Kompetenz beweisen
Auch wenn man noch so verärgert ist, man sollte den Beschwerdebrief nicht gleich verfassen, sondern erst einmal versuchen, etwas Abstand zu der Angelegenheit, die einen verärgert, zu erhalten. Wenn es dann an das Schreiben geht, heißt die Devise: Immer sachlich und genau formulieren.
Vergreift man sich in seinem Beschwerdeschreiben im Ton, dann wird das Anliegen nicht ernst genommen und somit auch nicht man selbst.
Den Beschwerdebrief verfassen – so geht es
1. Immer Namen im Beschwerdebrief nennen: Der Brief sollte stets an eine bestimmte Person gesendet werden und nicht pauschal an die jeweilige Firma oder die Behörde. Am besten telefonisch Erkundigung einholen, wer verantwortlich ist und sich den Namen gegebenenfalls auch buchstabieren lassen.
2. Immer auf das Wesentliche beschränken: Damit die Angelegenheit um die es geht, genau beschrieben werden kann, ist es wichtig, alle Fakten genau zu erläutern: Die beteiligten Personen, genaue Zeit und den Ort. Das sollte man jedoch so knapp es geht formulieren, denn wenn man dieses zu lang ausführt, dann langweilt dies den Adressaten. Nur, wenn der Beschwerdebrief höchstens ¾ Seite lang ist, besteht die Chance, dass dieser auch genau gelesen wird. Wenn es unumgänglich ist, etwas genauer zu werden, sollte man dieses als Anlage beifügen.
Weitere Punkte die Sie beachten müssen
3. Keinen Zorn ablassen: Es spielt keine Rolle, wie wütend man ist, man sollte es stets vermeiden, den Adressaten zu beschimpfen oder auch Pauschalisierungen einzubringen. Der Wortlaut sollte so gewählt werden, dass der Eindruck entsteht, dass das Unternehmen nur in diesem einen Fall einen Fehler gemacht hat. Somit macht man dem Leser Hoffnung, dass er mit einer entsprechenden Wiedergutmachung, einen zufriedenen Kunden gewinnen kann.
4. Den „Preis“ nennen: Man sollte stets in den Beschwerdebrief einbringen, was man als Gegenleistung erwartet. So kann das beispielsweise ein neues Gerät ohne Mängel sein, Geld für die Reinigung des Anzuges oder eine Verlängerung der Garantiezeit. Man sollte niemals zu bescheiden sein, doch man sollte auch niemals Unmögliches fordern.
5. Niemals drohen: Niemals dürfen in einem Beschwerdebrief Drohungen ausgesprochen werden. Vielmehr ist es angebracht, die Beschwerde so zu formulieren, als ob man davon ausginge, dass der Adressat einsichtig und verständig ist und man mit einer positiven Antwort rechnet.
Bewahren Sie eine Kopie auf
Eine Kopie des Beschwerdebriefs behalten: Den Originalbeleg und eine Kopie des Anschreibens sollte man abheften. Sendet man das Schreiben dann noch per Einschreiben ab, was sich grundsätzlich lohnt bei Streitigkeiten, die sich über 100 Euro belaufen, gehört die Quittung der Post ebenfalls in den Ordner.
Nachfragen bzw. nach bestimmter Zeit nachhaken
Nach spätestens 14 Tagen sollte man auf jeden Fall telefonisch oder per e-Mail nachfragen, was aus der Beschwerde geworden ist. Auch hier heißt die Devise: Nicht drohen. Man sollte sich stets die Gründe anhören, warum noch nicht auf das Beschwerdeschreiben reagiert wurde. Nur wenn man keine direkte Antwort erhält, sollte man weitere Schritte erwägen, wie beispielsweise die Übergabe des Falles an die Presse, Übergabe an einen Rechtsanwalt oder aber das Hinzuziehen des Verbraucherschutzes. Es ist angebracht diese folgenden Schritte dem Empfänger vorab anzukündigen.