Die Tabelle schon in Excel verändern
Nehmen Sie die Auswahl der gewünschten Informationen in Excel vor, bevor Sie Inhalte in Word übernehmen. Dafür gibt es die AutoFilter-Funktion.
Öffnen Sie die Tabelle, aus der Sie die Informationen herauslösen möchten. Bei Excel 2003 und 2002/XP können Sie auf eine beliebige Zelle in der Liste klicken. Wählen Sie das Menü "Daten/Filter/AutoFilter" an. In Excel 2010 und 2007 ist die Filterfunktion über "Start", "Bearbeiten" zu finden. Klicken Sie nun auf "Sortieren und Filtern" und anschließend auf das Feld "Filtern".
Excel wandelt die Spaltenüberschriften Ihrer Liste nun in sogenannte "Dropdown-Listen" um, die Sie an den nach unten gerichteten Pfeilen erkennen. Über die entstandene Liste können Sie nun die Kriterien auswählen, die für die gesuchten Felder gelten sollen. Wenn Sie nur eine Unterkategorie Ihrer Liste übernehmen möchten, können Sie hier das Programm nutzen. Sie öffnen die Spalte "Kategorien" und markieren den gewünschten Eintrag.
In den Excel-Versionen 2010 und 2007 erscheint nach einem Klick den nach unten zeigenden Pfeil bei "Kategorien" ein weiteres Menü, in dem alle Einträge ausgewählt sind. Sie deaktivieren in diesem Menü zuerst das Kästchen "Alle auswählen". Dann aktivieren Sie das Kästchen vor der gewünschten Kategorie. Die entstandene verkleinerte Tabelle können Sie nun schnell nach Word übernehmen. Sie können Sie markieren, kopieren und dann in die Textdatei einfügen.
Sonderinformationen herausfiltern
In Excel-Tabellen sind häufig einige Zeilen farbig gekennzeichnet, um eine bessere Übersicht zu schaffen. Der Filter von Excel 2010 und 2007 lässt zu, dass Sie auch nach Zeilenfarben filtern. Ein Anwendungsbeispiel wäre, dass Sie bei einer verkleinerten Liste der Getränkepreise nicht die farbig unterlegten Angebote in Ihre Word-Datei herüber kopieren möchten.
Um dies zu verhindern, wählen Sie eine Zelle Ihrer Tabelle aus und wechseln Sie zur Filterfunktion über "Start" und "Bearbeiten". Wählen Sie wie vorher die Funktion "Sortieren und Filtern" und dann "Filtern" aus. Dann klicken Sie auf den nach unten weisenden Pfeil. Im entstehenden Menü wählen Sie dann "Nach Farbe filtern". Danach können Sie alle in der Tabelle vorhandenen Zeilenfarben abwählen.