Kommunikationsmittel
Da die Kommunikation recht schwierig ist, wenn Sie nicht „mal eben persönlich in sein Büro gehen können“, ist es umso wichtiger, dass Sie vor der Abwesenheit des Chefs klären, welche Kommunikationsmittel für Sie am besten sind, um die Zusammenarbeit im Griff zu haben.
Hat Ihr Chef ein Handy? Oder einen Blackberry? Klären Sie, ob ihm eine E-Mail, SMS oder ein Anruf lieber ist. Müssen Sie ihm umfangreichere Unterlagen zukommen lassen, klären Sie auch, ob Sie ihm etwas faxen oder per Kurier schicken können. Seien Sie insbesondere bei Anrufen immer über seinen Terminplan informiert, so dass Sie nur in Pausen anrufen, nicht während Meetings. Sollte dies unklar sein, empfiehlt es sich, Telefonzeiten zu vereinbaren.
So handeln Sie in Notfällen
Was ist, wenn der Chef unterwegs ist, aber plötzlich der Supergau geschieht? Für solche Fälle, in denen Ihr Geschick in Sachen Chefentlastung besonders gefragt ist, sollten Sie vorher mit Ihrem Chef einen Plan erarbeiten. Wie ist er in solchen Notfällen am besten zu erreichen? Kann ein Kollege sich der Sache annehmen oder möchte er unbedingt von Anfang an selbst involviert sein.
Rückkehr des Chefs vorbereiten
Sie haben Ihren Chef entlastet und möchten ihn nach seiner Rückkehr gern informieren, was in seiner Abwesenheit passiert ist und erledigt wurde. Fertigen Sie am besten eine Liste der erledigten Dinge mit dem aktuellen Bearbeitungsstand, die Sie Ihrem Chef nach seiner Rückkehr vorlegen.
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