was erzählen soll.
- Legen Sie Zeitlimits für die einzelnen Wortbeiträge fest.
- Unterlagen für die Besprechung werden vorher an die Teilnehmer verteilt, damit man sich während des Meetings nicht erst noch einlesen muss.
- Reden Sie mit Ihrem Chef darüber, dass jede Besprechung einen verantwortlichen Moderator haben muss, der darauf achtet, dass niemand sich in stundenlanger Selbstdarstellung übt. Entweder übernimmt der Einladende – in diesem Fall Ihr Chef – diese Rolle oder Sie.
Und warum nicht Sie?
Schließlich wächst man mit seinen Aufgaben. Sekretärinnen müssen ja nicht bis an ihr Lebensende nur Protokoll führen, sondern sind in der Lage, auch andere Aufgaben während einer Besprechung zu übernehmen.
Immer mehr Firmen gehen dazu über und verzichten bei internen Besprechungen auf Kaffee und Gebäck. Kaffeetrinken, Plätzchen essen, all das verleitet dazu, vom Thema abzuschweifen und weniger konzentriert zu arbeiten, und dann sitzt man auch noch so bequem … Machen Sie Ihrem Chef den Vorschlag, dass Kaffee nur noch für Meetings mit Externen bereitgestellt wird. Und wer bei internen Treffen scharf auf Kaffee ist, der kann sich seine Tasse ja mitbringen. Beachten Sie: Das Abschaffen des "Kaffeekränzchens" spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld!
Besprechungsmanagement: Besprechungen im Stehen sind effektiver
Verhaltensforscher der University of Missouri haben eine Studie durchgeführt, die diese These tatsächlich belegt. Sie ließen insgesamt 111 Testgruppen Konferenzen im Sitzen und Stehen durchführen. Das Ergebnis: Finden Konferenzen im Sitzen statt, dauern sie um gut ein Drittel länger als Konferenzen ohne Stühle – ohne dabei bessere Ergebnisse zu erzielen. Ganz im Gegenteil: Die stehenden Teilnehmer waren mit der Effizienz und den Ergebnissen ihrer Treffen weitaus zufriedener.
Praxis-Tipp
Sprechen Sie mit Ihrem Chef über die Möglichkeit, einige Besprechungen an einem Stehtisch abzuhalten. Da die meisten Menschen nicht wirklich lange stehen wollen, werden im Stehen abgehaltene Besprechungen garantiert nicht so lange dauern, wie herkömmliche im Sitzen.
Sicherlich empfiehlt sich dieser Tipp nicht für alle Besprechungen. Doch für einige Beratungen mit "Internen" oder Lieferanten und Vertriebsleuten bietet sich diese Alternative an.