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So können Sie Ihre Aufgaben in Outlook effizient organisieren

So können Sie Ihre Aufgaben in Outlook effizient organisieren
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geschrieben von experto.de

Bei Outlook werden standardmäßig die Prioritäten „Hoch“, „Normal“ und „Niedrig“ angeboten. Für ein effizientes Verwalten ist jedoch die Dringlichkeit wichtig. Das Konzept von Covey kann Ihnen helfen, Ihren Aufgaben die richtige Bedeutung zuzuordnen.

Dringlichkeit und Wichtigkeit

Der amerikanische Produktivitätsexperte Stephen Covey beschreibt dringende Aufgaben als solche, die normalerweise gut sichtbar sind. Sie bedrängen uns geradezu und wollen, dass wir handeln. Häufig führen Sie dazu, dass wir durch Sie bei anderen in der Beliebtheit wachsen. Außerdem sind sie oft leicht zu bewältigen. Der Nachteil dieser Aufgaben: Sie sind oft unwichtig.

Sich nur vom Aspekt der Dringlichkeit leiten zu lassen, der bei der Standard-Sortierung von Outlook nicht berücksichtigt wird, ist also auch keine Lösung. Covey kombiniert in seinem Schema die Faktoren Dringlichkeit und Wichtigkeit.

Priorität A: Was ist wichtig und dringend?

Im normalen Arbeitsablauf sind Aufgaben, die wichtig und dringend sind, so schnell wie möglich zu erledigen. Meist sind es Aufgaben, von denen die Arbeit anderer abhängt. Ihr Chef benötigt Ihre Kalkulation für einen Vortrag oder Sie müssen die Telefonanlage reparieren, weil sonst niemand in der Firma erreicht werden kann.

Priorität B: Was ist längerfristig wichtig?

Bei wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben können Sie damit rechnen, dass sie für Sie auf längere Sicht bedeutend werden. Sie sind deshalb als wichtiger zu betrachten als die C-Aufgaben.

Es besteht im Arbeitsalltag die Gefahr, dass Aufgaben der Kategorie B vernachlässigt werden, weil dringende Aufgaben der Kategorie C vorgezogen werden. Die wichtigen Aufgaben, die nicht drängen, so die Kalkulation, können ja immer noch später erledigt werden.

Auf längere Sicht gesehen ist dies keine gute Herangehensweise. Sie werden so Ihre langfristigen Ziele nicht erreichen können. Die B-Aufgaben verschwinden jedoch naturgemäß nicht, sondern werden irgendwann zu dringenden, wichtigen Aufgaben der Priorität A. Typische Beispiele für diese Aufgaben sind der Jahresbericht, ein Vortrag bei einer Konferenz in ein paar Wochen oder ein längerfristiges Projekt, das erst in einem Jahr Geld einbringen wird.

Bei diesen Aufgaben müssen Sie nicht alles auf einmal erledigen, sondern können auch langsam schrittweise daran arbeiten.

Priorität C: Welche Aufgaben drängen gerade?

Aufgaben mit C-Priorität müssen so schnell wie möglich erledigt werden. Sonst ist es zu spät. Diese Aufgaben können typischerweise gut delegiert werden.

Priorität D: Was müssen Sie nicht machen?

Vermeiden Sie es, sich mit Aufgaben zu befassen, die weder wichtig noch dringend sind. Diese Aufgaben können Sie an jemanden weitergeben, für den sie wichtig sind. Dies kann jemand sein, der mit solchen Dienstleistungen seinen Lebensunterhalt verdient oder ein Berufsanfänger, der noch Erfahrung sammeln muss oder gerade unterbeschäftigt ist.

Prioritäten in Outlook abbilden

Klicken Sie in Outlook 2007 auf "Kategorisieren". Bei Outlook 2010 wählen Sie "Start" und "Kategorisieren" aus. Nun klicken Sie jeweils auf "Alle Kategorien". Sie können nun den Aufgabenfeldern aussagekräftige Bezeichnungen zuweisen, zum Beispiel kann sich "A – wichtig und dringend" anbieten.

Sie wählen anschließend eine Farbe aus. Dann wählen Sie im Dropdown-Menü "Tastenkombination" ein Tastenkürzel aus, um fortan schnell auf Ihre Kategorien zugreifen zu können. Schließen Sie nun mit "OK" und verfahren Sie so bei den anderen Kategorien.

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