Erste Änderungen der Access-Abfrage in der Entwurfsansicht
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen Ihrer Abfrage im Datenbankfenster bzw. im Navigationsbereich von Access. Wählen Sie den Befehl "Entwurfsansicht" aus.
- Eine Einschränkung der angezeigten Datensätze ist nur dann erfolgreich, wenn Sie Ihre Datensätze nach einem bestimmten Feld sortieren (z. B. das Feld Umsatz). Wählen Sie unten im Entwurfsgitternetz das gewünschte Feld aus und klicken Sie in die Zeile "Sortierung". Für die größten Werte oder Prozente wählen Sie "Absteigend", für die kleinsten Werte oder Prozente wählen Sie "Aufsteigend".
Limitierung der Abfrage-Ergebnisse festlegen
- Suchen Sie im Menü ein kleines Feld mit weißem Hintergrund, in dem der Begriff "Alle" steht. Bis Access 2003 finden Sie es rechts neben dem Summenzeichen in der Symbolleiste; ab Access 2007 liegt es im Register "Abfragetools/Entwurf" in der Gruppe "Abfragesetup".
- Klicken Sie auf den kleinen Pfeil rechts neben diesem Eintrag. Damit rufen Sie eine vorgegebene Liste auf, über die Sie die Anzahl der angezeigten Datensätze bestimmen können. Sie haben hier die Wahl zwischen 5, 25, 100, 5%, 25% und Alle (Datensätze). Sie können aber auch in das Feld selbst hineinklicken und über die Tastatur eigene Werte eingeben.
- Nach einem Klick auf die Schaltfläche mit dem roten Ausrufezeichen (Ausführen) oder dem Wechsel in die Datenblattansicht werden Ihnen die Ergebnisse der Abfrage in der von Ihnen bestimmten Auswahl angezeigt.
Hinweis: Findet Access bei der Abfrage der Daten mehrere Datensätze, die mit demselben Wert an der letzten Stelle Ihrer Auswahl stehen, werden sie alle angezeigt. Ein Beispiel: Eine Abfrage nach den 5 teuersten Artikeln ergibt für die fünfte Position 3 Artikel mit demselben Preis. Als Ergebnis der Abfrage werden in diesem Fall 7 Datensätze angezeigt.