Kaizen-Berater schaffen auch in chaotischer Umgebung Ordnung, und zwar nach diesem klaren, tausendfach erprobten 7-Punkte-Plan:
1. Kaizen-Methode: Alle zusammen!
Aufräumen darf nie eine Einzelaktion eines besonders ordnungsliebenden Mitarbeiters oder Familienmitglieds sein. Rufen Sie alle Betroffenen am Beginn der Kaizen-Aktion zusammen und werben Sie für die Notwendigkeit der Maßnahme. Es muss nicht jeder von Herzen wollen – meist ist solch eine Aktion ja vom Chef oder von einem Elternteil angeordnet. Aber es darf sich keiner drücken. Sonst ist das Ganze nur ein Strohfeuer.
2. Kaizen-Methode: Ausmisten
Das zu ordnende Gebiet wird in Sektoren aufgeteilt. Jeder der Anwesenden ist für 1 Sektor zuständig und sortiert dort alle unnötigen oder veralteten Dinge aus.
3. Kaizen-Methode: Sortieren
Danach sammelt jeder in seinem Sektor alle herumliegenden Gegenstände, für die es irgendwo bereits einen festen Platz gibt, an den sie gehören: Bücher ins Bücherregal, Schuhe in den Schuhschrank, Werkzeug in den Werkzeugkasten. Ist dieser feste Platz mit anderen Sachen belegt (Werkzeug im Schuhschrank), werden diese anderen Sachen auf den Boden gelegt und später an ihren richtigen Platz gebracht.
Diese Aufräumphase kann lange dauern und ganz schön nerven. Vereinbaren Sie daher feste Zeiten für Pausen. Wer mit seinem Sektor fertig ist, hilft anderen.
4. Kaizen-Methode: Nomaden erkennen
Am Ende dieses Aufräumens bleiben viele Utensilien übrig, die keinen festen Platz haben. Das sind die „Nomaden“: nicht sesshafte Gegenstände und Quell aller Unordnung. Tragen Sie alle gleichartigen Nomaden zu Häufchen zusammen: Zeitungsausschnitte, halbfertige Sachen, Kleinteile und vieles mehr. Oft bleibt auch eine Kategorie „nirgends einzuordnen“.
5. Kaizen-Methode: Nomaden sesshaft machen
Überlegen Sie gemeinsam, in welcher Art von Behälter jedes Nomaden-Häufchen am besten aufgehoben wäre und wo dieser Behälter am sinnvollsten stehen sollte (eine Schublade in einem neuen Schrank, ein Ordner im Regal, eine Schachtel im Lager). Sparen Sie nicht bei der Anschaffung von Ordnungsmitteln: schöne Stehsammler, gut zu beschriftende Schubladenschränke usw.
6. Kaizen-Methode: Hausputz
Nach einer Aufräumaktion wird oft deutlich, wie viel Schmutz sich in Ecken und Winkeln angesammelt hat. Den krönenden Abschluss von Kaizen-Maßnahmen bildet immer eine fröhliche Putzrunde, die selbst in noblen Unternehmen nicht an Reinigungskräfte delegiert wird. Das soll deutlich machen: In Zukunft ist jeder für die Sauberkeit an seinem Platz selbst verantwortlich.
7. Kaizen-Methode: Regeln vereinbaren
Die Motivation nach einer erfolgreichen Entrümpelung ist hoch. Nutzen Sie die positive Stimmung und verabschieden Sie gemeinsame Ordnungsnormen: keine Schuhe außerhalb des Schuhschranks, der Platz neben dem Kopierer ist immer freizuhalten usw.