10 Voraussetzungen für ein gelungenes Event:
1. Langfristig-strategische Planung
Eine gute Event-Organisation beginnt bereits bei der langfristig-strategischen Planung und Vorbereitung. Ein Event soll zur Erreichung eines ganz bestimmten Unternehmenszieles beitragen. Die Ausrichtung des Events wird also durch die übergreifende, strategische Marketingplanung bestimmt.
2. Zieldefinition
Viele Veranstaltungen scheitern bereits in der Konzeptionsphase, weil Ziele nicht klar definiert wurden. Es ist demnach essentiell, vorab festzulegen, was mit dem Event erreicht werden soll. Nur so kann das Konzept zielgerichtet aufgebaut werden.
3. Gute Organisation
Eine professionelle konzeptionelle und organisatorische Vorbereitung ist das A und O jeder Veranstaltung. Dazu sind jede Menge Zeit und Know-how nötig. Events bergen ein immenses Abstimmungspotenzial zwischen allen Beteiligten. Findet keine klare Koordination und Abstimmung statt, bricht schnell Chaos aus und ein reibungsloser Ablauf kann gefährdet sein.
4. Ort (Location) und Zeit
Die richtige Location muss nicht nur technische und infrastrukturelle Aspekte bedienen, sie muss auch wirken und zum Gesamtkonzept passen. Finden Gäste nicht zum Veranstaltungsort, können schlecht parken oder lassen sich bestimmte technische Dinge nicht wie gefordert umsetzen, gefährdet dies unter Umständen den Erfolg der Veranstaltung. Auch der richtige Zeitpunkt und die Dauer sind entscheidend für den Event-Erfolg.
5. Zielpublikum
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist die möglichst exakte Eingrenzung der Zielgruppe. So wird eine direkte und effektive Ansprache möglich und das Event kann klar an den Interessen und Bedürfnissen der Zielgruppe ausgerichtet werden.
6. Idee und Erlebnis
Einzigartige, erlebnisorientierte und kreative Veranstaltungskonzepte sind klare Erfolgsfaktoren. Veranstaltungen sollten emotionale Erlebniswelten schaffen und somit nachhaltig in den Köpfen der Besucher bleiben.
7. Kommunikation
Die intensive Kommunikation und Vermarktung der Veranstaltung ist enorm wichtig, denn die beste Veranstaltung nützt nichts, wenn die Zielgruppe nicht weiß, dass sie stattfindet. Es empfiehlt sich frühzeitig mit dem Promoten des Events zu beginnen und alle zur Verfügung stehenden Kanäle zu nutzen.
8. Budget
Steht nicht ausreichend Budget zur Verfügung, um das Eventkonzept wie geplant zu realisieren, wird Wirkung verschenkt oder droht gar ein Scheitern.
9. Sorgfältige Nachbereitung
Nach dem Event ist vor dem Event. Mit dem Abschluss der Veranstaltung endet die Arbeit noch lange nicht. Mit einer gezielten und auch zeitnahen Nachbearbeitung der generierten Kontakte kann eine starke Nachwirkung erzielt werden.
10. Erfolgskontrolle
Zu einer sorgfältigen Nachbereitung gehört auch die Erfolgskontrolle: Konnten alle vorab gesetzten Ziele entsprechend erreicht werden? Werten Sie auch Ihre Messekontakte und Kundenbefragungen aus und beziehen die Ergebnisse in eine mögliche nächste Veranstaltungsplanung mit ein.
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