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So nutzen Sie Vorlagen, um mit Outlook deutlich effizienter zu mailen

So nutzen Sie Vorlagen, um mit Outlook deutlich effizienter zu mailen
Detlef Meyer
geschrieben von Detlef Meyer

Viele E-Mails haben denselben Inhalt in Betreffzeile und E-Mail-Text. Da nervt es schon, dass alle statischen Bestandteile der E-Mail bei jedem Verfassen neu eingegeben werden müssen. Wenig bekannt ist, dass Sie auch Vorlagen für E-Mail erstellen und später neu abrufen können. Wie Sie auf diese Weise unnötige Tipparbeiten einsparen, zeige ich Ihnen in diesem Beitrag.

Häufig kommt es vor, dass E-Mails mit dem gleichen oder einem sehr ähnlichen Inhalt regelmäßig geschrieben werden. Wenn Sie Microsoft Outlook zur Erledigung Ihrer elektronischen Post verwenden, können Sie solche Texte mit einer etwas versteckten Funktion als Vorlage speichern. Ein erneutes Tippen ersparen Sie sich auf diese Weise.

So erstellen Sie im Handumdrehen eine E-Mail-Vorlage für Microsoft Outlook

  1. Öffnen Sie Microsoft Outlook und klicken Sie oben links auf „Neue E-Mail“. Mein Tipp. Verwenden Sie alternativ die Tastenkombination „Strg“ + „n“, um dasselbe Ziel zu erreichen.
  2. Füllen Sie nun wie gewohnt alle Felder aus. Erstellen Sie also einen Betreff und verfassen Sie den E-Mail-Text. Möchten Sie Ihrer Vorlage Dateien als Anhang hinzufügen, ist auch das möglich. Wichtig: Tragen Sie in der E-Mail-Vorlage keinen Empfänger ein und klicken Sie nicht auf „Senden“, um die E-Mail auf den Weg zu bringen.
  3. Öffnen Sie das Menü „Datei“ per Mausklick und entscheiden Sie sich für das Kommando „Speichern unter“.
  4. Wählen Sie nun unter „Dateityp“ den Eintrag „Office-Vorlage (*.oft)“ aus. Vergeben Sie dann unter „Dateiname“ einen aussagekräftigen Namen für die E-Mail-Vorlage, wie etwa „Bewerbung“.
  5. Wählen Sie dann als Speicherort das Verzeichnis „C:\Users\<Benutzername>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates“ aus. Klicken Sie nun auf „Speichern, um die E-Mail-Vorlage auf der Festplatte Ihres Rechners zu sichern.

So rufen Sie E-Mail-Vorlagen und Outlook per Mausklick wieder auf

Um eine E-Mail zu verfassen, die auf einer zuvor erstellten Vorlage basiert, nutzen Sie nicht das Symbol „Neue E-Mail“ aus der Symbolleiste. Stattdessen gehen Sie wie folgt vor:

  1. Entscheiden Sie sich im Menü von Microsoft Outlook für „Start“. Klicken Sie dann im Bereich „Neu“ auf das Symbol „Neue Elemente“.
  2. Im Aufklappmenü wählen Sie zunächst den Eintrag „Weitere Elemente“ und dann „Formular auswählen“ aus.

Aktivieren Sie nun unter „Suchen in“ den Eintrag „Vorlagen im Dateisystem“. Hier finden Sie die zuvor angelegte(n) E-Mail-Vorlage(n). Klicken Sie die gewünschte Vorlage doppelt an, um Sie als neue E-Mail mit den hinterlegten Inhalten zu öffnen. Ergänzen und/oder verändern Sie die Inhalte nun nach Ihren Wünschen und versenden Sie die E-Mail wie gewohnt aus Outlook heraus.

Bildnachweis: elnariz / Adobe Stock

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Detlef Meyer

Detlef Meyer

Nach mehreren Jahren in der Projektleitung bei namhaften Verlagen machte sich Detlef Meyer 1997 mit seinem Redaktionsbüro selbständig. Bei seiner Arbeit hat er sich auf die Themengebiete Computer, Smartphones, Tablet-PCs sowie Smart Home und Unterhaltungselektronik spezialisiert. Außerdem berät er verschiedene Unternehmen in PR-Angelegenheiten. In den vergangenen Jahren hat Detlef Meyer für führende deutsche Verlage zahlreiche Fachartikel, Booklets zu PC-Programmen und komplette Sonderhefte als Generalautor erstellt. Ausrichtung war es jeweils, dem Nutzer auch komplexe Sachverhalte verständlich zu erklären.