Kennen Sie das? Sie haben verschiedene Aufgaben an mehrere Mitarbeiter oder Kolleginnen delegiert. Abschlusstermine gesetzt, Prioritäten, kurze Anweisungen, Hinweise und Termine für Zwischenberichte im Kopf. Doch so allmählich verlieren Sie den Überblick. Das muss nicht sein. Ich stelle Ihnen zwei Varianten vor, wie Sie delegierte Aufgaben im Blick behalten können.
Führen Sie eine Delegationsliste
Diese Liste können Sie nach Ihrem eigenen Ermessen erstellen. Am besten fertigen Sie dazu mit Ihrem Textprogramm eine Vorlage an. Wichtig ist, dass Sie die Delegationsliste aktuell und immer im Blick halten.
Ihre persönliche Delegationsliste könnte Stichworte enthalten wie
- An wen (Mitarbeiter/Abteilung) wurde
- wann (Übertragung der Aufgabe)
- was (Thema) mit
- welchem Abgabetermin und
- welcher Priorität und
- welchen Zwischenterminen vereinbart?
So könnte eine Delegationsliste aussehen
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Datum |
Mitarbeiter/Abteilung |
Übertragene Aufgabe |
Priori-tät |
Beginn der Aufgabe |
Ende der Aufgabe |
1. Zwischenergebnis am |
1. Zwischenergebnis am |
erl. |
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Aufgaben mit Hilfe von Outlook delegieren
Outlook und ähnliche Programme sind sehr gute Helfer, um delegierte Aufgaben im Blick zu behalten, ohne sich permanent selbst um die Erledigung zu kümmern. Dazu benutzen Sie die Aufgabenanfragen von Outlook. Damit wird eine einzelne Aufgabe an eine oder mehrere andere Personen delegiert und Sie können sich automatisch informieren lassen, wenn die Aufgabe erledigt wurde.
So sind die einzelnen Schritte:
- Öffnen Sie eine neue Aufgabe.
- Geben Sie im Feld "An“ die E-Mail-Adresse der Person ein, der Sie die Aufgabe übertragen möchten.
- Tragen Sie die Fälligkeit, das Anfangsdatum und die Priorität ein.
- Im großen Textfeld haben Sie Platz für eine kurze Beschreibung bzw. Anweisung.
- Setzen Sie einen Haken bei der Option "Aktualisierte Kopie dieser Aufgabe in meiner Aufgabenliste speichern“.
- Stellen Sie auch sicher, dass die Option "Statusbericht an mich senden“ eingeschaltet ist, damit Sie benachrichtigt werden, wenn die Aufgabe erledigt wurde.
- Klicken Sie auf "Senden“.
In Ihrer Outlook-Aufgabenliste erkennen Sie delegierte Aufgaben daran, dass das Checkbox-Icon zusätzlich eine stilisierte Hand aufweist.
Damit Sie automatisch benachrichtigt werden, sobald die delegierte Aufgabe abgearbeitet wurde, muss der Empfänger den Abschluss der Aufgabe dokumentieren, indem er sie als "erledigt“ kennzeichnet. Außerdem muss in seinem Outlook auf dem Dialog "Extras, Optionen, Einstellungen“ die Option „Bei Erledigung zugeordneter Aufgaben Statusbericht senden“ eingeschaltet sein.
Abschluss-Check zu Teil 8
- Sie wissen, dass Sie delegierte Aufgaben bis zur Erledigung auch überwachen müssen.
- Erleichtert wird Ihnen die Arbeitsorganisation beim Überwachsen beispielsweise durch eine Delegationsliste oder Outlook.
Sind Sie Einzelkämpferin oder Einzelkämpfer? Vielleicht als Freiberufler oder Existenzgründerin "solo" im Beruf unterwegs? Dann ist zwar einerseits erst einmal niemand da zum Delegieren. Spätestens dann, wenn Ihnen die Arbeit über den Kopf wächst, sind Sie wahrscheinlich gezwungen, darüber nachdenken, ob Sie wirklich alles alleine machen müssen.