Microsoft Office

Office: Effizienter Arbeiten dank Word, Excel & Co.

Das MS Office Paket bietet Ihnen fantastische Möglichkeiten. Ob umfangreiche Datenbank, übersichtliche Unternehmensbroschüre oder komplizierte Auswertung – mit Word, Excel & Co. setzen Sie solche Ziele effizient um. Angesichts des umfangreichen Funktionsumfangs der Office-Software können Sie unmöglich alle Abläufe bis ins Detail kennen.

Wenn Sie gerade einmal nicht weiterwissen, hilft Ihnen experto. Entdecken Sie weit über tausend Ratgeberartikel rund um die Office-Software:

  • Textverarbeitung, Dokumente und Formulare mit MS Word
  • Tabellenkalkulation und Diagramme mit MS Excel
  • Datenbankverwaltung und -pflege in MS Access
  • Verwaltung Ihrer E-Mails über MS Outlook
  • ansprechende Präsentationen über MS PowerPoint

Dabei kommen Basisfunktionen ebenso zur Sprache wie fortgeschrittene Techniken wie Pivot-Tabellen in Excel oder Makros. Entdecken Sie nützliche Tipps und hilfreiche Tricks, mit denen Sie Ihre tägliche Routine effizienter gestalten können!

MS Outlook Version 2000/2002: Keine Schreibfehler mehr beim Eingeben von E-Mail-Adressen

Sparen Sie sich das fehleranfällige Eingeben von E-Mail-Adressen für neue Nachrichten, indem Sie die Autovervollständigen-Funktion von MS Outlook nutzen. Sie geben lediglich den Namen (Vor- oder Nachname) des Empfängers ein und schon ersetzt Outlook die Eingabe durch die dazugehörige E-Mail-Adresse. Voraussetzung ist natürlich, dass sich die entsprechende Adresse in den Kontakten von Outlook befindet.

Excel Version 97/2000/2002: Wie Sie nur einen bestimmten Bereich Ihrer Tabelle drucken

Sie haben mehrere Tabellen für Jahres-Energieverbräuche auf einem Tabellenblatt angelegt? Jetzt möchten Sie lediglich einen Teil aus dieser umfangreichen Tabelle ausdrucken – nämlich den Bereich für das Jahr 2001? Wenn Sie häufig einen bestimmten Bereich einer umfangreichen Tabelle drucken möchten, dann legen Sie ihn als Druckbereich fest. Diesen können Sie dann ohne langes Vorarbeiten immer wieder schnell ausdrucken. So richten Sie den Druckbereich ein:

Doppelte Adressen in Outlook-Kontakten automatisch löschen

Doppelte Adressen in den Kontakten sind ein häufig auftauchendes Ärgernis in Outlook. Die Bearbeitung durch mehrere Personen, der Einsatz von Synchronisationsprogrammen für PDAs oder Handys sowie der Datenimport aus anderen Programmen wie Excel oder Access führen immer wieder dazu, dass Sie dieselben Personen oder Firmen plötzlich in mehrfacher Ausführung in Ihren Kontakten vorfinden.

Word: Fügen Sie einen echten Hingucker in Ihren Text ein

Sie suchen nach einem Stilmittel, um Ihren Text optisch ein wenig aufzupeppen? Ein Bild oder eine Grafik muss es nicht sein und mit Farben wird Ihr Schwarzweiß-Drucker nicht fertig. Versuchen Sie es doch einmal mit einem auffällig gestalteten Buchstaben am Anfang eines Kapitels – einem Initial. So ein Initial eignet sich zum Beispiel sehr gut, um Ihrem Text ein nostalgisches Aussehen zu verleihen. So fügen Sie ein Initial ein:

Outlook: Anhänge einfacher zuordnen

Wenn Sie eine neue E-Mail erstellen und dieser einen Anhang hinzufügen möchten, wählen Sie inder neuen Nachricht normalerweise das Menü EINFÜGEN-DATEI an und suchen die gewünschteDatei über einen Dialog heraus. Dabei zeigt Outlook zur Auswahl entweder das Verzeichnis "Eigene Dateien" oder das zuletzt benutzte Verzeichnis an, sodass oftmals die gewünschte Datei erst umständlich über den Auswahl-Dialog lokalisiert werden muss. Hier können Sie sich die Arbeit mit Hilfe der Outlook-Leiste wie folgt vereinfachen:

DOWNLOAD-TIPP: Kostenloser Adress- und Anredemanager für Word

Bei der Bearbeitung Ihrer Korrespondenz müssen Sie regelmässig Adressen und Anreden eingeben – ein Vorgang, der sich über Vorlagen, Formulare und Makros nur bedingt automatisieren lässt und entsprechendes Grundwissen über die Erstellung von Vorlagen und Formularen sowie weitergehende VBA-Kenntnisse voraussetzt. Hier kann Ihnen der kostenlose SmartTools Adress-/Anrede-Manager in Zukunft viel Arbeit abnehmen.

Excel: So erstellen Sie in einem Arbeitsgang eine Kopfzeile für alle Tabellenblätter

Wenn Sie eine Kopfzeile in Excel einrichten, dann gilt diese standardmäßig immer nur für das aktuelle Tabellenblatt. Falls Sie dagegen für alle oder ausgewählte Tabellenblätter in Ihrer Arbeitsmappe eine einheitliche Kopfzeile einrichten möchten, dann müssen Sie nicht immer wieder dieselbe Kopfzeile erstellen. Es ist lediglich notwendig, die gewünschten Tabellenblätter einmal zu markieren, bevor Sie die Kopfzeile für alle Blätter anlegen.

Tipp: Word schneller beenden

Während sich alle bisherigen Word-Versionen über die Tastenkombination Alt+F4 recht schnell beenden ließen, gestaltet sich dieser Vorgang ab Word 2000 zu einem echten Geduldsspiel: Durch die geänderte Fensterverwaltung wird jeweils nur ein einzelnes Dokument-Fenster, nicht aber Word komplett geschlossen.

Excel: Zellinhalte komfortabel aufteilen

Nach dem Import externer Daten, beispielsweise aus einer Access- oder Base-Datenbank, befinden sich in einzelnen Spalten häufig Texte wie "Nachname, Vorname" oder "Kategorie: Artikelname". Zur einfacheren Verarbeitung oder gezielten Sortierung möchten Sie diese Daten lieber in einzelnen Spalten wie "Vorname", "Nachname", "Kategorie" und/oder "Artikelname" aufteilen. Hier kann eine kaum bekannte Funktion von Excel helfen:

Word: Mehrfachverweise auf Fuß-/Endnoten

Bei der Arbeit mit Word stellt sich regelmäßig das Problem, dass eine Fuß- oder Endnote mehr als einmal in einem Dokument verwendet werden soll. Beispiel: In einem Referat geben Sie in den Fußnoten Links auf Websites im Internet an, auf denen der Leser bei Bedarf zusätzliche Informationen findet. Um diese Links nun nicht unnötig mehrfach eingeben zu müssen, setzen Sie einfach für bereits erfasste Fuß-/Endnoten einen Querverweis.

Access: Datenbanken einfacher konvertieren

Einer der Vorteile von Access ist, dass Sie mit der aktuellen Version selbst älteste Datenbanken, die vor Jahren mit Access 2.0 oder Access 95 erstellt wurden, noch öffnen, beziehungsweise konvertieren können. Dabei werden allerdings erfahrungsgemäß viele Fehlermeldungen angezeigt, beispielsweise zu nicht mehr unterstützten 16 Bit-API-Aufrufen oder ungültigen Verweisen auf veraltete VBX- oder OCX-Komponenten, die Sie sich kaum alle merken oder notieren können.

So wechseln Sie zwischen Hoch- und Querformat in Word

Vielleicht haben auch Sie schon vor der Aufgabe gestanden, in Microsoft Word eine Tabelle im Querformat in ein mehrseitiges Dokument einzufügen. Zwar können Sie zwischen Hoch- und Querformat wählen, wenn Sie mit dem Cursor in der Kopfleiste auf "Datei" gehen und in der Rubrik "Seite einrichten" die Registerkarte "Papierformat" anklicken. Aber diese Einstellung gilt doch dann für das ganze Dokument - oder etwa nicht?

Excel: Eingaben vereinfachen

Nach der Eingabe eines Wertes oder eines Textes und Drücken der Eingabe-Taste setzt Excel den Cursor normalerweise automatisch in die Zelle unter der aktuellen Zelle, wechselt also beispielsweise von Zelle "A3" nach Zelle "A4". In vielen Fällen ist diese Funktion eher lästig. Sie lässt sich aber mit einem einfachen Trick abschalten.

Kostenlos: Cliparts bei Microsoft

Cliparts nennt man die kleinen, skalierbaren Bildchen, mit denen Sie Ihre Dokumente von der Seminararbeit über die Präsentation bis zur Geburtstagseinladung passend illustrieren können. MS Office bietet hierzu eine Grundauswahl von Symbolen und Motiven. Das ist zwar praktisch, reicht auf Dauer aber kaum aus. Hier setzt die kostenlose Design Gallery Live von Microsoft an, die Ihnen zahlreiche Cliparts kostenlos zur Verfügung stellt.

Word-Tabellen aus Vorlagen erstellen

In Word 2000 / 2002 können Sie praktisch jede Formatierung, die Sie in einem Dokument verwendet haben, als Formatvorlage speichern. Damit können Sie einmal erstellte Formate in allen Dokumenten auf Mausklick anwenden. Leider gibt es keine Möglichkeit, das Format einer Tabelle als Vorlage zu speichern. Das ist bedauerlich, weil gerade das Formatieren von Tabellen recht aufwändig sein kann. Doch mit einem Trick lässt sich diese Beschränkung umgehen.