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Sparen Sie Zeit und formatieren Sie Texte mit Formatvorlagen

Sparen Sie Zeit und formatieren Sie Texte mit Formatvorlagen
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geschrieben von Burkhard Strack

Wenn Sie Microsoft Word starten, schreiben Sie in einem vorgegebenen Format los. Schriftart und Größe sind dabei unter anderem vorgegeben. Später lassen sich Texte dann beliebig umformatieren. Das macht Inhalte übersichtlicher und strukturiert. Wie Sie auch aufwendige, stetig wiederkehrende Formatierungen per Mausklick anwenden, zeige ich Ihnen in diesem Beitrag.

Wenn Sie längere Texte mit Word verfassen, sind diese für den Leser leichter zu erfassen, wenn eine grundlegend einheitliche Formatierung angewandt wird. Überschriften sollten sich dabei beispielsweise vom Lauftext unterscheiden, um nur ein offensichtliches Merkmal für eine Formatierung zu nennen.

Möchten Sie eine komplexe Formatierung, wie Schriftart, Schriftgröße, Fettung und Kursivstellung anwenden, kommt beim Formatieren von Texten eine Menge Mausklickerei auf Sie zu. Wesentlich einfacher erledigen Sie diese Aufgabe, wenn Sie eine Formatvorlage anlegen.

Definieren Sie unter Word in drei Schritten eine neue Formatvorlage

Ähnlich, wie ein Textbaustein einen Text beinhaltet, enthält eine Formatvorlage eine oder einen Satz von Formatierungen, die Sie so schnell auf eine Textpassage anwenden können.

  1. Um eine neue Formatvorlage zu erstellten, formatieren Sie einen beliebigen Text im entsprechenden Format. Achten Sie darauf, dass der Cursor in dem Absatz steht, dessen Format Sie in die Formatvorlage übernehmen möchten.
  2. Unter dem Register „Start“ klicken Sie jetzt im Bereich „Formatvorlagen“ unten rechts auf den kleinen nach unten weisenden Pfeil. Wählen Sie am Ende der Liste mit den bestehenden Formatvorlagen das Symbol ganz links („Neue Formatvorlage“) aus.
  3. Vergeben Sie jetzt unter „Name“ einen aussagekräftigen Namen für Ihre neue Formatvorlage. Tippen Sie dann auf „OK“, um die Vorlage zu speichern.
  4. Möchten Sie die Formatvorlage später anwenden, setzen Sie den Cursor einfach in den Absatz, der entsprechend formatiert werden soll. Klicken Sie die Formatvorlage dann unter „Start“ im Bereich „Formatvorlagen“ mit der Maus an. Ist die Formatvorlage nicht zu sehen, klicken Sie am rechten Rand des Fensters auf den nach unten weisenden Pfeil.

So starten Sie Word immer mit einer vorgegebenen Schrift

Starten Sie Word auf ihrem Rechner, sind Schriftart und Zeichengröße für den Text bereits vorgegeben. Natürlich können Sie die Einstellungen über die Symbolleiste problemlos ändern. Sind Sie aber generell nicht mit den Vorgaben zufrieden, empfehle ich Ihnen, die Voreinstellungen von Word zu ändern.

  1. Achten Sie darauf, dass das Register „Start“ aktiviert ist. Klicken Sie hier im Bereich „Schriftart“ unten rechts auf den kleinen nach unten weisenden Pfeil.
  2. Wählen Sie im folgenden Dialogfenster Schriftart und -größe so aus, wie es Ihren Vorstellungen entspricht.
  3. Klicken Sie abschließend auf „Als Standard festlegen“, um die Einstellungen festzulegen.
  4. Wählen Sie nun „Alle Dokumente basierend auf der Vorlage Normal.dotm“ aus. Zukünftig wird Word immer mit den von Ihnen gerade festgelegten Einstellungen gestartet.

Mein Tipp: Probieren Sie dieselbe Einstellung im Bereich „Absatz“ aus. Hier bestimmen Sie unter anderem wichtige Einstellungen, wie den vorgegebenen Zeilenabstand oder die Textausrichtung.

Bildnachweis: © gstockstudio/123rf.com

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Burkhard Strack

Burkhard Strack ist Fachjournalist (DFJV-Mitglied) in den Ressorts Gesundheit, Finanzen und Marketing, Werbeprofi (Google AdWords Premium Partner) und Inhaber des Beraterportals experto.de.