Ruhe und Sachlichkeit beim Beschwerdebrief beweisen Kompetenz
Das Wichtigste zuerst: Schreiben Sie den Beschwerdebrief nicht sofort, sondern gewinnen Sie erst ein wenig Abstand. Formulieren Sie genau und, vor allen Dingen, immer sachlich! Wenn Sie sich im Ton vergreifen sollten, wird Ihr Brief nicht ernst genommen werden – und Sie damit auch nicht. In unserem Muster für einen Beschwerdebrief schreibt eine Sekretärin an den Inhaber einer Gartenbaufirma – denn die Außenanlagen werden und werden nicht fertig. Zeit für eine Beschwerde.
Muster für einen Beschwerdebrief
Sehr geehrter Herr Grün,
vor einiger Zeit wollte ich bereits ein Schreiben mit Lob und Dank an Sie aufsetzen. Der Teil der Arbeiten, der bereits geleistet wurde, sieht sehr vielversprechend aus. Bedauerlicherweise ist an unseren Außenanlagen seit Wochen nichts weiter geschehen, und wir warten auf die Fertigstellung.
Laut Angebot vom Juni wurden für die Außenarbeiten sechs Tage veranschlagt, von denen drei bisher geleistet wurden. Seit zwei Wochen ruht die Arbeit an unseren Anlagen. Ihre Mitarbeiter haben am dritten Arbeitstag in keiner Weise angedeutet, dass sie am nächsten Tag nicht mehr erscheinen würden. Auch sonst hat Ihre Firma uns nicht darüber in Kenntnis gesetzt, dass die Arbeiten bis auf Weiteres niedergelegt werden würden.
Mehrere Anrufe bei Ihnen zeigten ebenso wenig Erfolg wie ein Schreiben vom Dienstag letzter Woche (Datum). Eine Ihrer Mitarbeiterinnen informierte uns lediglich, dass Ihre Leute dringend zu einem Großauftrag mussten. Dürfen wir darunter verstehen, dass unsere Außenanlagen brach liegen, bis ein später eingegangener, aber größerer Auftrag bearbeitet wurde?
Ich gehe davon aus, dass es sich hier um einen Irrtum handelt, der sich schnell aufklären lässt, und dass die Arbeiten auf unserem Firmengelände umgehend wieder aufgenommen werden.
Wie Ihnen bekannt ist, müssen die Grünanlagen spätestens bis zum 15. September fertiggestellt sein, damit für die Jubiläumsfeier unseres Unternehmens alles bereit ist.
Bitte informieren Sie mich innerhalb der nächsten zwei Tage über die weitere Vorgehensweise, damit die rechtzeitige Fertigstellung gewährleistet werden kann.
Mit freundliche Grüßen,
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Weiterführende Experten-Artikel für den diplomatischen Beschwerdebrief:
- Beschwerdebrief: Sie müssen Ihren Unmut nicht für sich behalten
- Beschwerdebrief als Muster
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