Bereits das dritte Mal in zwei Tagen haben Sie das Anschreiben zur Hand genommen, Achseln gezuckt und (irgendwohin) weggelegt nach dem Prinzip "irgendwannmal“?
Das Sofort-Prinzip kann hierbei Abhilfe schaffen. Schauen Sie es sich an und picken Sie sich Ihre Highlights zur eigenen Anwendung raus. Oder: Übernehmen Sie am besten gleich das ganze System des Sofort-Prinzips, es ist kinderleicht.
Arbeitsorganisation 2: Sofort delegieren
Aufgaben erledigen ist gut, delegieren ist besser, sofort delegieren ist die Königsdisziplin, um Aufgaben elegant abzuarbeiten. Überprüfen Sie bei jeder Unterlage, die auf Ihrem Schreibtisch landet, anhand der folgenden Fragen, ob Sie delegieren können:
- Ist jemand anderes zuständig?
- Muss ich das wirklich selbst erledigen?
- Ist jemand anderes besser geeignet?
- Wer muss was wissen und welche Kompetenzen erhalten, um wirklich zuverlässig die Aufgabe zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen?
Je klarer und eindeutiger Sie Ihren Arbeitsauftrag delegieren, desto weniger Missverständnisse und Rückfragen entstehen. Größte Falle beim Delegieren: Ihr Gegenüber ist vielleicht besser im Rück-Delegieren als Sie im Abwehren. Wenn Sie Ihre Aufgabe "irgendwie" "dann doch" selbst erledigen ("wenn man nicht alles selber macht …"), sollten Sie das Delegieren noch ein wenig "üben".
Ansonsten hilft das Prinzip "sofort delegieren" dabei, sich auf die wesentlichen Aufgaben zu konzentrieren.
Arbeitsorganisation 3: Sofort erledigen
Alles, was Sie sofort erledigen können, brauchen Sie nicht einplanen und in Ihren Vorgängen einzuordnen. Doch was eignet sich zum Sofort-Prinzip erledigen besonders gut?
- Alle kleinen, recht schnell und unkompliziert zu erledigenden Aufgaben.
- Alles, was nicht länger als fünf Minuten dauert, sollten Sie sofort erledigen.
Dazu gehört beispielsweise die Mail gleich an jemanden weiter zu leiten mit einem kurzen Vermerk. Oder gleich einen Termin heraussuchen und telefonisch durchgeben. Oder auf einem Schreiben einen handschriftlichen Vermerk machen mit der Überschrift "Blitz-Antwort" und schon sind Dinge auf den Weg gebracht. Das sofort Erledigen hat den Vorteil, dass Sie diese Vorgänge gleich wieder aus dem Kopf entlassen können. Manchmal ist dies sinnvoller, als solche Aufgaben in Ihrer to-do-Liste zu verwalten. Sparen Sie also Zeit durch das Prinzip "sofort erledigen".
Arbeitsorganisation 4: Sofort planen
Wenn ein Vorgang durch die drei erstgenannten Strategien nicht erledigt wurde, sollten Sie die Erledigung einplanen. Dazu stellen Sie sich zu Beginn die wichtigsten Fragen:
- Muss ich es heute erledigen
- oder später?
Bei der Antwort "heute" machen Sie einen Abgleich mit Ihren geplanten Aufgaben des Tages und weisen dem Vorgang den passenden Platz zu. Beispielsweise nach der Erledigung der drei wichtigsten Aufgaben, planen Sie diese Aufgabe in Ihrer Arbeitsorganisation jetzt auf Platz vier ein. Wenn die Aufgabe für "später" ist, terminieren Sie den Vorgang entsprechend. Beispielsweise in Ihrer Aufgabenliste, Postkorb, Wiedervorlagemappe, oder wie Sie organisiert sind, dass zu erledigende Unterlagen
- nicht verloren gehen,
- nicht übersehen werden und
- pünktlich begonnen und abgeschlossen werden, ohne dass
- das Papier bis dahin an irgendeiner Stelle oder in irgendeinem nicht weiter definierten Stapel sein Dasein fristet.
Wenn Sie optimal organisiert sind in Ihrer Arbeitsorganisation, vermerken Sie
- den Termin des Vorgangs und wissen
- sofort, wo er "zwischengelagert" wird, weil dort sein Platz ist
- und er taucht automatisch aus Ihrem System pünktlich zur Bearbeitung auf Ihrem Schreibtisch auf.
Das, was Sie nur machen müssen, ist das Sofort-Prinzip "planen" anzuwenden. Dazu treffen Sie die Entscheidungen, welche Priorität und welchen Termin eine Aufgabe von Ihnen erhält.
Jetzt sind Sie dran – Arbeitsorganisation mit dem Sofort-Prinzip
Überprüfen Sie für sich die vorgestellten Strategien. Wo arbeiten Sie bereits nach dem Sofort-Prinzip? Behalten Sie dieses Vorgehen bei. Suchen Sie sich jetzt nur noch die Punkte heraus, mit denen Sie sich in Ihrer Büroorganisation verbessern können und setzen Sie konsequent um.