Arbeit im Doppelsekretariat: Beispiel
An folgender Situation ist zu erklären, warum die oben genannten Punkte entscheidend für die Arbeit auf "friedlicher" Basis sind:
Claudia Müller, Assistentin der Geschäftsleitung eines mittelständigen Maschinenbauunternehmens, wählt die Nummer der Vertriebsabteilung Ihrer Firma und erkundigt sich nach der vor einigen Tagen angeforderten Kundenliste. Sie erhält hier die Auskunft der Vertriebsassistentin, dass diese Informationen Ihre Kollegin bereits vorliegen hat. Frau Müller teilt sich seit vier Monaten diese Stelle im Doppelsekretariat und merkt, wie schwierig diese Arbeit sein kann.
Diese oder ähnliche Begebenheiten sind kein Zufall. Meist fehlen in Doppelsekretariaten notwendige Informationen, die einen reibungslosen Ablauf ermöglichen. Das ganze kostet nicht nur wertvolle Zeit, sondern hinterlässt bei Kollegen und Kunden auch einen schlechten Eindruck. Besonders heikel wird es, wenn der Chef keine befriedigende Auskunft erhält, weil seine MitarbeiterInnen den Vorgang noch nicht einmal kennen. Damit es nicht soweit kommt, sollten Sie mit Ihrer Kollegin klare Regeln vereinbaren.
Vereinbaren Sie bei der Arbeit klare Spielregeln!
- Treffen Sie frühzeitig Vereinbarungen für eine stress- und reibungsfreie Zusammenarbeit und achten Sie auch auf die Bedürfnisse Ihrer Kollegin.
- Nehmen Sie sich hierfür die erforderliche Zeit.
- Am besten ziehen Sie sich zu zweit in ein Besprechungszimmer zurück.
- Notieren Sie, mit der in einem meiner anderen Artikeln beschriebenen Brainstorming-Methode, stichpunktartig die Themen, die Sie für wichtig erachten und über die Sie diskutieren möchten:
- Urlaub in den Ferien
- Uhrzeiten für Pausen
- Ablagesysteme
- und so weiter
Nach der Sammlung gehen Sie einen Schritt weiter: Sie stellen Ihr Anliegen vor, erklären die Situation und äußern Ihre Meinung. Ein Beispiel: "Montags habe ich immer um 17.30 Uhr Sport. Daher wäre es toll, wenn ich meine Mittagspause verkürzen und früher gehen kann. Wie können wir das am besten arrangieren?". Wichtig dabei ist, dass Sie gemeinsam Lösungen erarbeiten, wie es zukünftig laufen soll. In manchen Situationen müssen auch Kompromisse gemacht werden.
Wer ist für welche Aufgaben bei der Arbeit im Doppelsekretariat verantwortlich?
Eine richtige Aufteilung der Arbeiten wird nicht immer möglich sein. Gerade dann, wenn beide MitarbeiterInnen unterschiedliche Arbeitszeiten haben. Sie sollten aber trotzdem eine grobe Aufteilung nach Abteilungen, Projekten und persönlichen Vorlieben geben.
Bessere Kommunikation und Informationsaustausch helfen bei der Arbeit!
Ein lückenloser Informationsfluss ist ein wichtiger Faktor für eine gute Zusammenarbeit. Neben spontanen Gesprächen während des Tages, macht es Sinn, einmal die Woche ein Jour Fix für maximal eine halbe Stunde einzubauen. Kurze, stichwortartige Notizen erleichtern ebenfalls die Arbeit bei gemeinsamen Projekten.
Arbeit und kein Ende?
Muss Ihre Kollegin heute um 12 Uhr das Büro verlassen, weil der Kindergarten nachmittags geschlossen hat und der kleine Sohn keine Betreuung bekommt, dann reden Sie Ihr kein schlechtes Gewissen ein. Wünschen Sie Ihr lieber viel Spaß mit Ihrem Sohn. Auch wenn im Büro gerade alle Hände gebraucht werden.
Und denken Sie bei der Arbeit daran…
Jeder Mitarbeiter hat andere Vorgehensweisen und Arbeitsmethoden, die über Jahre gewachsen sind. Respekt und Dialog sind der Schlüssel zum Erfolg!