Als Best Practice kann eine dreigliedrige Grundstruktur gelten, die natürlich auch in Teilen abgewandelt werden kann. Diese drei Teile sind auf der hier gezeigten Grafik leicht erkennbar:
- Rohdatenhaltung bzw. Rohdatenimport
- Die Kennzahlenberechnung und Aufbereitung der Rohdaten für das Reporting
- Die Berichte für den Berichtsempfänger
Die Vorteile dieser dreigliedrigen Struktur für Reportingsysteme in MS Excel sind folgende:
- Die strukturierte (unbedingt: temporäre) Ablage relevanter Daten in Ihrer MS Excel-Anwendung erlaubt eine hohe Automatisierung des Datenimports. Dies entweder unter Verwendung von Makros oder auch durch Nutzung des Importassistenten, der in Ihrer MS Excel Anwendung bereitgestellt wird.
- Wenn Sie Kennzahlen berechnen, die mehrmals im Reporting verwendet werden, dann sollte die Berechnung in Ihrem Excel Tool EINMAL erfolgen. Das stellt eine Konsistenz der Berichtsdaten über den gesamten Bericht hinweg sicher. Diese Berechnung erfolgt im Bereich "Datenaufbereitung" Ihres Excel-Reportingsystems. Sie sollten nicht vergessen, dass in der Praxis Excel Reportingsysteme gängig sind, die auch durchaus bis zu 40 Tabellenblätter umfassen können. Gerade bei diesen umfangreichen Reports ist eine strikte Umsetzung der dreigliedrigen Struktur zur Qualitätssicherung absolut zwingend.
- Wenn Sie dynamische Reports aufbauen (zum Beispiel mit Filteroptionen), dann sollte diese "Filtereinstellung" für Ihren Bericht nicht jeweils auf einzelnen Berichtsblättern in MS Excel vorgenommen werden, sondern nur EINMAL in dem Bereich, der wir hier als "Datenaufbereitung" bezeichnet haben.