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PowerPoint: So bearbeiten Sie Präsentationen mit mehreren Personen

PowerPoint: So bearbeiten Sie Präsentationen mit mehreren Personen
Detlef Meyer
geschrieben von Detlef Meyer

Microsoft setzt mit der aktuellen Version des Office-Paketes auf Teamwork. In der Praxis heißt das, dass Sie Dokumente nicht nur allein vor dem Bildschirm bearbeiten können. Wird die Expertise von externen Mitarbeitern benötigt, lassen sich beispielsweise PowerPoint-Präsentationen im Team bearbeiten. Wer Ihnen dabei zuarbeiten darf, entscheiden Sie ganz gezielt. Wie das geht, zeige ich Ihnen hier.

Es gibt eine ganze Reihe von Gründen, PowerPoint-Präsentationen mit mehreren Personen zu bearbeiten. Der naheliegendste ist, dass Personen, die Ihnen zuarbeiten, an jedem Ort der Welt sitzen können. Lediglich ein Internetanschluss ist erforderlich, damit Präsentationen eingesehen oder auch aktiv verändert werden können. Benötigen Sie also einen externen Profi, um Ihre Präsentation aufzupeppen oder das Fachwissen eines Kollegen, der vielleicht gerade im Home-Office sitzt oder auf einer Geschäftsreise Zugriff auf seinen Rechner hat, geben Sie Ihre Präsentation einfach frei. Microsoft Office macht Ihnen das besonders leicht.

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So geben Sie eine PowerPoint-Präsentation für Dritte frei

  1. Öffnen oder erstellen Sie eine beliebige Präsentation unter PowerPoint.
  2. Um das Dokument für Dritte freizugeben, klicken Sie oben rechts in der Titelleiste auf den Eintrag „Freigeben“.
  3. Geben Sie jetzt unter „Person einladen“ den Namen des Kollegen an, der Zugriff auf Ihre Präsentation bekommen soll. Ist der Name in Ihren Windows-Kontakten gespeichert, können Sie ihn als Klarnamen, also etwa „Max Mustermann“ eingeben. Andernfalls geben Sie an dieser Stelle die E-Mail-Adresse des externen Mitarbeiters ein.
  4. Legen Sie nun im darunterliegenden Auswahlfeld fest, ob der externe Zuarbeiter Ihre PowerPoint-Präsentation nur öffnen (Kann anzeigen) oder auch bearbeiten (Kann bearbeiten) darf.
  5. Erstellen Sie bei Bedarf im dafür vorgesehen Texteingabefeld eine kurze erklärende Nachricht, wie Sie diese auch in einer E-Mail formulieren würden.
  6. Damit die Arbeit im Team ermöglicht wird, ist es erforderlich, dass Sie das Dokument nicht nur auf Ihrer lokalen Festplatte speichern. Entscheiden Sie sich, je nach vorhandenem Speicher wahlweise für die Speicherung der Datei unter Dropbox oder OneDrive.
  7. Geben Sie dem Dokument dann einen Namen, bevor Sie es freigeben. Klicken Sie dann auf „Ok“, um die Speicherung in der Datencloud vorzunehmen.

So öffnet der Empfänger eine freigegebene PowerPoint-Präsentation

  1. Die durch die Freigabe Ihres Dokumentes zur Mitarbeit eingeladene Person erhält eine E-Mail-Benachrichtigung in der auf das Dokument verwiesen wird.
  2. Um die PowerPoint-Präsentation zu öffnen, klickt der Empfänger einfach auf den in der E-Mail enthaltenen Link. Vorgenommene Änderungen werden an alle Mitglieder, die zur Mitarbeit an der Präsentation eingeladen wurden, weitergegeben.

Bildnachweis: ldprod / Adobe Stock

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Detlef Meyer

Detlef Meyer

Nach mehreren Jahren in der Projektleitung bei namhaften Verlagen machte sich Detlef Meyer 1997 mit seinem Redaktionsbüro selbständig. Bei seiner Arbeit hat er sich auf die Themengebiete Computer, Smartphones, Tablet-PCs sowie Smart Home und Unterhaltungselektronik spezialisiert. Außerdem berät er verschiedene Unternehmen in PR-Angelegenheiten. In den vergangenen Jahren hat Detlef Meyer für führende deutsche Verlage zahlreiche Fachartikel, Booklets zu PC-Programmen und komplette Sonderhefte als Generalautor erstellt. Ausrichtung war es jeweils, dem Nutzer auch komplexe Sachverhalte verständlich zu erklären.