Kennen Sie das? Sie nehmen zum wiederholten Mal Ihre Notizen aus der Teambesprechung zur Hand. "Entwurf entwickeln für Checkliste Kundenbefragung – für alle nutzbar" steht dort. Sie runzeln die Stirn, überlegen, was dabei so alles besprochen wurde. Und legen die Aufgabe mit einem Achselzucken auf den "morgen-oder-sonstwann-Stapel". Ein typischer Fall von Aufschieberitis.
Wahrscheinlich liegt es daran, dass die Aufgabe zu unpräzise formuliert war oder Sie zuviel "Extras" der Kollegen berücksichtigen sollen, ohne diese im Detail zu kennen. Was auch immer die Gründe hinter der Aufschieberitis sein sollten, jetzt sollten Sie aktiv werden.
Anstatt also jetzt eine Präsentation zu beginnen (die viel mehr Spaß und Erfolg bringen würde), fragen Sie, wie im ersten Teil der Serie erläutert: Was muss ich jetzt unterlassen? Antwort: Aufhören, die Präsentation zu erstellen. Nächste Frage: Was muss ich (stattdessen) tun? Antwort: Anfangen, die Checkliste zu erstellen.
Aufschieberitis – was muss ich tun?
Bei ungeliebten oder aus welchen Gründen auch immer verschobenen Aufgaben läuft bei vielen Menschen ein kompletter Film ab: schlechtes Gewissen, Unbehagen, der Gedanke "puh, da muss ich das machen und das und das und das auch noch, das ist mir gerade zuviel, das mache ich ein anderes Mal, wenn ich mehr Zeit habe/konzentrierter/besser drauf bin…".
Schluss damit! Gehen Sie ganz pragmatisch an die Sache heran. Dazu brauchen Sie lediglich eine einzige Frage: "Was ist der eine einzige nächste, kleine Schritt, den ich jetzt tun könnte?"
Aufschieberitis ade – so geht’s
Im Beispiel könnte der erste, unscheinbar kleine Schritt sein: "Datei anlegen". Sie legen deshalb eine Textdatei für die zu erstellende Checkliste an, vergeben den Dateinamen und speichern das Dokument an passender Stelle ab.
Und jetzt kommt wieder die Frage: Was wäre der eine einzige nächste Schritt? Antwort: Überschrift schreiben. Das tun Sie.
Wieder die Frage: Was ist der eine einzige nächste, kleine Minischritt, den ich jetzt tun könnte? Sie könnten eine grobe Struktur entwickeln, was alles in der Checkliste vorkommen soll. Das könnten Sie entweder jetzt machen oder Sie notieren sich den nächsten Schritt und terminieren die Aufgabe für den nächsten Tag.
Bei dieser Überlegung kommt Ihnen die Idee, sich andere Beispiele anzusehen.
Der nächste Schritt lautet jetzt: Internetrecherche. Das tun Sie und unter den über 100.000 Ergebnisse finden Sie schnell einige Anregungen. Die überarbeiten Sie und tragen Sie gleich in Ihr Dokument ein.
Irgendwann kommen Sie wahrscheinlich an den Punkt, wo "irgendwie" wieder alles ins Stocken gerät. Fragen Sie sich wieder: Was ist der eine einzige klitzekleine Minischritt, den ich jetzt machen könnte? Die Antwort könnte lauten: Bei den Kolleginnen und Kollegen im Service nachfragen, welche Punkte sie berücksichtigt haben wollen. Sie merken an Ihrer Reaktion, dass das nicht geht und Sie schon wieder von der Aufschieberitis eingeholt werden?
Dann überlegen Sie, welcher kleine Schritt jetzt möglich wäre. Und als Antwort folgt: Ich frage den Kollegen Peter Schmidt nach seinen Wünschen und die arbeite ich ein. Das tun Sie und so wird die Aufgabe "Entwurf Checkliste" allmählich wirklich eine erste, vorzeigbare Diskussionsgrundlage.
Alternativ hätte der nächste Schritt auch lauten können "Kollegen Peter Schmidt anrufen und für morgen einen Termin dazu mit ihm absprechen". Oder Sie hätten auch formulieren können: "Der erste, grobe Entwurf ist fertig, der nächste Schritt ist, in der kommenden Teambesprechung alle aufzufordern, spezielle Wünsche an mich zu mailen."
Sie wollen ja, dass die Aufschieberitis endgültig der Vergangenheit angehört. In den nächsten Ausgaben lesen Sie noch einige konkrete Tipps und Tricks in meiner Fundgrube.
Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation