Die möglichen Ziele einer Veranstaltung bzw. eines Events können sein:
- Erhöhen des Images und des Bekanntheitsgrades
- Erschließung neuer Märkte
- Gewinnung neuer Kunden
- Steigern des Marktanteils
- Einführung eines neuen Produktes
- Relaunch eines bestehenden Produktes
- Erhöhung der Kundenzufriedenheit und damit der Kundenbindung
- Verbesserung der Kundenkommunikation und damit verbunden das bessere Kennenlernen der Kundenwünsche
- Knowhow-Transfer
- Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit und der Loyalität der Mitarbeiter zum Unternehmen
- Weiterbildung und Schulung der Mitarbeiter
Welche Zielgruppen können für eine Veranstaltung in Betracht kommen?
- Privatkunden
- Geschäftskunden
- Großkonzerne
- KMU
- Behörden, Einrichtungen
- Bewerber, Studenten
- Presse
- Investoren
- Mitarbeiter
Die Veranstaltung kann also zur Markteinführung eines Produktes bzw. dessen Relaunch, aber auch der Kundenbindung und Neukundengewinnung dienen. Es kann sich um Fachkongresse bzw. Fachtagungen zu aktuellen Themen aus Wissenschaft und Forschung für die reine Wissensvermittlung handeln oder auch um eine Veranstaltung ausschließlich zur Weiterbildung und Motivation der eigenen Mitarbeiter.
Was die Veranstaltung erreichen soll ist meistens klar. Das Ziel bzw. die Zielgruppe stellt den Ausgangspunkt einer jeden Veranstaltung dar und bestimmt somit das Veranstaltungsdesign und den Umfang der Veranstaltung
Das Wie, also die Umsetzung und die Budgetplanung, ist dabei schon schwieriger, für die Zielerreichung aber der entscheidende Faktor. Von Bedeutung sind hier ein frühzeitiger Planungsbeginn, das Vorliegen eines detaillierten Ablaufplans, eine straffe Organisation, ein hervorragendes Team, das reibungslos Hand in Hand arbeitet, und die Sicherung der Finanzierung der Veranstaltung.
Bei der Planung einer Veranstaltung sollte auf folgende Fragen eingegangen werden:
- Welcher Aufwand bringt die Veranstaltung?
- Welche Ressourcen sind erforderlich?
- Welche Veranstaltungen können mit dem bestehenden Team durchgeführt werden, ohne dieses zu überlasten bzw. notwendige Ressourcen von anderen Projekten abzuziehen?
- Welcher Mitarbeiter eignet sich für die Übernahme der Projektleitung?
- Welche Art von Veranstaltung weist das beste Nutzen-Leistungsverhältnis für das angestrebte Ziel auf?
- Wann ist der optimale Planungsbeginn, damit zum Ende der Veranstaltung keine vermeidbare Hektik entsteht?
- Wie hoch ist das verfügbare Budget?
- Von welcher Art ist der Teilnehmernutzen?
Über die Auswahlkriterien der geeigneten Location für eine Veranstaltung bzw. einen Event, finden sich Ausführungen in folgendem Artikel: Event-Location: Die richtige Auswahl bestimmt den Erfolg Ihres Events.
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