Büroorganisation

Ablage machen – mit diesen 2 Schritten gelingt es

Ablage machen – mit diesen 2 Schritten gelingt es
geschrieben von Wera Nägler

Ablage ist für die meisten Menschen ein Gräuel. Erst denkt man hundertmal „ich müsste meine Ablage machen“, weil man ständig auf der Suche ist. Dann ist man gefühlte 1000 Stunden mit Abheften beschäftigt. Wie es besser gehen kann, lesen Sie hier.

Kennen Sie das? Eine Aufgabe ist beendet und die dazugehörenden Unterlagen halten Sie etwas unentschlossen in der Hand. Bislang haben Sie solche Unterlagen sofort abgelegt. Eine Kollegin gab ihnen allerdings den Hinweis, dass dies Zeitverschwendung sei. Besser sei es, die Ablage irgendwo zu sammeln und abzuheften, wenn Sie mal Zeit haben.

Jetzt sind sie etwas unsicher, wie das beste Vorgehen in Sachen Ablage ist. Einen einzigen Weg, die Ablage korrekt zu erledigen gibt es nicht. Jedes System hat Vor- und Nachteile. Die beiden grundsätzlichen Systeme sind: sofort ablegen oder die Ablage sammeln.

Ablage? – „Ich mach‘ es gleich“

Wenn Sie zu dem Typ gehören „ich mache es gleich“, haben Sie Ihre Ablage immer schnell vom Schreibtisch in die Ordner verstaut. Zwei Argumente sprechen gegen dieses Vorgehen:

  • Wenn Sie dieses Dokument zu früh abgelegt haben, weil es im Laufe des Tages doch noch gebraucht wird, müssen Sie es erst umständlich wieder aus dem Ordner rausholen. Das braucht Zeit.
  • Als zweites gibt es im Zeitmanagement die Empfehlung, am Block zu arbeiten. Das heißt, gleichartige Tätigkeiten, wie beispielsweise Ablage, an einem Stück zu erledigen. Durch die gleiche und gleichförmige Tätigkeit sparen Sie Zeit.

„Die Ablage erst mal auf die Seite legen“

Dann gibt es noch den Typ, der abzulegen Unterlagen erst einmal auf die Seite legt. In einem Stapel oder in einem Ablagekorb werden abzuheftende Unterlagen aufbewahrt. Wenn es Zeit ist, möchte dieser Typ die gesamte Ablage erledigen. Hauptproblem: „Zeit dafür“ ist nie.

So wächst der Stapel jeden Tag ein bisschen mehr. Es wird immer unübersichtlicher und die Suche nach Ablagerung gestaltet sich sehr zeitaufwendig. Zudem hat man immer weniger Lust, die „blöde Ablage“ schon wieder zu machen.

Bildnachweis: roxcon / stock.adobe.com

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Wera Nägler