- Halten Sie die Teilnehmerzahl so klein wie möglich: je weniger, desto effizienter. Laden Sie nur die ein, die auch mit dem Projekt zu tun haben.
- Verteilen Sie die Agenda rechtzeitig vor dem Meeting. Formulieren Sie ein klares Besprechungsziel. So kann sich jeder Teilnehmer vorbereiten.
- Nehmen Sie keine Rücksicht auf Zuspätkommer. Harte Tour: Trödler werden nicht mehr reingelassen. Sanftere Tour: Sie erhalten eine sarkastische Begrüßung und keine Spezialzusammenfassung des bisher Besprochenen.
- Sprechen Sie ein Handyverbot aus.
- Bestehen Sie auf eine Vorbereitung. Stellen Sie fest, dass ein Teilnehmer im Meeting nicht auf dem neuesten Stand ist, sprechen Sie das an. Wenn nicht alle vorbereitet sind, ist ein Meeting kostenintensive Zeitverschwendung.
- Ordnen Sie jedem Tagesordnungspunkt einen Zeitrahmen zu, den Sie nicht überschreiten. Schaffen Sie es nicht in der Zeit, beenden Sie das Thema, erfassen das Zwischenergebnis und behandeln den Punkt im nächsten Meeting.
- Halten Sie die Teilnehmerzahl so klein wie möglich: je weniger, desto effizienter. Laden Sie nur die ein, die auch mit dem Projekt zu tun haben.
- Verteilen Sie die Agenda rechtzeitig vor dem Meeting. Formulieren Sie ein klares Besprechungsziel. So kann sich jeder Teilnehmer vorbereiten.
- Nehmen Sie keine Rücksicht auf Zuspätkommer. Harte Tour: Trödler werden nicht mehr reingelassen. Sanftere Tour: Sie erhalten eine sarkastische Begrüßung und keine Spezialzusammenfassung des bisher Besprochenen.
- Sprechen Sie ein Handyverbot aus.
- Bestehen Sie auf eine Vorbereitung. Stellen Sie fest, dass ein Teilnehmer im Meeting nicht auf dem neuesten Stand ist, sprechen Sie das an. Wenn nicht alle vorbereitet sind, ist ein Meeting kostenintensive Zeitverschwendung.
- Ordnen Sie jedem Tagesordnungspunkt einen Zeitrahmen zu, den Sie nicht überschreiten. Schaffen Sie es nicht in der Zeit, beenden Sie das Thema, erfassen das Zwischenergebnis und behandeln den Punkt im nächsten Meeting.
Der Erfolg einer Besprechung hängt auch von der perfekten Organisation des Meetings im Vorfeld ab. Hier einige Punkte, die Sie bei der Besprechungsorganisation unbedingt beachten sollten: