Büroorganisation

Dateianhänge: Wie nutzen und wann droht Gefahr?

Wozu ist ein Dateianhang gut? Sie können per E-Mail nicht nur Texte versenden, sondern Sie können beliebige Dateien – sogenannte „Attachments“ anhängen und zwar: Bilder, verfasste Texte, eingescannte Briefe oder Ähnliches. Diese Anhänge entsprechen den Anlagen zu einem normalen Brief.

Wenn Sie Anhänge verschicken kann es passieren, dass Ihr Empfänger die Dateien nicht öffnen kann, weil er nicht über ein passendes Programm dazu verfügt. Es gibt verschiedene gängige Dateiformate wie "doc", "pdf" oder für Fotos "jpg".  Es ist sinnvoll, wenn Sie in Ihrer E-Mail auf den Inhalt des Datei-Anhangs hinweisen, falls der Empfänger nicht das geeignete Programm hat um die angehängte Datei zu öffnen.

Vermeiden Sie, zu große Datenmengen zu verschicken weil oft die Speicher-kapazität des Postfaches beim Empfänger begrenzt ist. Denken Sie daran, dass das Öffnen und Lesen ziemlich viel Zeit in Anspruch nimmt. Wenn Sie größere Dateimengen verschicken möchten, sollten Sie das vorher beim Empfänger ankündigen.

Zum Versenden größerer Dateimengen ist es ratsam auf "ZIP-Archive" zurückgreifen. "ZIP-Archive" sind Dateien, in denen andere Dateien verpackt werden, also ein sogenanntes komprimiertes Dateienformat.

Der Vorteil: Verpackte Dateien (ZIP-Dateien) sind viel kleiner und können besser und vor allem schneller als Anlage verschickt werden.

Eine ZIP-Datei erstellen Sie so:

  • Sie wählen die zu verpackende Datei aus.
  • Dann rechte Maustaste berühren auf "senden an" gehen und
  • im ausgeklappten Untermenü –
  • "ZIP-komprimierten Ordner" auswählen.
  • Nun entsteht eine ZIP-Datei.

Wenn Sie noch weitere Dateien anfügen möchten, müssen diese nur zugepackt werden.

Die ZIP-Datei kann jetzt so per Mail als Anlage verschickt werden. Die ZIP-Datei können Sie wie einen normalen Ordner öffnen und die Inhalte lassen sich mit Doppelklick ganz einfach öffnen.

Wie öffne ich einen Datei-Anhang sicher?

Öffnen Sie eine Anlage nie direkt, weil sie Schadsoftware enthalten kann. Diese würde sofort ans Werk gehen und unseren Computer schädigen.

So gehen Sie mit Datei-Anhängen richtig um:

Machen Sie einen Rechtsklick auf die Anlage.

  • Es kommt die Abfrage: "öffnen" oder "speichern unter".
  • Ganz wichtig – klicken Sie unbedingt auf "speichern unter".
  • Es erscheint ein Speicherdialog mit der Abfrage wohin gespeichert werden soll, beispielsweise "Eigene Dateien" oder Speichern auf "Desktop".
  • Nach dem "Speichern" kann die Datei mit Doppelklick gefahrlos geöffnet werden.
  • Denn erst nach dem "Speichern" hat der "Virenschutz" die Möglichkeit, die Datei auf Schadsoftware zu prüfen.
  • Außerdem fällt bei dieser Vorgehensweise ein üblicher Trick auf, mit dem Ihnen Schadsoftware untergeschoben werden soll:
  • nach dem bekannten Dateityp – z. B. "pdf" folgen einige Leerzeichen, und dann der tatsächliche Dateityp: exe.
  • Durch die Trennung mit Leerzeichen im Dateinamen wird der Dateityp "exe" im Mailprogramm nicht angezeigt. Nach dem Speichern auf dem Rechner aber schon.
  • Eine "EXE-Datei", die von Irgendjemandem per Mail kam, werden wir natürlich gar nicht öffnen!

Es ist besonders wichtig, dass Sie sich diese Vorgehensweise angewöhnen.
Sie beugen größeren Schäden an Ihrem Computer vor und schützen Ihre wertvollen Daten.

Versuchen Sie meine Ratschläge zu befolgen und Sie sind auf der sicheren Seite.

PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

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Gisela Krahnke