Kundenbindung

Mit der perfekten Abwesenheitsnotiz Kunden begeistern

Mit der perfekten Abwesenheitsnotiz Kunden begeistern
geschrieben von autor-13008@experto.de

Marketing beinhaltet die lückenlos gute Kommunikation nach außen. Jeder Kontaktpunkt mit Kunden, aber auch Partnern, Lieferanten, Bewerbern oder anderen Empfehlungsgebern ist entscheidend und sollte positiv genutzt werden. Das gilt auch für die Out-of-Office-Notiz während einer Abwesenheit. Worauf bei der Abwesenheitsnotiz zu achten ist, erfahren Sie hier.

Sie haben es sicher schon erlebt: Sie verschicken eine Anfrage per E-Mail und erhalten tagelang keinerlei Reaktion, weil Ihr Korrespondenz-Partner keine Information über seine Abwesenheit hinterlegt hat. Oder aber Sie erhalten eine kurze, inhaltslose Information darüber, dass der gewünschte Ansprechpartner nicht da ist, erfahren allerdings nicht, wann er wieder für Sie zu sprechen ist und wer sich in seiner Abwesenheit vertretungsweise um Ihr Anliegen kümmern könnte.

Kunden sind eventuell verärgert über eine zu lange Reaktionszeit oder eine lieblos dahingeworfene Abwesenheitsinformation und fühlen sich möglicherweise geringschätzt und wandern im schlimmsten Fall ab. Eine eingerichtete und geschickt formulierte Abwesenheitsnotiz kann Abhilfe schaffen.

Wann sollte eine Abwesenheitsnotiz aktiviert werden?

Immer dann, wenn Sie nicht direkt erreichbar sind, sollten Sie Ihre Kontaktpartner darüber informieren.

Das kann beispielsweise eine Außendienst-Aktivität sein, bei der Sie zwar am Abend Ihre Mails checken, nicht aber sofort und direkt erreichbar sind. Besonders wichtig ist Ihre Out-of-Office-Meldung natürlich bei einer längeren Nichterreichbarkeit, wie z. B einem Urlaub.

Welche Informationen gehören in eine Abwesenheitsnotiz?

  • Anrede und Verabschiedung: Ihre Signatur gehört ebenso in die Abwesenheitsnotiz wie eine höfliche Anrede.
  • Abwesenheitsinformation: Natürlich gehört der Hinweis, dass Sie abwesend sind in die E-Mail, damit der Sender weiß, worum es geht.
  • Abwesenheitszeitraum: Wann sind Sie wieder zu erreichen?
  • Automatische Weiterleitung: Wurde Ihre E-Mail automatisch an einen Vertreter weitergeleitet?
  • Vertreter: Namen, Telefonnummer, Verantwortungsbereiche, E-Mail-Adresse Ihrer Vertreter.
  • Mehrsprachigkeit: Agieren Sie länderübergreifend, dann sollten Sie Ihre Abwesenheitsnotiz mehrsprachig zur Verfügung stellen.

Tipp: Informieren Sie vorab

Informieren Sie wichtige Kunden und Geschäftskontakte bereits vor Ihrer (längeren) Abwesenheit, damit diese Gelegenheit haben, dringende Angelegenheiten vorab klären zu können. Das können Sie entweder im persönlichen Gespräch oder auch via. Signaturzusatz in Ihrer E-Mail-Korrespondenz tun.

Formulieren Sie positiv und kundenorientiert

Denken Sie daran, dass Ihre Abwesenheitsnotiz ein Kunden-Kontaktpunkt ist und wählen Ihre Formulierrungen sorgfältig und kundenorientiert aus:

Nicht so gut: "Ich bin bis zum xx.xx.20xx nicht erreichbar."
Besser: "Ab dem xx.xx.2012 bin ich gern wieder für Sie da."

Nicht so gut: "In äußerst dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Vertretung Max Mustermann."
Besser: "Ihr Anliegen lässt sich nicht so lange aufschieben? Kein Problem! Gerne hilft Ihnen mein Stellvertreter Herr Max Mustermann weiter."

Ihre Abwesenheitsnotiz ist Teil Ihrer Unternehmenskommunikation und kann Kunden verärgern oder binden. Denken Sie vor jeder Abwesenheit also an eine kundenorientierte und informative Abwesenheitsnotiz!

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autor-13008@experto.de

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