Microsoft Office

Sie möchten in einem Word-Dokument eine Schriftgröße von mehr als 72 Punkt verwenden, z.B. um einen Aushang zu gestalten? Lassen Sie sich von den Word-Vorgaben im entsprechenden Dropdown-Listenfeld SCHRIFTGRAD nicht abschrecken. Word zeigt nur eine kleine Auswahl möglicher Schriftgrößen an, aber es geht auch viel größer – und zwar so:

Neben den bekannten Office-Programmen wie Excel, Word, PowerPoint und Outlook bietet Microsoft mit Microsoft Office Visio 2007 auch ein Programm zum Erstellen von Diagrammen und Organigrammen an.

Ein sicheres Kennwort ist nicht, wie viele Menschen immer noch glauben, der eigene Name oder der Name der Katze, sondern eine Zufallskombination aus Buchstaben und Ziffern. Beim Generieren von solch sicheren Passwörtern kann Excel dem Anwender tatkräftig unter die Arme greifen, besitzt das Rechenblattprogramm doch auch eine Zufallszahlenfunktion. Diese lässt sich wie folgt nutzen:

Wenn Sie über Word Umschläge bedrucken möchten, ist diese Funktion über Extras > Briefe und Sendungen > Umschläge und Etikette erreichbar. Jedoch druckt Word den Absender normalerweise links oben auf den Briefumschlag. Wenn Sie diese Option verändern möchten, sind Ihnen relativ enge Grenzen gesetzt. Wer den Absender zum Beispiel unten links drucken möchte, kommt hier nicht weiter. Doch es gibt einen Trick!

Grafiken, die in einem Word-Dokument eingebunden ist, lassen sich nicht so ohne Weiteres aus Word heraus als eigenständige Grafik-Datei speichern. Wenn Sie das Menü DATEI, Befehl SPEICHERN UNTER bzw. unter Word 2007 auf die OFFICE-Schaltfläche klicken und dann SPEICHERN UNTER wählen, wird immer das ganze Dokument gespeichert. Gleichgültig, was zuvor markiert war. Doch es gibt eine einfache Lösung:

Stoßen Sie beim Lesen von Texten auch immer wieder auf den Fehler, dass bei Einfügungen und Nebensätzen kein Gedankenstrich, sondern ein einfacher (kurzer) Trennstrich verwendet wurde?

Ist es Ihnen auch schon passiert, dass Sie eine Excel-Formel auf einen Bereich bezogen haben, und bei einer Erweiterung des Bereiches mussten Sie die Excel-Formel aufwändig aktualisieren? Dies können Sie wie folgt umgehen.

Tabellen erweisen sich aufgrund ihrer rechteckigen Form in Word-Dokumenten mit ansonsten lockerem Layout häufig als Störfaktor. Zwar lassen sich Zellen mit individuellem Hintergrund und beliebigen Linienarten und Farben versehen, aber das ändert nichts am Gesamterscheinungsbild von Tabellen. Mit einigen Tricks lässt sich hier jedoch schnell Abhilfe schaffen. Verpassen Sie zum Beispiel Ihren Tabellen den Rahmen aus einer AutoForm!

Die E-Mails, die Sie täglich empfangen und versenden, können Sie jederzeit nach einem eigenen System ablegen. Lassen Sie also Ihre E-Mails nicht unsortiert im Ordner Posteingang liegen, sondern legen Sie sich ein System von Unterordnern an, in das Sie empfangene und versendete E-Mails verschieben. Verwenden Sie ein Ablagesystem, das Ihnen Hilft den Überblick zu behalten. Wenn Sie Ihr Ablagesystem regelmäßig aktuell halten, finden Sie immer schnell die E-Mail, nach der Sie suchen.

Häufig wäre es hilfreich, wenn Sie in Microsoft Word zwei Seiten gleichzeitig auf dem Bildschirm anzeigen und bearbeiten könnten. Das gilt besonders dann, wenn Sie das Seitenlayout überarbeiten oder Grafiken und Tabellen einfügen und positionieren möchten. Zwar können Sie hierzu das Dokument in der Seitenlayout-Ansicht anzeigen lassen, können es aber nicht dort bearbeiten. Es gibt jedoch eine einfache Lösung des Problems.

Kennen Sie Textfelder? Textfelder sind Rahmen, die Sie sowohl mit Text als auch mit Bildern, Fotos, Grafiken, Excel-Tabellen, PowerPoint-Folien usw. füllen können. Ähnlich einem Layoutprogramm lassen sich Textfelder frei auf der Seite bewegen. Inzwischen können Sie Textfelder sogar verknüpfen, sodass der Text des einen Textfeldes in den Rahmen des zweiten, dritten, vierten usw. Textfeldes läuft.

Bei Nummerierungen in Word ist es häufig sehr ärgerlich, wenn zwar die Zahlen „1“ bis „9“ korrekt untereinander stehen (linksbündig), die zweistelligen Zahlen dann allerdings aus dem Rahmen fallen. Hier wäre eine rechtsbündige Ausrichtung vorteilhafter. So können Sie die Vorgabe der linksbündigen Nummerierung ändern:

Unter Beachtung von ein paar Vorgaben können Terminlisten aus Excel ohne Probleme in den Outlook-Kalender exportiert werden: Verwenden Sie in der Liste die Spaltentitel „Beginntam“, „Betreff“, „Beginntum“, „Endetum“, „Kategorie“, „Ort“ und „ganztägigesEreignis“. Geben Sie die Titel bitte ohne Anführungszeichen an und achten Sie darauf, bei den Spaltennamen keine Zwischenräume zu lassen.

In Excel steht, anders als in Word, keine Schaltfläche zur Auflistung zur Verfügung. Aufzählungszeichen müssen Sie selbst einfügen, wenn Sie den Text in Ihrer Tabelle als Liste gliedern wollen. Dabei ist es egal, ob es sich um leere Zellen handelt oder ob bereits ein Text erstellt ist. Auch andere Sonderzeichen und Symbole können Sie problemlos in Ihren Tabellen unterbringen.

Kennen Sie das: Sie haben eine große Tabelle mit wichtigen Daten von einem Kollegen übernommen. Die Arbeit mit dieser Tabelle ist jedoch sehr ermüdend. Diese äußert sich (besonders bei den vertikal ausgerichteten Tabellenzellen) durch eine extrem langsame Verarbeitung der Eingaben über die Tastatur und beim Blättern im Dokument durch eine falsche Darstellung von Tabellenformatierungen.

Mac OS X bietet eine kaum bekannte Fähigkeit des Finders, die Ihnen dabei helfen kann, Ihren Arbeitsalltag deutlich effizienter zu gestalten: „Intelligente Order“. Schließlich weiß das System am besten, wo die gesuchten Dateien zu finden sind. Sie müssen Ihrem Mac OS X lediglich sagen, was Sie suchen – den Rest erledigen dann „intelligente Ordner“.

Die ersten beiden Seiten, die keine Seitenzahl erhalten sollen, müssen in einen eigenen Abschnitt gesetzt werden und die erste Zahl für die Seitennummerierung muss dann auf „3“ gesetzt werden. So gehen Sie bei der Seitennummerierung schrittweise vor:

Wenn Umfragen zu einem neuen Produkt, zur Kundenzufriedenheit oder eine Mitarbeiterbefragung gemacht werden, möchten Sie die Ergebnisse möglichst leicht und schnell verständlich darstellen. Am besten setzen Sie hierfür Balkendiagramme ein. Pro Frage steht ein Balken zur Verfügung und jeder Balken besteht aus zwei Elementen.

In sehr vielen Aufgabenbereichen rechnen Sie mit dem Monatsende zu einem Datum. Das heißt, Sie müssen berechnen, welches Datum der letzte Tag eines bestimmten Monats hat. Für diesen Zweck besitzt Excel eine eigene Funktion: MONATSENDE.

Haben Sie sich auch schon einmal darüber gewundert, dass Word Ihre Formatvorlagen einfach ignoriert? Zum Beispiel haben Sie mit viel Mühe eine eigene Dokumentvorlage für Ihre Dokumente angelegt, doch Word scheint die darin enthaltenen Formatvorlagen zu ignorieren.

Listenfelder (auch Drehfelder genannt) eignen sich hervorragend, um in Ihren Formularen Informationen aus kleineren Datenmengen auszuwählen. Listenfelder können Sie insbesondere zur Auswahl von fortlaufenden Daten (z. B. Datumswerten) einsetzen.

Stört es Sie auch, dass bei einem Zeilenumbruch in einem Dokument das erste neu geschriebene Wort immer mit einem großen Anfangsbuchstaben erscheint? Und wenn Word auch nach der Abkürzung „La.“ das nächste Wort mit einem Großbuchstaben beginnt? Der Grund dafür liegt in der automatischen Rechtschreibkorrektur von Word.

Fast immer existieren bereits ausführliche Unterlagen in Form von Word-Dokumenten, die Sie für eine Präsentation verwenden können. Für die Datenübergabe an PowerPoint gibt es zwei verschiedene Wege. Welchen Sie nutzen, hängt davon ab, ob PowerPoint auf demselben PC wie Word installiert ist. In jedem Fall, sparen Sie viel Zeit bei der Erstellung Ihrer Präsentationen.

Mit einem Diagramm können Sie Tabelleninhalte anschaulich darstellen. Das Problem dabei: Wenn Sie neue Werte in die Tabelle eingeben, erweitert sich nicht automatisch das Diagramm.

Wenn Sie beispielsweise ein Bild in Ihr Dokument eingefügt haben und das Bild anklicken, erscheint die Grafik-Symbolleiste mit den Symbolen zur Grafik-Bearbeitung. Sobald Sie wieder den Text anklicken, verschwindet die Grafik-Symbolleiste automatisch. Leider funktioniert dieser Automatismus nicht bei allen Symbolleisten und sorgt dafür, dass beispielsweise die Überarbeiten-Symbolleiste nicht automatisch verschwindet oder, dass in neueren Word-Versionen die Serienbrief-Symbolleiste auch bei normalen Briefen nach wie vor angezeigt wird. Hinzu kommen Symbolleisten von Add-Ins.

Häufig müssen mehrere Tabellenblätter einer Arbeitsmappe identisch formatiert werden. Sie müssen jetzt nicht jedes Tabellenblatt einzeln manuell formatieren. Es gibt einen Trick, wie Sie mehrere Tabellenblätter zusammenfassen und dann gemeinsam formatieren können.

Tastenkombinationen erleichtern die Arbeit sehr. In Word und anderen Office-Programmen können Sie eine Vielzahl an Standard-Tastenkombinationen, zum Beispiel „Strg + C“ zum Kopieren und „Strg + V“ zum Einfügen verwenden. Sie können jedoch auch eigene Tastenkombinationen definieren und zuweisen. So können Sie Word und Co. ganz individuell steuern.

So ein Ärger! Ein versehentlicher Druck auf die Tastenkombination Strg+Enter und schon ist die E-Mail verschickt, obwohl Sie noch nicht einmal die Betreffzeile eingegeben haben. Noch schlimmer ist es, wenn Sie auf diese Weise einen halbfertigen Text verschicken. Wenn Ihnen das auch schon einmal passiert ist oder wenn Ihnen das sogar regelmäßig passiert, sollten Sie die Tastenkombination für den E-Mail-Versand generell ausschalten.

Die Zeit vor dem Vortrag eignet sich besonders, um den Zuschauern Informationen über Ihre Firma, Ihr Produkt oder Ihr Projekt zu geben. Lassen Sie deshalb eine separate Präsentation in einer Endlosschleife vor den eigentlichen Folien ablaufen. Sobald Ihr Vortrag beginnt, beenden Sie den Vorspann mit der ESC-Taste und starten damit die Folien Ihres Vortrags.

Eine ganz besonders hilfreiche Neuerung bei Outlook 2003 sind die so genannten Suchordner, die Sie neu in Ihrer Ordner-Liste vorfinden. Diese Ordner machen Ihnen das Auffinden Ihrer E-Mails zum Kinderspiel.

Möchten Sie einzelne Zelleninhalte vor indiskreten Blicken schützen? Es geht ganz einfach und für den Neugierigen sind diese Zelleninhalte schlichtweg nicht vorhanden, sowohl auf dem Bildschirm als auch auf dem Ausdruck.

Sie möchten in Ihrem Unternehmen in Outlook einen Kalender zur Belegung der Besprechungs- und Konferenzräume anlegen, auf den jeder Mitarbeiter zugreifen kann. Einen Ressourcen-Kalender anzulegen ist einfach gemacht, wenn Sie in Ihrem Unternehmen vernetzt sind.

Wenn Sie eine Kopfzeile in Excel einrichten, dann gilt diese standardmäßig immer nur für das aktuelle Tabellenblatt. Falls Sie dagegen für alle oder ausgewählte Tabellenblätter in Ihrer Arbeitsmappe eine einheitliche Kopfzeile einrichten möchten, dann müssen Sie nicht immer wieder dieselbe Kopfzeile erstellen. Es ist lediglich notwendig, die gewünschten Tabellenblätter einmal zu markieren, bevor Sie die Kopfzeile für alle Blätter anlegen.

Bei der Arbeit mit Word stellt sich regelmäßig das Problem, dass eine Fuß- oder Endnote mehr als einmal in einem Dokument verwendet werden soll. Beispiel: In einem Referat geben Sie in den Fußnoten Links auf Websites im Internet an, auf denen der Leser bei Bedarf zusätzliche Informationen findet. Um diese Links nun nicht unnötig mehrfach eingeben zu müssen, setzen Sie einfach für bereits erfasste Fuß-/Endnoten einen Querverweis.