Kennen Sie das? Sie nehmen eine Unterlage zur Hand, sind unentschlossen, wie und wann Sie die Anfrage beantworten und legen sie wieder zur Seite. Oder eine Telefonnotiz informiert Sie darüber, dass ein Kunde während Ihrer Abwesenheit angerufen hat und um Rückruf bittet. „Jetzt nicht“, denken Sie und legen den Zettel an die Seite. Auf den wachsenden Stapel „mache-ich-später“, vielleicht heißt Ihr Stapel auch „weiß-noch-nicht“.
Goldene Regel der Arbeitsorganisation
Mit der Post, interner Post, Mail, Fax, Telefon, mündliche Ansagen, Zettelchen von Kolleginnen und Kollegen oder Vorgesetzten kommen eigentlich den ganzen Tag über Aufgaben auf Sie zu. Haben Sie sich schon einmal dabei ertappt, dass Sie die Unterlagen, die mit diesen Aufgaben verbunden sind, mehrfach anfassen? Was die Arbeitsorganisation betrifft, sollten Sie versuchen, der goldenen Regel zu folgen: Jeden Vorgang möglichst nur einmal an die Hand nehmen bzw. so wenig wie möglich.
Gut umsetzen lässt sich diese Vorgabe, wenn Sie sich an den folgenden Strategien orientieren:
- Kann ich das sofort entsorgen?
= konsequent wegwerfen - Kann ich das sofort delegieren?
= kompetent delegieren - Kann ich das sofort erledigen?
= in 5 Minuten vom Tisch - Kann ich das sofort planen?
= entscheiden, priorisieren, terminieren und dann erledigen
Arbeitsorganisation 1: Sofort entsorgen
Handelt es sich bei dem Posteingang erkennbar um Werbesendungen, dann weg damit! Am allerbesten, Sie öffnen die Briefumschläge gar nicht erst, sondern übergeben sie sofort dem „Kollegen Papierkorb“. Überflüssige Infos und vergilbte Notizen sind sofort zu entsorgen. Machen Sie sich klar:
- Ihr Lieblings-Verbündeter ist Ihr Papierkorb.
- Er freut sich über jede Gabe, die Sie ihm schwungvoll und konsequent überlassen.
- Tun Sie es!
Kultivieren Sie die Strategie „sofort entsorgen“, seien Sie ehrgeizig und bringen Sie es zur Meisterschaft!