Office

OneNote als Datei-Dokumentationssytem nutzen

In diesem Artikel finden Sie eine Übersicht, wie sich die eingefügten Dateien bei Anpassung in Bezug auf Inhalt oder Speicherort in OneNote verhalten. Wir stellen Ihnen des Weiteren Entscheidungshilfen vor, ob OneNote sich als Dokumentationssystem eignet.

In OneNote können Sie Dateien einbinden. Wie Sie Dokumente in OneNote einfügen, haben wir Ihnen in Teil 1 vorgestellt. Wir stellen Ihnen in diesem Artikel Optionen vor, wie die Dateien eingefügt werden müssen, so dass Sie Änderungen an der Datei in OneNote direkt sehen.

1. Variante: Einfügen einer Datei

Register Einfügen – Datei anfügen

Option: Datei wird auf dem Rechner/Server verschoben

Ergebnis:
Datei ist als Kopie einfügt.
Datei lässt sich aus OneNote öffnen, obwohl die Datei auf dem PC/Server verschoben wurde.

Option: Datei wird umbenannt.

Ergebnis:
Die Datei ist als Kopie einfügt und öffnet sich im jeweiligen Programm mit dem Dateinamen, den die Datei bei Einfügen hatte (nicht mit dem umbenannten Dateinamen)
Datei lässt sich aus OneNote öffnen.

2. Variante: Einfügen eines Dateiausdrucks

Register Einfügen – Dateiausdruck

Option: Datei wird umbenannt

Ergebnis:
Der Link, den Sie mit dem Dateiausdruck haben, enthält den bisherigen Dateinamen. Er wird nicht mit aktualisiert.

Option: Datei wird verschoben

Ergebnis:
Der Link, den Sie mit dem Dateiausdruck haben, aktualisiert sich nicht, nach dem Verschieben der Datei im Windows Explorer.

Option: Dateiinhalt wird verändert

Ergebnis:
Der Dateiausdruck enthält nicht die Änderungen, die im Dokument verändert wurden, nachdem das Dokument mit einem Doppelklick im Windows Explorer geöffnet wurde.
Der Link, den Sie mit dem Dateiausdruck haben, öffnet die geänderte Datei.

3. Variante; Einfügen der Datei als Link

Register Einfügen – Verknüpfung

Option: Datei wird verschoben

Ergebnis:
Der Link, den Sie mit dem Dateiausdruck haben, aktualisiert sich nicht, nach dem Verschieben der Datei im Windows Explorer.

Option: Datei wird umbenannt

Ergebnis:
Der Link, den Sie mit dem Dateiausdruck haben, enthält den bisherigen Dateinamen. Der Link lässt sich nicht öffnen.

Lösung:
Sie müssten mit dem rechten Mausklick den Link bearbeiten und einen neuen Speicherort auf dem PC/Server eintragen.

4. Variante (Datei vom Explorer per Drag & Drop ziehen)

1. Option:  Verknüpfung zur Originaldatei einfügen (3. Variante)

Ergebnis: siehe oben

2. Option: Kopie der Datei einfügen (= 1. Variante)

Ergebnis: siehe oben

3. Option: Datei als Ausdruck einfügen (= 2. Variante)

Ergebnis: siehe oben

Fazit: Eignet sich OneNote als Datei-Dokumentationssystem?

Die oben verschiedenen dargestellten Varianten machen deutlich, wo die Grenzen von OneNote in Bezug auf die Einsatzmöglichkeiten als Datei-Dokumentationssystem sind.

Eine wirkliche Alternative wäre Sharepoint, allerdings ist Sharepoint ein mächtiges Tool, was man nicht einfach so mal im Vorübergehen installieren und anwenden kann. Sharepoint braucht einige organisatorische und it-technische Vorplanungen.
Wenn Sie nicht mit Sharepoint arbeiten wollen, bieten die "rudimentären Möglichkeiten" von OneNote eine kleine Möglichkeit, Dateien zu verwalten.

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Ann Blücher