Festes Benachrichtigungsfenster einrichten
Diese Einstellung nehmen Sie über "Regeln und Benachrichtigungen" vor. Dazu gehen Sie für Outlook 2003 und 2007 über "Menü", "Extras" und "Regeln und Benachrichtigungen" zur Schaltfläche "Neue Regel…".
In Outlook 2010 gehen Sie zur Schaltfläche "Neue Regel…" über die Registerkarte "Datei". Informationen und der Schaltfläche "Regeln und Benachrichtigungen verwalten".
[adcode categories=“office,outlook“]
Im Regel-Assistenten markieren Sie im Schritt 1 und Abschnitt "Auf dem Laufenden bleiben" "Nachrichten von einer bestimmen Person im Benachrichtigungsfenster für neue Elemente zeigen". Im "2. Schritt: Regelbeschreibung bearbeiten" klicken Sie auf "einer Person/Verteilerliste" und wählen im Adressbuch den Kontakt oder die Kontakte aus, über deren Mail Eingang Sie informiert werden möchten.
Sie können einzelne Kontakte, Verteilerlisten oder die Kontakte des gesamten Adressbuches hinzufügen. Das letztere geschieht indem Sie den ersten und den letzten Kontakt im Auswahlfenster mit gedrückter Umschalttaste markieren und dann mit der Schaltfläche "von >" und "OK" die Kontakte hinzufügen.
Sollten die Kontakte eine Verteilerliste beinhalten, bekommen Sie den Hinweis, dass Sie keine Verteilerliste hinzufügen können, sondern stattdessen die Adressen der einzelnen Mitglieder der Verteilerliste. Die Frage ob Sie diese verwenden möchten beantworten Sie mit "OK".
Danach klicken Sie in den blau unterstrichen "diesen Text", formulieren einen individuellen Benachrichtigungstext und drücken sooft die Schaltfläche "Weiter >" bis Sie beim Dialogfenster mit "Regel fertig stellen" ankommen.
Hier vergeben Sie einen Namen für die Regel und setzen im 2. Schritt überall einen Haken und schließen die nächsten Dialogfenster mit "Fertig stellen", "Übernehmen" und "OK".
Wenn Sie der Regel entsprechende Mails im Posteingang haben, werden Ihnen diese sofort angezeigt. Das Benachrichtigungsfenster bleibt geöffnet bis Sie es selbst schließen und damit den Empfang der Mails sich selbst "bestätigen".
Hinweis: Die Liste der Adressen in der Regel aktualisiert sich nicht automatisch, wenn Sie neue zu Ihren Kontakten hinzufügen. Dies sollten Sie manuell tun – so wie im Artikel beschrieben.
Mit Doppelklick öffnen Sie die Mail im Benachrichtigungsfenster zur weiteren Bearbeitung.
Benachrichtigungsfenster für die Mails bestimmter Kontakte einrichten
Am Einfachsten rufen Sie in Outlook 2003 und 2007 bei geschlossener Mail mit der rechten Maustaste den Menüpunkt "Regel erstellen" auf (Outlook 2010: Menüpunkt "Regel" und "Regel erstellen"). Im geöffneten Fenster setzen Sie jeweils einen Haken bei der bereits angezeigten Emailadresse und bei "Im Fenster ‚Benachrichtigung bei neuen Elementen‘ anzeigen" und schließen mit "OK".
Jetzt hat der Ärger ein Ende! Sie werden mit Sicherheit über ankommende Mails von wichtigen Adressaten mit einem festen Benachrichtigungsfenster informiert.
Zusammenfassung: Sie richten für ankommende Mails in Outlook eine Regel ein und werden darüber mit einem festen Benachrichtigungsfenster informiert.