Ablagesystem: Wie gut ist Ihre Ablage?

Ist Ihr Ablagesystem den Anforderungen gewachsen? Haben Sie schnellen und übersichtlichen Zugriff auf die Dokumente, die Sie brauchen? Ob Ihr Ablagesystem optimal eingerichtet ist, können Sie anhand dieser Punkte schnell und einfach überprüfen.

1. Art des Ablagesystems
Was für ein Ablagesystem verwenden Sie? Bewahren Sie Dokumente nach ihrer Funktion stehend, hängend oder liegend auf? Und nach der Zugriffshäufigkeit lose oder geheftet?
Beispiel: Aktuelle Arbeitsunterlagen werden in einer Loseblatt-Ablage direkt am Schreibtisch aufbewahrt, beispielsweise in einem Hängeregisterschrank in Registermappen. Dokumente, die chronologisch sortiert werden müssen, zum Nachschlagen benötigt werden oder direkt nach der Bearbeitung archiviert werden, bewahren Sie geheftet auf, z.B. in Ordnern.

Wie ist in Ihrem Ablagesystem das Verhältnis zwischen Platzbedarf und Kapazität in den Ordnern? Leiden Sie ständig unter Platzmangel, dem sich auch mit Aussortieren und Verlagern von Dokumenten nicht beikommen lässt?
Beispiel: Verwenden Sie ein Loseblatt-Ablagesystem, bei dem einfache gefalzte Aktenmappen in Boxen eingestellt werden. Dadurch entfallen Laufschienen und Haken (wie bei üblichen Hängeregistermappen) und Sie können etwa die doppelte Menge an Mappen unterbringen. Die Boxen können auf dem Schreibtisch oder in Registerschränken untergebracht werden.

2. Ablagesystem und Ordnungsstruktur
Bietet Ihr Ablagesystem eine ausreichende Differenzierung bei der Strukturierung Ihrer Dokumente?
Beispiel: Sortieren Sie das Schriftgut nach Datum oder Ordnungsnummer? Oder müssen Sie fein untergliedern? Hilft Ihnen eine optische Trennung von Themen oder Dokumentengruppen, vielleicht durch verschiedene Farben?

3. Mobilität des Ablagesystems
Besteht Bedarf, mobile Module zu bilden? Wenn ja, wie kompliziert ist es?
Beispiel: Können Sie Dokumente ohne großes Vor- und Zurückheften für Geschäftsreisen und Besprechungen mobil machen? Schafft das Ablagesystem den Wechsel von der Einzel- zur Team-Registratur?

4. Ablagesystem. Aktenfluss und Archivierung
Spielt die Archivierung an Ihrem Arbeitsplatz eine Rolle? Unterscheiden Sie zwischen verschiedenen Aktualitätsstufen? Zum Beispiel:
A = Arbeitsunterlagen: täglicher Zugriff, Aufbewahrung am Schreibtisch
B = Nachschlageunterlagen: Zugriff monatlich, Aufbewahrung im Büro
C = Archivunterlagen: Zugriff jährlich, Aufbewahrung außerhalb des Büros
Bietet Ihr Ablagesystem die Möglichkeit, schnell zwischen den Aktualitätsstufen zu wechseln?
Beispiel: Können Sie die entsprechenden Mappen / Ordner mir den Arbeitsunterlagen nach Projektabschluss direkt ins Archiv gestellt werden? Falls nicht: Werden für Ihr Ablagesystem spezielle Archivierungsbehältnisse angeboten, und wie viel Aufwand kostet das neue Ordnen?