Zwischenablage: sortiert oder unsortiert?
Eine nicht sortierte Zwischenablage macht Ihnen zusätzlich Arbeit, da Sie jedes bereits bearbeitete oder gelesene Dokument noch einmal in die Hand nehmen müssen, wenn Sie es endgültig ablegen wollen. Ganz zu schweigen von dem Aufwand, den Sie treiben müssen, wenn Sie ein noch nicht in die Ablage einsortiertes Dokument noch einmal brauchen: Zeitaufwändiges Durchsuchen der Papierstapel bleibt nicht aus.
Mit einer sortierten Zwischenablage können Sie sich diese lästige Mehrarbeit sparen. Wenn bei Ihnen pro Tag mehr als 20 Blatt Papier zu Ablage anfallen, empfiehlt sich ein Rollwagen mit Hängemappen als Zwischenablage.
Eine Register-Pultmappe genügt als Zwischenablage, wenn es täglich weniger als 20 Dokumente sind.
Sortierte Zwischenablage: So gehen Sie am besten vor
- Zählen Sie die Ablageordner durch, die Sie regelmäßig verwenden. Sie benötigen dieselbe Anzahl von Fächern oder Hängemappen für die Zwischenablage.
- Beschriften Sie die Fächer der Zwischenablage genauso wie die Ablageordner. Wenn Sie eine Pultmappe verwenden, die keine Beschriftung erlaubt, schreiben Sie ein Inhaltsverzeichnis passend zu den Abständen der Taben auf ein Blatt Papier. Stecken Sie es in eine Dokumenthülle, und befestigen Sie sie oben auf der Mappe. Halten Sie bei der Beschriftung der Fächer und der Anordnung der Hängemappen darauf, sie der Reihenfolge der Ablageordner anzupassen.
- Die Zwischenablage sollte sich direkt auf Ihrem Schreibtisch bzw. in einer Rollweite von höchstens 1,5 m befinden.
- Arbeiten Sie ein letztes Mal Ihre Papierstapel ab. Entfernen Sie die leeren Ablagekörbe von Ihrem Schreibtisch.
Die geordnete Zwischenablage können Sie jetzt gut zwischendurch in kleineren Abschnitten erledigen. Nehmen Sie sich immer nur wenige Fächer auf einmal vor, dann müssen Sie auch nicht immer alle Ablageordner auf einmal aus dem Regal holen.