So setzen weisen Sie Excel-Tabellenfeldern Auswahllisten zu

So setzen weisen Sie Excel-Tabellenfeldern Auswahllisten zu

Eine einfache Methode, um dem Nutzer Ihrer Tabelle die Eingabe zu erleichtern und gleichzeitig fehlerhafte Daten zu vermeiden, sind Auswahlfelder. Bei der Eingabe wird dabei nicht die Tastatur des Rechners verwendet. Stattdessen wird der eingegeben Wert einfach in einer vorgegebenen Auswahlliste angeklickt. Wie das geht, zeige ich Ihnen in diesem Artikel.

Der Einsatz von Auswahllisten eignet sich immer dann, wenn die für ein Feld erwarteten Eingabewerte aus einem vorgegeben Bereich kommen. Exemplarisch lässt sich das an einem Feld wie „Bundesländer“ erläutern. Hier gibt es klar vorgegebene 16 Eingabemöglichkeiten. Diese können unter Excel zuvor als Liste angelegt und dann für die Eingabe angeboten werden. Ein Vorteil der Methode ist auch, dass Sie Rechtschreibfehler, die bei einer manuellen Eingabe möglichweise vorkommen, mit einem Auswahlfeld von vorn herein vermeiden.

So legen Sie ein Auswahlfeld mit vorgegebenen Werten unter Excel an

  1. Klicken Sie die Zelle in der Tabelle, für die Sie ein Auswahlfeld erstellen möchten mit der Maus an.
  2. Aktivieren Sie nun das Register „Daten“. Im Bereich „Datentools“ klicken Sie nun auf „Datenüberprüfung“. Aus dem Aufklappmenü wählen Sie anschließend das Kommando „Datenüberprüfung“ aus.
  3. Um die Art des Wertes festzulegen, die der Nutzer Ihrer Tabelle in diesem Feld eintragen darf, öffnen Sie das Drop-down-Feld „Zulassen“. Entscheiden Sie sich per Mausklick für den Eintrag „Liste“.
  4. Klicken Sie jetzt in das Texteingabefeld „Quelle“. Geben Sie hier die Werte ein, die Sie dem Nutzer Ihrer Tabelle im Auswahlfeld anbieten möchten. Bitte achten Sie darauf, die einzelnen Einträge mit einem Semikolon (;) zu trennen. Klicken Sie abschließend auf „Ok“, um das Feld mit der Auswahlliste zu versehen.

Erstellen Sie eine Liste aus Tabellenwerten

In vielen Situationen ist es sinnvoll eine Auswahlliste für ein Tabellenfeld nicht statisch zu erstellen, sondern stattdessen Werte aus der Tabelle als Eingabemöglichkeit zu hinterlegen. Gehen Sie dazu wie folgt vor.

  1. Befolgen Sie die vorstehende Schritt-für-Schritt-Anleitung bis Punkt 3.
  2. Anstatt die Auswahlwerte für die Zelle unter „Quelle“ festzulegen, tippen Sie auf den kleinen Pfeil, den Sie rechts vom Feld „Quelle“ finden.
  3. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie den Quellbereich für die Eingabemöglichkeiten festlegen.
  4. Markieren Sie nun die Zellen in der Tabelle, die die Quellwerte für die Eingabe enthalten. Schließen Sie die Eingabe ab, indem Sie die Eingabetaste drücken. Die Werte aus den markierten Zellen werden nun als Quellwerte für die zuvor markierte Zelle hinterlegt.

Bildnachweis: © rawpixel/123rf.com Lizenzfreie Bilder

Veröffentlicht am 17. Februar 2017
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