Das MS Office Paket bietet Ihnen fantastische Möglichkeiten. Ob umfangreiche Datenbank, übersichtliche Unternehmensbroschüre oder komplizierte Auswertung – mit Word, Excel & Co. setzen Sie solche Ziele effizient um. Angesichts des umfangreichen Funktionsumfangs der Office-Software können Sie unmöglich alle Abläufe bis ins Detail kennen.
Wenn Sie gerade einmal nicht weiterwissen, hilft Ihnen experto. Entdecken Sie weit über tausend Ratgeberartikel rund um die Office-Software:
Dabei kommen Basisfunktionen ebenso zur Sprache wie fortgeschrittene Techniken wie Pivot-Tabellen in Excel oder Makros. Entdecken Sie nützliche Tipps und hilfreiche Tricks, mit denen Sie Ihre tägliche Routine effizienter gestalten können!
Sie haben eine Excel-Tabelle für Ihre Rechnungen erstellt, in die Sie je nach Kunde Rabatte zwischen drei und zehn Prozent eingeben. Um versehentlich falsche Eingaben und damit zu hohen oder zu niedrigen Rabatten vorzubeugen, fangen Sie falsche Werte ganz einfach wie folgt ab:
Wollen Sie Ihre PowerPoint-Präsentation noch effektvoller machen - z.B. mit einem Vorhang, der sich am Ende Ihres Vortrags schließt? Das ist gar nicht so kompliziert und mit wenigen Mausklicks geschehen.
Wer häufig mit komplexen Tabellen arbeitet, die immer wieder um neue Zeilen erweitert werden müssen, der kennt den umständlichen Weg des Einfügens über Menüs. In solchen Fällen kann es sehr hilfreich sein, auf einer der Symbolleisten eine Schaltfläche einzurichten, die das Einfügen mit einem einzigen Mausklick ermöglicht.
Sparen Sie sich das fehleranfällige Eingeben von E-Mail-Adressen für neue Nachrichten, indem Sie die Autovervollständigen-Funktion von MS Outlook nutzen. Sie geben lediglich den Namen (Vor- oder Nachname) des Empfängers ein und schon ersetzt Outlook die Eingabe durch die dazugehörige E-Mail-Adresse. Voraussetzung ist natürlich, dass sich die entsprechende Adresse in den Kontakten von Outlook befindet.
Sie haben mehrere Tabellen für Jahres-Energieverbräuche auf einem Tabellenblatt angelegt? Jetzt möchten Sie lediglich einen Teil aus dieser umfangreichen Tabelle ausdrucken – nämlich den Bereich für das Jahr 2001? Wenn Sie häufig einen bestimmten Bereich einer umfangreichen Tabelle drucken möchten, dann legen Sie ihn als Druckbereich fest. Diesen können Sie dann ohne langes Vorarbeiten immer wieder schnell ausdrucken. So richten Sie den Druckbereich ein:
Tabellen komplett auf eine Seite bekommen Sie mit folgendem Kniff. Dabei sparen Sie 12 bis 15 Zeilen ein, und die Tabelle wird übersichtlicher.
Sie würden die Seitenzahlen in einem Dokument gern so platzieren, dass sie besonders schnell ins Auge springen, und Sie sich noch schneller orientieren können? Das erreichen Sie zum Beispiel, indem Sie sie außerhalb des Satzspiegels einfügen.
Sie haben Geschäftspartner in den USA und fragen sich gerade, ob Sie um diese Tageszeit jemanden im New Yorker Büro erreichen? Schaffen Sie das Problem Zeitverschiebung für Ihre Telefonanrufe ganz schnell aus der Welt, indem Sie Outlook nach der aktuellen Zeit in New York
Doppelte Adressen in den Kontakten sind ein häufig auftauchendes Ärgernis in Outlook. Die Bearbeitung durch mehrere Personen, der Einsatz von Synchronisationsprogrammen für PDAs oder Handys sowie der Datenimport aus anderen Programmen wie Excel oder Access führen immer wieder dazu, dass Sie dieselben Personen oder Firmen plötzlich in mehrfacher Ausführung in Ihren Kontakten vorfinden.
Sie suchen nach einem Stilmittel, um Ihren Text optisch ein wenig aufzupeppen? Ein Bild oder eine Grafik muss es nicht sein und mit Farben wird Ihr Schwarzweiß-Drucker nicht fertig. Versuchen Sie es doch einmal mit einem auffällig gestalteten Buchstaben am Anfang eines Kapitels – einem Initial. So ein Initial eignet sich zum Beispiel sehr gut, um Ihrem Text ein nostalgisches Aussehen zu verleihen. So fügen Sie ein Initial ein:
Wenn Sie eine neue E-Mail erstellen und dieser einen Anhang hinzufügen möchten, wählen Sie in
Irgendwann stellt sich die Frage: Wohin mit den eingegangenen Nachrichten, die ich nicht löschen möchte? Sie könnten diese E-Mails in andere Ordner verschieben, was allerdings sehr aufwändig wäre. Schneller und komfortabler ist das Archivieren der E-Mails.
In sehr langen Dokumenten ist eine Funktion äußerst sinnvoll, die Sie ohne langes Blättern schnell auf die gewünschte Seite bringt. Mit der Gehe-zu-Funktion bietet Ihnen Word eine solche Möglichkeit an. Einfach nur die Seitenzahl eingeben und Word schnell suchen lassen – fertig.
Bei der Bearbeitung Ihrer Korrespondenz müssen Sie regelmässig Adressen und Anreden eingeben – ein Vorgang, der sich über Vorlagen, Formulare und Makros nur bedingt automatisieren lässt und entsprechendes Grundwissen über die Erstellung von Vorlagen und Formularen sowie weitergehende VBA-Kenntnisse voraussetzt. Hier kann Ihnen der kostenlose SmartTools Adress-/Anrede-Manager in Zukunft viel Arbeit abnehmen.
Wenn Sie eine Vorwahlnummer, z.B. 0228, in eine Excel-Tabelle eingeben, interpretiert Excel das normalerweise als Zahleneingabe. Die führende Null geht verloren, von 0228 bleibt also nur 228 übrig.
Wenn Sie einen Tabulator durch direktes Klicken in das Lineal von Word setzen, führt das häufig zu "krummen" Positionen wie "1,92 cm", "1,27 cm" oder "0,63 cm", sodass die Tabulatoren mühsam an die gewünschte Stelle verschoben oder per Dialog "Tabstopps" manuell angepasst werden müssen.
Wenn Sie häufig die Unterschrift Ihres Chefs, die Sie als eingescannte Grafik vorliegen haben, in Dokumente einfügen, dann gibt es einen schnelleren Weg als über EINFÜGEN-GRAFIK. Legen Sie die Unterschrift einfach als AutoText ab. Dann reicht zum Einfügen eine kurze Buchstabenfolge und das Drücken der Taste F3.
Wenn Sie eine Kopfzeile in Excel einrichten, dann gilt diese standardmäßig immer nur für das aktuelle Tabellenblatt. Falls Sie dagegen für alle oder ausgewählte Tabellenblätter in Ihrer Arbeitsmappe eine einheitliche Kopfzeile einrichten möchten, dann müssen Sie nicht immer wieder dieselbe Kopfzeile erstellen. Es ist lediglich notwendig, die gewünschten Tabellenblätter einmal zu markieren, bevor Sie die Kopfzeile für alle Blätter anlegen.
Daten wie Bestellsummen werden häufig zur Auswertung nach Excel übertragen und dann weitergegeben. Sie können eine Tabelle aus einer Excel-Arbeitsmappe in eine Access-Datenbank einbinden und an diese Tabelle Datensätze direkt über eine Anfügeabfrage anhängen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Wenn Sie eine besonders lange Zeichenkette in eine Zelle eingeben, verwenden Sie in vielen Fällen die Tastenkombination Alt+Return, um einen Zeilenumbruch zu erzwingen. Wenn Sie später aber die Spaltenbreite verändern, stimmt der Zeilenumbruch nicht mehr und muss manuell korrigiert werden. Einfacher geht es mit dem folgenden Trick:
Während sich alle bisherigen Word-Versionen über die Tastenkombination Alt+F4 recht schnell beenden ließen, gestaltet sich dieser Vorgang ab Word 2000 zu einem echten Geduldsspiel: Durch die geänderte Fensterverwaltung wird jeweils nur ein einzelnes Dokument-Fenster, nicht aber Word komplett geschlossen.
Nach dem Import externer Daten, beispielsweise aus einer Access- oder Base-Datenbank, befinden sich in einzelnen Spalten häufig Texte wie "Nachname, Vorname" oder "Kategorie: Artikelname". Zur einfacheren Verarbeitung oder gezielten Sortierung möchten Sie diese Daten lieber in einzelnen Spalten wie "Vorname", "Nachname", "Kategorie" und/oder "Artikelname" aufteilen. Hier kann eine kaum bekannte Funktion von Excel helfen:
Bei der Arbeit mit Word stellt sich regelmäßig das Problem, dass eine Fuß- oder Endnote mehr als einmal in einem Dokument verwendet werden soll. Beispiel: In einem Referat geben Sie in den Fußnoten Links auf Websites im Internet an, auf denen der Leser bei Bedarf zusätzliche Informationen findet. Um diese Links nun nicht unnötig mehrfach eingeben zu müssen, setzen Sie einfach für bereits erfasste Fuß-/Endnoten einen Querverweis.
Versteckter Text eignet sich hervorragend dazu, sensible Informationen in Dokumenten vor neugierigen Blicken zu verbergen oder Kommentare beim Ausdruck auszuschließen. Werden Dokumente mit verstecktem Text aber weitergegeben, kann der Empfänger diese Informationen leicht einsehen.
Bei der Bearbeitung von Arbeitsmappen kommt es immer wieder vor, dass nachträglich neue Tabellen für zusätzliche Kalkulationen oder Diagramme hinzugefügt werden. Beim Ausdruck fehlen zuvor definierte Kopf- und Fußzeilen. Was ist dann zu tun?
Eine der nützlichen neuen Funktionen von Word 2002 ist die Möglichkeit, jedem Dokument ein Wasserzeichen mit auf den Weg zu geben. Bei einem Wasserzeichen handelt es sich um beliebige Text / Grafik-Kombination, die beim Ausdruck auf jeder Seite hinter den vorhandenen Text in hellem Grauton eingefügt wird.
Um Tastaturkürzel zuzuordnen oder zu ändern, wählen Sie normalerweise das Menü EXTRAS-ANPASSEN an, klicken auf die Schaltfläche TASTATUR und suchen mühsam in den Listen "Kategorien" und "Befehle" nach der betreffenden Funktion. Einfacher geht es wie folgt:
Das nächste Office wird nicht nur die neuen Versionen vertrauter Programme bieten, sondern auch mit einem gänzlich neuen Programm namens "One-Note" aufwarten. Dabei handelt es sich um ein Programm, mit dem Anwender ihre spontanen Gedanken und Notizen effizienter erfassen, organisieren und verarbeiten können sollen.
Wir haben für Sie die besten Internet-Adressen für Office-Entwickler gesammelt – selbstverständlich nur solche, die ihren Service kostenlos anbieten. Sicher ist auch für Sie etwas dabei – Vorbeischauen lohnt sich!
Wir haben für Sie die besten Internet-Adressen für Office-Anwender gesammelt – selbstverständlich nur solche, die ihren Service kostenlos anbieten. Sicher ist auch für Sie etwas dabei – Vorbeischauen lohnt sich!
Häufig sind es nur Kleinigkeiten, die den Arbeitsfluss bremsen, Ihnen den letzten Nerv rauben oder Sie gar vom Einsatz einer interessanten Word-Funktion abhalten. Das muss nicht sein. Lesen Sie hier – kurz und bündig – wie Sie lästige Funktionen gezielt abstellen, Stolperfallen überwinden und Probleme beseitigen können.
Word-Tastenkombinationen sind eine sinnvolle Alternative zur Mausbedienung. Die Hände bleiben auf der Tastatur, die Reaktionszeiten sind kurz und in tiefen Menüstrukturen versteckte Befehle sind sofort zur Hand.
Einer der Vorteile von Access ist, dass Sie mit der aktuellen Version selbst älteste Datenbanken, die vor Jahren mit Access 2.0 oder Access 95 erstellt wurden, noch öffnen, beziehungsweise konvertieren können. Dabei werden allerdings erfahrungsgemäß viele Fehlermeldungen angezeigt, beispielsweise zu nicht mehr unterstützten 16 Bit-API-Aufrufen oder ungültigen Verweisen auf veraltete VBX- oder OCX-Komponenten, die Sie sich kaum alle merken oder notieren können.
Interessiert es Sie, wer sich wann an seinem Computer angemeldet hat? Sie haben die Möglichkeit, neben den erfolgreichen Anmeldungen auch alle fehlgeschlagenen Versuche zu protokollieren. Gehen Sie dabei folgendermaßen vor:
Bei der Übersetzung fremdsprachiger Dokumente oder der Überarbeitung von ausländischen Produktbeschreibungen sind regelmäßig Einheiten (Längenmasse, Hohlmasse, Flächenmasse, Temperaturen, Gewichte, Geschwindigkeiten etc.) umzurechen. Hierbei kann Ihnen ein kostenloses Tool von Microsoft helfen.
Vielleicht haben auch Sie schon vor der Aufgabe gestanden, in Microsoft Word eine Tabelle im Querformat in ein mehrseitiges Dokument einzufügen. Zwar können Sie zwischen Hoch- und Querformat wählen, wenn Sie mit dem Cursor in der Kopfleiste auf "Datei" gehen und in der Rubrik "Seite einrichten" die Registerkarte "Papierformat" anklicken. Aber diese Einstellung gilt doch dann für das ganze Dokument - oder etwa nicht?
Genau so schnell wie Sie Text aus einem PDF-Dokument in Ihr Word-Dokument holen können, gelingt Ihnen das auch mit Grafiken. Kopieren Sie die gewünschte Grafik dazu einfach in die Zwischenablage und fügen Sie diese von dort wieder in Word ein. Und so geht’s:
Bei der Gestaltung von Berichten können immer nur die Schriftarten verwendet werden, die für den eingestellten Standard-Drucker zur Verfügung stehen. Die Liste dieser Schriften stellt der Druckertreiber entsprechend zur Verfügung. Was aber geschieht, wenn die Datenbank auf einem anderen System eingesetzt wird?
Nach der Eingabe eines Wertes oder eines Textes und Drücken der Eingabe-Taste setzt Excel den Cursor normalerweise automatisch in die Zelle unter der aktuellen Zelle, wechselt also beispielsweise von Zelle "A3" nach Zelle "A4". In vielen Fällen ist diese Funktion eher lästig. Sie lässt sich aber mit einem einfachen Trick abschalten.
Cliparts nennt man die kleinen, skalierbaren Bildchen, mit denen Sie Ihre Dokumente von der Seminararbeit über die Präsentation bis zur Geburtstagseinladung passend illustrieren können. MS Office bietet hierzu eine Grundauswahl von Symbolen und Motiven. Das ist zwar praktisch, reicht auf Dauer aber kaum aus. Hier setzt die kostenlose Design Gallery Live von Microsoft an, die Ihnen zahlreiche Cliparts kostenlos zur Verfügung stellt.
Sie möchten wissen, welcher Mitarbeiter, Kollege oder Freund als nächstes Geburtstag hat? Wir zeigen Ihnen, wie Sie sich dies mit Hilfe einer einfachen Access-Datenbank, nach Monat und Tag sortiert, anzeigen lassen können.
Sie möchten in Ihr Word-Dokument eine Excel-Tabelle einfügen, mit der Sie auch rechnen können? Dies ist genauso einfach wie das Einfügen von Word-Objekten in Excel. Gehen Sie dabei folgendermaßen vor.
Häufig dürfen in bestimmte Zellen nur Werte in einem bestimmten Bereich eingegeben werden, um falsche Berechnungen zu vermeiden oder um finanziellen Verlusten vorzubeugen.
Bei Briefpapier ohne Falz- und/oder Lochmarke müssen Sie diese Markierungen in Word über eingefügte Linien realisieren, die in mühevoller Kleinarbeit positioniert, skaliert und formatiert werden. Hier kann der kostenlose 'Falz- und Lochmarken-Assistent 2002' von SmartTools Publishing eine große Hilfe sein.
Häufig werden Tabellen mit darin enthaltenen Basisdaten als Grundlage für eine neue Arbeitsmappe verwendet. Die aktuelle Arbeitsmappe unter einem anderen Namen zu speichern und dann die nicht benötigten Tabellen zu löschen, ist zu umständlich. Einfacher geht es wie folgt.
In Word 2000 / 2002 können Sie praktisch jede Formatierung, die Sie in einem Dokument verwendet haben, als Formatvorlage speichern. Damit können Sie einmal erstellte Formate in allen Dokumenten auf Mausklick anwenden. Leider gibt es keine Möglichkeit, das Format einer Tabelle als Vorlage zu speichern. Das ist bedauerlich, weil gerade das Formatieren von Tabellen recht aufwändig sein kann. Doch mit einem Trick lässt sich diese Beschränkung umgehen.
Arbeitsmappen beinhalten nicht selten ein Dutzend Tabellen oder mehr. Um auf eine bestimmte Tabelle umzuschalten, muessen Sie also zunaechst mühsam der Reihe nach deren Beschriftungen lesen. Einfacher geht es wie folgt.