Auch wenn Papierpost und zunehmender E-Mail-Verkehr die Bedeutung vom Faxversand erheblich reduziert haben, sind Faxe aus der Büroorganisation nicht mehr – oder auch immer noch nicht – wegzudenken. Doch eventuell lässt sich durch eine entsprechende Fax-Software Ihre Büroorganisation optimieren.
Vorteile von Fax-Software
Dateien können mittels der Fax-Software bequem mit dem PC versendet werden. Es gibt kein Verlassen des Arbeitsplatzes, keine Verzögerung im Versand und Empfang. Zudem gibt es weniger Störungen – denn oft leidet die Mitarbeiterin, in deren Büro das Fax steht, doch erheblich durch die Unterbrechungen und zusätzlichen Aufgaben. Das fällt weg, wenn an jedem Arbeits-PC eine Fax-Software installiert ist.
Ein weiterer Vorteil ist, dass oft gebrauchte Faxnummern zentral eingegeben werden können. Per Computer-Log lässt sich sofort überprüfen, ob das Fax ordnungsgemäß versandt wurde oder ob es eine Fehlermeldung gibt.
Wann ist ein normales Faxgerät sinnvoll?
Trotz aller genannten Vorzüge hat das herkömmliche Faxgerät nicht ausgedient. Denn früher oder später wird ein Dokument eben nur in Papierform vorliegen, beispielsweise ein amtliches Formular, ein zu verwendender Vordruck oder handschriftliche Skizzen. Wenn Sie also Faxversand haben von Dokumenten, die nicht als Datei auf dem PC zur Verfügung steht, kann es sinnvoll sein, zusätzlich ein normales Faxgerät zu behalten.
Alternativ könnten Sie natürlich auch das entsprechende Dokument einscannen. Dies setzt aber voraus, dass Sie einen Scanner haben. Und es produziert einen zusätzlichen Arbeitsschritt und damit Arbeitszeit. Hierbei kann das normale Fax tatsächlich mit den drei Arbeitsschritten 1. Papier einlegen, 2. Nummer tippen, 3. Start drücken tatsächlich komfortabler sein. Sie sollten also abwägen, welche Lösung für Ihre Büroorganisation die beste ist.
Wenn Sie doch mit dem Scanner "liebäugeln"
Wenn Sie bereits einen Scanner besitzen und gern auf ein herkömmliches Faxgerät verzichten möchten, gibt es auch hierfür eine komfortable Lösung für Ihr Büro. Es gibt Software (beispielsweise LAB1.DE-Utility Scannerfax-Pro), die als anwenderfreundliche Verbindung zwischen Scanner und Fax-Software ansetzt.
Mittels der Software werden zunächst alle Seiten eingelesen, um sie dann als Paket an das Faxmodul unter Windows weiterzugeben. Der Anwender muss lediglich noch die Empfängerdaten angeben, fertig.
Zuletzt ein Tipp zur Fax-Software
Stöbern Sie doch einfach mal Ihre Software durch. Häufig haben Sie eine Fax-Software bereits auf dem Computer ohne es zu wissen, beispielsweise bei der Software zu einer ISDN-Karte. Ansonsten gibt es auch kostenfreie Fax-Software. Entscheiden Sie sich für die Lösung, die zu Ihrer Büroorganisation passt – weiterhin viel Spaß beim Faxen.