Teilnehmer des Jahrgangstreffens festlegen
Zuerst einmal müssen Sie eine Liste der Mitschüler erstellen. Haben Sie eine alte Klassenliste, eine Zeitung des Abschlussjahrgangs oder ein Foto? Listen Sie erst die Namen und fügen Sie später Spalten für Adressen, Telefonnummern, Ab- oder Zusagen hinzu. Denken Sie auch an die Mitschüler, die auf Ihren Foto fehlen, etwa weil sie eine Klasse wiederholen mussten. Und vielleicht möchten Sie auch Ihre alten Lehrer wiedersehen?
Teilnehmer des Jahrgangstreffens ausfindig machen
Nutzen Sie nicht nur Telefonbücher, sondern vor allem die Telefonauskunft im Internet (etwa Telefonbuch oder 11880). Suchen Sie seltene Namen am besten gleich ohne Ortsabgabe. Wen Sie nicht gefunden haben, können Sie vielleicht über eine Personensuchmaschine ausfindig machen (beispielsweise 123people). Bei StayFriends sind auch die Geburtsnamen vermerkt, so dass sich ein Blick in dieses Verzeichnis auch auf jeden Fall lohnt. Im Zweifelsfall müssen Sie unter den alten Schulkameraden herumfragen oder es mal mit der alten Adresse probieren, unter der Sie vielleicht noch die Eltern erreichen können.
Einen Termin für das Jahrgangstreffen festsetzen und einladen
Bei größeren Teilnehmerzahlen, etwa dem Treffen eines ganzen Abiturjahrgangs, werden Sie keinen Termin finden, der allen Eingeladenen passt. Rufen Sie die Ex-Mitschüler an, deren Telefonnummern Sie herausgefunden haben, fragen Sie nach der E-Mail-Adresse und unverbindlich nach geeigneten Terminen.
Die Einladung sollte auf jeden Fall schriftlich sein: Schicken Sie allen, die Sie aufspüren konnten, eine E-Mail – das ist am einfachsten. Setzen Sie eine Frist für eine verbindliche Zu- oder Absage, zum Beispiel zwei Wochen, und geben Sie unbedingt das Datum an. Erst wenn Sie die Teilnehmerzahl überblicken können, wählen Sie einen passenden Ort für Ihr Jahrgangstreffen aus. Teilen Sie dann denen, die zugesagt haben, schriftlich die Lokalität und die Kosten mit, denn wahrscheinlich wird Ihr Treffen bei einem gemütlichen Essen stattfinden. Lassen Sie sich von allen den Unkostenbeitrag im voraus überweisen, dann erleben Sie keine bösen Überraschungen.
Viel Spaß bei Ihrem Jahrgangstreffen!