Kennen Sie das auch? Die Terminabstimmung ist wieder mal bei der Sekretärin Karin Gerster "gelandet" und es gilt, die nächsten drei Projekttermine der neun Teammitglieder unter einen Hut zu bringen. Verstreut über verschiedene Unternehmen, Städte und Länder ist das durchaus eine Herausforderung.
Doch für Karin Gerster ist das kein Problem, denn sie nutzt für solche Aufgaben den Onlinedienst Doodle. Damit ist Karin Gerster eine von mittlerweile sechs Millionen Usern monatlich, die Terminplanung und Terminabstimmung über Doodle organisieren.
Doodle bietet viel – und das sogar gratis
Zwar gibt es Bezahlprodukte ("Premium Doodle" für Privatpersonen, "Branded Doodle" für Unternehmen), doch nach wie vor sind die umfangreichen Basisfunktionen kostenfrei. Das entspricht der Philosophie des Schweizer Unternehmens, das seit 2003 als Pionier in Sachen Online-Terminkoordination gilt.
"Doodle hat das Ziel, sehr breite, umfangreiche Funktionen kostenfrei anzubieten", so Michael Näf, Gründer & CEO in einer Pressekonferenz. Doch was genau bietet Doodle eigentlich an? Über alle Details kann dieser Artikel nicht informieren. Aber ein kleiner Rückblick und eine Kurzbeschreibung der neuen Funktionen sollen Ihnen einen groben Überblick geben, ob Sie Ihre Büroorganisation mit Doodle zukünftig verbessern und vereinfachen können.
Das bietet Doodle schon lange
Sie wollen einen Termin mit verschiedenen Personen koordinieren? Dann folgen Sie der wirklich verstehbaren Anleitung und stellen als "Administrator" Ihre Terminvorschläge mit Uhrzeit, Raum, Thema usw. zur Auswahl. Doodle generiert einen Link, den Sie per Mail an die Beteiligte versenden. Diese klicken auf den Link und können nun per Farben – ähnlich dem Ampelprinzip – ihre Verfügbarkeit für alle sichtbar eintragen, einschl. evtl. Kommentare.
Bereits seit einiger Zeit bietet Doodle zudem die Kalenderintegration zu Outlook, Google, Lotus u.a. an. Ebenfalls im Blick des kreativen Unternehmens Doodle sind Handy- und Smartphone-Besitzer mit den Funktionen des Mobile Doodle. Alle bisher und auch nachfolgend beschrieben Funktionen sind gratis und erfordern nur in zwingenden Fällen eine Registrierung oder E-Mail-Adresse.
Das kann die "neue" Doodle-Generation
Doodle behält die bisherige Funktion und bietet zusätzlich eine übersichtliche Kalenderansicht an. Ab sofort können Sie Ihren eigenen Kalender mit Doodle verbinden und aus der Doodle-Kalenderansicht heraus eine Terminanfrage starten. Kalender der Beteiligten können – sofern sie freigegeben sind – zum Finden der gemeinsamen "Lücken" herangezogen werden.
So geht das Terminangebot sehr schnell. Die eingeladenen Teilnehmer können die angebotenen Termine in ihrem eigenen Kalender automatisch reservieren lassen. Wenn die Umfrage abgeschlossen ist, wird der feste Termin im eigenen Kalender eingebucht und die reservierten, aber nicht benötigten Termine werden gelöscht. Klingt einfach, ist einfach.
Brauchen Sie diese neuen Doodle-Funktionen überhaupt?
Diese Funktion sind für die einen vielleicht eine unnötige "Spielerei". Und wer über den Firmenserver einen Terminabgleich automatisch mit allen benötigten Kalendern der Kollegen machen kann, wird Doodle nicht brauchen. Wer aber wie die Sekretärin Karin Gerster externe Kollegen in unterschiedlichen Firmen, Städten und Ländern mit separaten, technischen Systemen hat, der wird diese neue Doodle-Funktion schätzen lernen. Sie ist schnell, einfach und übersichtlich.
Jetzt sind Sie dran – Termine mit Doodle finden
Bietet Doodle nützliche Funktionen für Ihr Aufgabengebiet? Achten Sie doch in nächster Zeit darauf, ob Sie die Technik für sich arbeiten lassen können, statt Pingpong beim Telefonieren, mit einem Anrufbeantworter oder per Mail zu betreiben. Welche Ideen haben Sie dazu? Setzen Sie sie einfach beim nächsten Mal um.
Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation