e-Mail-Management – Warum?
Stellen wir doch zunächst einmal die Gegenfrage: Was kostet es mich, wenn ich darauf verzichte?
Wir haben einmal im Rahmen eines e-Mail-Seminares an eine spezielle User-Group, bestehend aus 85 Mitarbeitern der unterschiedlichsten Hierachiestufen, folgende e-Mail versendet:
„Winterreifen ziehen längere Bremsspuren als Sommerreifen“
Sie werden es nicht glauben: 16 Mitarbeiter haben in der Tat geantwortet, ergo knapp 20%. Die Antworten lauteten von „Ich verstehe die Thematik nicht“ bis hin zu „Ich habe Allwetterreifen“; „Steht das in Zusammenhang mit meinem Firmenwagen?“; „Soll dies in mein Projektteam kommuniziert werden?“
Sie sind immer noch nicht überzeugt? Senden Sie einmal eine e-Mail, die überhaupt keinen Sinn macht, an 30, 40, 50 oder mehr Personen. Sie werden sehen: Mindestens 10% werden Ihnen antworten.
In anderen Worten: eine klare, eindeutige e-Mail-Kommunikation führt zu
- einem klaren Kommunikationsverhalten und dem notwendigen Verantwortungsgefühl
- deutlich weniger durch e-Mails gestresste und motiviertere Mitarbeiter
- deutlich weniger e-Mail-Verkehr und eine geringere Anzahl von e-Mails in Ihrer Inbox
- eine wesentlich strukturiertere Arbeitsatmosphäre durch Ihre e-Mail-Kommunikations-Richtlinien
- verantwortungsvolles Handeln beim e-Mail-Management, insbesondere im Umgang mit Kunden
Insbesondere beim letzten Punkt, dem Kundenkontakt, wird das Defizit einer nicht eindeutigen e-Mail-Kommunikations-Richtlinie überdeutlich:
Professionelles e-Mail-Management sollte bei der Einstellung beginnen
Wenn ein Mitarbeiter in einem Unternehmen neu beginnt, erhält er i.d.R. eine Einweisung in die CI, wie Briefe und Faxe hinsichtlich Formatierung und Tonalität aufzusetzen sind, welche Schriftart zu verwenden ist etc. Nur der Bereich der e-Mail-Kommunikation scheint davon komplett ausgenommen: Der neue Mitarbeiter erhält einen Zugang, ein Passwort und kann dann ungestört und frei von irgendwelchen Begrenzungen loslegen.
Sollte nicht spätestens hier mit einem professionellen e-Mail-Management begonnen werden? Wie ist es möglich, dass ausgerechnet das sensibelste und meistgenutzte Kommunikationsmedium keinerlei Regeln oder Beschränkungen unterliegt?
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