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Outlook: So automatisieren Sie Aufgaben ganz einfach mit QuickSteps

Outlook: So automatisieren Sie Aufgaben ganz einfach mit QuickSteps
Detlef Meyer
geschrieben von Detlef Meyer

Auf vielen Windows-Computern ist Microsoft Outlook installiert, um E-Mails zu empfangen, Termine und Kontakte zu verwalten und Aufgaben im Blick zu behalten. Seit Outlook 2010 wurde die nützliche Funktion QuickSteps in Outlook aufgenommen. Wie Sie die Organisation Ihres Outlook-Postfachs mit QuickSteps erleichtern, zeige ich Ihnen in diesem Beitrag.

Manche Aktionen wiederholen sich unter Outlook immer wieder. Ich persönlich erhalte beispielsweise eine ganze Reihe interessanter Newsletter von den unterschiedlichsten Anbietern. Da ich diese nicht immer sofort lesen kann, verschiebe ich diese in einen Ordner mit der Bezeichnung „Newsletter“. Von Hand ist das eine eher lästige Aufgabe. Mit einem QuickStep geht es wesentlich schneller. Und das ist nur eine der zahlreichen Möglichkeiten, die Ihnen die QuickSteps von Outlook anbieten.

Was sind QuickSteps für Outlook?

Microsoft hat die Funktion QuickSteps mit der Version Outlook 2010 eingeführt. Mit QuickSteps fassen Sie eine oder gleich mehrere Aktionen zusammen, die sich dann auf eine E-Mail anwenden lassen. In der Praxis bleibt ihnen so also eine Menge Klickerei bei der Bearbeitung Ihres elektronischen Posteingangs erspart. Ein klassisches Beispiel ist es, eingehende E-Mails in bestimmte Unterordner von Outlook zu verschieben. Mit einem QuickStep erledigen Sie diese Aufgabe bequem mit einem einzigen Mausklick. Auch das Weiterleiten von eingegangenen E-Mails an eine bestimmte Person lässt sich mit QuickSteps vereinfachen.

So legen Sie QuickSteps mit Outlook ganz einfach an

  1. Öffnen Sie Microsoft Outlook und achten Sie darauf, dass der Bereich „E-Mail“ aktiviert ist.
  2. Aktivieren Sie nun auf das Register „Start“. Klicken Sie dann im Bereich „QuickSteps“ mit der Maus unten rechts auf den kleinen Pfeil. Es öffnet sich ein neues Dialogfenster.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“. Es öffnet sich ein Aufklappmenü. Entscheiden Sie sich hier fü einen Befehl, den Sei per QuickStep ausführen möchten. Um eine E-Mail in einen bestimmten Ordner zu verschieben, wäre das beispielsweise das Kommando „In Ordner verschieben“.
  4. Vergeben Sie jetzt unter „Name“ einen aussagekräftigen Namen für den neu anzulegenden QuickStep. Wählen Sie dann den Ordner aus, in den Sie eine markierte E-Mail per QuickStep verschieben möchten. Lassen Sie die Option „Als gelesen markieren“ aktiv, wenn die E-Mail vor dem Verschieben als solches gekennzeichnet werden soll.
  5. Mein Tipp: Klicken Sie zusätzlich auf „Optionen“. Hier können Sie unter anderem eine Tastenkombination für den soeben angelegten QuickStep vergeben. Außerdem haben Sie die Möglichkeit über QuickInfo einen kurzen beschreibenden Text für den QuickStep zu vergeben. Letzteres ist besonders interessant, wenn mehrere Personen an Ihrem Rechner arbeiten, die schnell über neue QuickSteps informiert seien sollen. Klicken Sie auf „Ok“, um den QuickStep zu speichern.

Bildnachweis: undrey/ Adobe Stock

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Detlef Meyer

Detlef Meyer

Nach mehreren Jahren in der Projektleitung bei namhaften Verlagen machte sich Detlef Meyer 1997 mit seinem Redaktionsbüro selbständig. Bei seiner Arbeit hat er sich auf die Themengebiete Computer, Smartphones, Tablet-PCs sowie Smart Home und Unterhaltungselektronik spezialisiert. Außerdem berät er verschiedene Unternehmen in PR-Angelegenheiten. In den vergangenen Jahren hat Detlef Meyer für führende deutsche Verlage zahlreiche Fachartikel, Booklets zu PC-Programmen und komplette Sonderhefte als Generalautor erstellt. Ausrichtung war es jeweils, dem Nutzer auch komplexe Sachverhalte verständlich zu erklären.