Aufbewahrungsfristen abgelaufen: Das dürfen Sie jetzt entsorgen
Ab dem 1.1.2011 sind wieder gesetzliche Aufbewahrungsfristen abgelaufen. Wegwerfen dürfen Sie jetzt
- Unterlagen mit 6-jähriger Aufbewahrungsfrist, die vor dem 31.12.2004 entstanden sind und
- Unterlagen mit 10-jähriger Aufbewahrungsfrist, die vor dem 31.12.2000 entstanden sind.
Welche Unterlagen dies jeweils sind, lesen Sie hier. Die Aufbewahrungsfristen sind im Handelsgesetzbuch (§§ 238, 257, 261 HGB) und in der Abgabenordnung (§ 147) geregelt.
Aufbewahrungsfristen können sich verlängern
Die Aufbewahrungsfrist kann sich durch die Festsetzungsfrist eines Steuerbescheids verlängern. Haben Sie beispielsweise die Steuererklärung für 2004 erst im Jahr 2007 eingereicht und einen vorläufigen Steuerbescheid bekommen, wird dieser erst mit Ablauf des Jahres 2011 endgültig. Bis zum 31.12.2011 sollten Sie also auch die sechs Jahre alten Unterlagen aus dem Jahr 2004 noch aufheben, da bis zu diesem Zeitpunkt noch eine Bescheidsänderung, etwa nach einer Steuerprüfung, möglich ist.
Bis zum rechtskräftigen Abschluss über die Aufbewahrungsfristen hinaus sollten Sie Bücher und sonstige Unterlagen bei einem dieser Punkte:
- begonnene Außenprüfung
- anhängige bußgeldrechtliche oder steuerstrafliche Ermittlungen
- schwebendes oder auf Grund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren
- zur Begründung eigener Anträge.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten nicht für alle Unterlagen
Nach persönlichem Ermessen oder firmeninternen Aufbewahrungsfristen können Sie sich bei diesen Unterlagen richten, denn für sie gibt es keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen:
- unverbindliche Kundenanfragen ohne konkreten Auftragserfolg
- Korrespondenz fachlicher Art
- Angebote, die keinen Auftrag zur Folge hatten
- Anwesenheitslisten, die nicht für die Lohnbuchhaltung relevant sind
- Halbjahresbilanzen
- interne Kontroll- und Verrechnungsbelege
- Finanzpläne, Vorschauen und rein statistische Berichte
- Kalkulationen, die nicht steuerlich relevant sind
- Kassenkontrollstreifen, die nicht steuerlich relevant sind
- Preislisten (sofern es keine Buchungsunterlagen sind)